Контрольная работа по дисциплине "Деловая документация"

5. Бланки документов, требования  к бланкам, примеры применения  бланков.

 

Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

 

Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество возможных ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланка облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Правильно оформленный бланк является своеобразной визитной карточкой организации.

 

На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

 

При разработке, использовании и хранении бланков организационно-распорядительной документации (ОРД) необходимо руководствоваться требованиями следующих нормативных правовых актов и методических документов:

 

- Законом РБ от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь»;

 

- Указом Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (далее - Указ № 357);

 

- Положением о порядке изготовления  и использования бланков документов  с изображением Государственного  герба Республики Беларусь, утвержденным  постановлением Совета Министров  РБ от 31.07.2000 № 1172;

 

- Государственным стандартом РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

 

- Методическими указаниями по практическому применению СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41.

 

Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки организационно-распорядительных документов, а также бланков, применяемых при их оформлении.

 

При разработке бланков документов используется бумага форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для бланков документов, имеющих не более 5-7 строк текста.

 

Бланк должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке (в виде уголков и линий) не обязательно.

 

Стандартом установлены следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

 

- бланк для письма (приложение 1);

 

- общий бланк для других видов  организационно-распорядительных документов (приложения 2, 3, 4).

 

Первый из указанных выше бланков используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных, сопроводительных писем и др.).

 

На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), а в ряде случаев и организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки и др.).

 

На основе общего бланка допускается изготавливать специальные бланки для конкретных видов ОРД. Например, в организации могут быть изготовлены специальные бланки для приказов (приложение 5) и для протоколов. Согласно Примерной инструкции по делопроизводству изготовление специальных бланков по видам документов считается целесообразным, если таких документов в организации создается более 200 в год.

 

Все бланки разрабатываются с учетом углового или продольного вариантов расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу (приложение 2). Длина строки бланковой надписи не должна превышать 73 мм. При продольном варианте реквизиты размещаются посередине листа в верхней его части без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей (приложения 1, 3, 4, 5). Наиболее рационально использовать угловое расположение реквизитов на бланке, что экономит рабочую площадь документа для оформления таких реквизитов, как «адресат», «гриф утверждения», «гриф ограничения доступа», «резолюция». Бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части рекомендуется применять в тех случаях, когда эти реквизиты оформляются на двух языках. В этом случае на двух языках должны быть продублированы все реквизиты бланка.

 

СТБ 6.38-2004 установлено, что бланки для письма во всех организациях Республики Беларусь оформляются на двух языках с использование продольного варианта расположения реквизитов бланка (приложение 1).

 

Общие бланки допускается изготавливать как на одном языке, так и на двух. Обязательность использования двух языков при оформлении бланка определяется наличием на нем изображения Государственного герба РБ (гербовые бланки оформляются только на двух языках). Наличие изображения Государственного герба на бланке также определяет вариант расположения реквизитов бланка: он должен быть обязательно продольным (приложения 4, 5). Общие бланки негосударственных структур, на которых отсутствует изображение Государственного герба, могут оформляться с использованием как продольного (приложение 3), так и углового (приложение 2) вариантов расположения реквизитов.

 

И при продольном, и при угловом вариантах СТБ 6.38-2004 допускает размещать реквизиты бланка центрованным или флаговым способом.

 

При флаговом способе каждая строка бланковых надписей начинается от левой границы площади. Граница левого поля в этом случае выступает в качестве древка, а строки бланковых надписей составляют как бы полотнище флага (отсюда и название способа расположения реквизитов «флаговый»).

 

При центрованном способе начало и конец каждой строки бланковых надписей равноудалены от границ площади. Таким образом, они центруются, в результате чего оказываются равноудаленными от условной вертикальной оси, которая разрезает бланковые надписи на две равные половины (соответственно и название способа расположения реквизитов - «центрованный»).

 

Наиболее приемлемым при изготовлении бланка является центрованный способ, а при подготовке документа не на бланке целесообразнее печатать реквизиты флаговым способом. Во всех примерах бланков, приведенных в приложениях, реквизиты расположены центрованным способом.

 

При изготовлении бланка для письма используются следующие реквизиты:

 

- Государственный герб РБ;

 

- эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

 

- код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (для органов государственной власти и управления) или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

 

- наименование вышестоящей организации;

 

- наименование организации;

 

- наименование структурного подразделения;

 

- почтовый адрес отправителя;

 

- коммуникационные и коммерческие  данные.

 

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: «дата», «регистрационный индекс» и «регистрационный индекс и дата входящего документа».

 

На этот же бланк могут наноситься также ограничительные отметки для размещения реквизитов «адресат», «заголовок к тексту». Указание на бланке этих реквизитов и отметок целесообразно в том случае, если оформление документов в организации осуществляется с помощью пишущей машинки. Применение компьютерной техники делает их нанесение на бланк излишним.

 

На общем бланке размещают:

 

- Государственный герб РБ;

 

- эмблему организации или товарный  знак (знак обслуживания);

 

- код организации: по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) для министерств и других органов управления, по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» для других организаций;

 

- наименование вышестоящей организации;

 

- наименование организации;

 

- наименование структурного подразделения;

 

- место составления или издания;

 

- ограничительные отметки и  линии для реквизитов «дата», «регистрационный индекс», «отметка о контроле».

 

На общий бланк могут наноситься также ограничительные отметки для размещения реквизитов «код документа по ОКУД», «заголовок к тексту», «адресат» или «гриф утверждения».

 

Рассмотрим правила оформления реквизитов бланков.

 

Изображение Государственного герба РБ на бланке помещают в центре верхнего поля бланка. Согласно СТБ 6.38-2004 в диаметре изображение Государственного герба должно иметь не более 17 мм.

 

Право использования гербовых бланков организациями Республики Беларусь, а также образцы гербовых бланков установлены Указом № 357.

 

Реквизит «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» представляет собой изображение на бланке графического символа. Исходя из действующего законодательства страны под товарным знаком (знаком обслуживания) понимается изображение графического символа организации, учреждения или предприятия, зарегистрированное в установленном порядке (ст.1 Закона РБ от 05.02.1993 № 2181-XII «О товарных знаках и знаках обслуживания»). Под эмблемой понимается изображение графического символа общественного объединения, политической партии, также зарегистрированное в установленном порядке. Государственные и негосударственные организации регистрируют товарные знаки (знаки обслуживания) в государственном учреждении «Национальный центр интеллектуальной собственности» Госкома по науке и технологиям РБ, а также в иных государственных учреждениях, наделенных соответствующими полномочиями. Эмблемы общественных объединений, политических партий регистрируются в Государственном геральдическом регистре РБ, ведение которого осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Минюста РБ.

 

В организациях государственной формы собственности, которые обязаны помещать на бланки изображение Государственного герба, товарный знак (знак обслуживания) располагается на левом поле бланка документа на уровне реквизита «наименование организации». В негосударственных организациях, общественных объединениях этот реквизит располагается на верхнем поле документа, где на бланках государственных организаций помещается изображение Государственного герба.

 

Наименование вышестоящей организации, наименование организации, а также наименование (при необходимости) ее структурного подразделения должны быть официально закреплены в соответствующих правовых актах (уставе организации или положении о ней). Вместе с тем на бланке должно указываться как полное (включая наименование организационно-правовой формы организации), так и сокращенное наименование организации. Сокращенное официальное наименование организации допускается заключать в скобки.

 

Реквизит «название вида документа» наносится только на специальных бланках для конкретных видов документов (приложение 5). В бланках для писем этот реквизит отсутствует вовсе, а при изготовлении общего бланка для него оставляется свободное место, которое заполняется в зависимости от того, какой документ готовится. Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между буквами), например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА. Если бланк оформлен на двух языках, то название вида документа дублируется на каждом из государственных языков (например, ЗАГАД - ПРИКАЗ).

 

Почтовый адрес отправителя указывается на бланке для письма в соответствии с главой 13 действующих Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111: вначале указывается название улицы, номер дома, корпуса и т.д., затем - почтовый индекс и город.

 

Коммуникационные данные включают в себя телеграфный адрес, номера телефакса, телетайпа, телекса, телефона, электронной почты, код автоматической междугородной телефонной связи и др. При оформлении коммуникационных данных на бланке следует указывать справочный номер телефона (справочной службы, секретариата, канцелярии и т.п.). Коммерческие данные должны отражать все сведения, необходимые для выполнения расчетно-денежных операций (номер расчетного счета, наименование банка и др.), например: р/с № 3620223650031 в ОАО «Белинвестбанк», код 739.

 

Организация самостоятельно определяет, какие коммуникационные и коммерческие данные поместить на бланк для письма.

 

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов печатают на бланке в виде уголков или других обозначений. Кроме того, допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.

 

Изготовление бланков в организации начинается с составления макета (чертежа), который строится на основе схемы расположения реквизитов, приведенной в приложении А к СТБ 6.38-2004. Чертеж следует выполнять тушью или с использованием компьютерной техники в масштабе 1:1 в строгом соответствии с размерами, указанными в стандарте. На чертеже должны быть проставлены: формат бланка, размеры полей, площади каждого реквизита, наносимого на бланк. К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указываются сорт и цвет бумаги (рекомендуется белая бумага или бумага светлых тонов), цвет типографской краски, название шрифта и размеры кеглей (для набора реквизитов), перечень реквизитов, произведенных типографским способом.

 

При изготовлении бланков следует применять типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля литературной, обыкновенной, газетной гарнитуры. Допускается выделять реквизит «наименование организации» рисованным шрифтом от 6-го до 24-го кегля. Необходимо учитывать, что в пределах одного бланка используемые шрифты не должны значительно различаться по размерам.