Курс лекций по «Документированию управленческой деятельности»

Наименование  филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Если документ подготавливается совместно двумя  и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне.

В соответствии с Гражданским  кодексом РФ частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в состав которых включаются указания на их организационно-правовую форму. Например:

Общество с ограниченной ответственностью «КРОСВЭРО»

Согласно Гражданскому кодексу РФ некоммерческие и унитарные  предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности. Например:

Муниципальное унитарное предприятие  жилищно-коммунального хозяйства № 2.

 

Реквизит 09 – «Справочные данные об организации»   содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма.

Справочные  данные об организации в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; номера телефаксов, счетов в банке, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. Для остальных документов обязательным является указание населенного пункта, в котором находится организация. Адрес организации пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи: 

ул. Профсоюзная, 82, Москва, 117393

 

Реквизит 10 – «Наименование вида документа».

Наименование вида документа  – обязательный реквизит всех документов, кроме письма. Этот реквизит позволяет быстро классифицировать документ, помогает его адекватному восприятию. Наименование должно соответствовать наименованиям видов документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000): справка, объяснительная записка, сводка, отзыв, протокол, список, приказ, постановление, распоряжение, решение и др. Как правило, печатают его прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

 

Реквизит 11 – «Дата документа».

Дата — обязательный реквизит документа, важнейший показатель для его  поиска. Датой документа является:

1. дата его подписания - для приказов, справок, писем, докладных записок;
2. дата принятия документа коллегиальным органом - для решений, постановлений;
3. дата утверждения - для положения, устава, инструкции;
4. дата заседания (принятия решения) - для протокола;
5. дата события – для акта.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 июня 2005 года следует оформлять: 25.06.2005.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц — буквами, год — четырьмя цифрами. Например, 05 июня 2004 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, — обязательно.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, допускается применять словесно-цифровой способ оформления даты: например, 09 сентября 2003 года. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами. Стандарт предусматривает и другие способы датирования, например: год, месяц, число (2003.07.07). Действующий ГОСТ допускает также датирование в соответствии с международными стандартами.

 

Реквизит 12 – «Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера, который может дополняться по усмотрению организации буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Например:

218/08-17/А, где  218 — порядковый регистрационный номер; 08-17 — номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов); А - условное обозначение категории  исполнителя.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации  документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрационный номер документа, составленного  совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Номер документа проставляется  на входящих, исходящих и внутренних документах рядом с реквизитом «Дата документа».

 

 

 

 

Реквизит 13 – «Ссылка на регистрационный  номер и дату документа»   включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.). Например: на № 23/6-5 от 25.07.2005.

Наличие этого  реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

 

Реквизит 14 – «Место составления  или издания документа»   указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления (например, название населенного пункта) указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Для юридического лица местом издания документа может быть место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации (юридический адрес).

 

Реквизит 15 – «Адресат».

В качестве Адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее в примерах наименования организаций и их справочные данные являются условными):

Минюст России   

Департамент информатизации  

Должность и фамилию  лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией, например:

Генеральному директору   

ОАО «Полет»  

В.А. Николаеву  

Если документ отправляют нескольким однородным организациям или  структурным подразделениям одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Московской области

Документ  не должен содержать более четырех  адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита  «Адресат» может входить почтовый адрес. В соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование  адресата (наименование организации  — юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название  улицы, номер дома, номер квартиры;

название  населенного пункта (города, поселка  и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для  международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание  адреса отправителя на конверте.

 

Реквизит 16 – «Гриф утверждения» документа.

Документ  утверждается руководителем организации, иным должностным лицом, специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО  «Росток» ___________А.Н. Скакунов Дата

При утверждении документа  несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.

При утверждении  документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН решением  общего собрания акционеров от 15.04.2005 № 16

или

УТВЕРЖДЕНО Приказом ВНИИДАД от 15.04.2005 № 16

 

Реквизит 17 – «Резолюция».

Основная функция резолюции - побудить сотрудников к практическим действиям в соответствии с теми задачами, которые поставлены в документе. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте и включает в себя: фамилию исполнителя, краткое изложение поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполнения указывается в форме даты, инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией, например:

Н.В. Морозову Н.А. Федосеевой Прошу подготовить проект договора с консалтинговой группой «Термика» к 15.04.2005 Личная подпись Дата

При наличии нескольких исполнителей первой в резолюции указывается фамилия ответственного исполнителя. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

 

Реквизит 18 - «Заголовок к тексту».

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, его  основную смысловую нагрузку, позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, используется при поиске документа. Заголовок пишется одной фразой и должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?), например: Приказ о создании аттестационной комиссии чего? (кого?),     например:  Должностная инструкция ведущего эксперта

Заголовок должен содержать  две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: О подготовке проекта договора.

На документах формата А5, в телефонограммах, телеграммах, письмах, содержание которых не более 7 строк, заголовок не указывают. Располагается заголовок в левом верхнем углу бланка ниже (на 2-3 межстрочных интервала) реквизитов «Дата», «Регистрационный номер документа». Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: карточку, журнал регистрации, базу данных.

Реквизит 19 – «Отметка о контроле»  обозначает, что документ поставлен на контроль.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией руководителя организации. Срок проставляется в форме даты завершения исполнения. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах.

 

 

Реквизит 21 – «Отметка о наличии приложения».

Отметка о наличии  приложения предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала), выше реквизита «подпись». Слово «Приложение» печатается от левого поля, без кавычек, после него ставится двоеточие. Текст приложения печатается через один межстрочный интервал, если приложений несколько, текст разделяется 1,5 интервалами. Если в тексте документа даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: