Контрольная работа по "Делопроизводству"

Текст введения должен содержать ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны названия этих учреждений.

Констатирующая  часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных  фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может  быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста указывают  данные о количестве экземпляров  акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров  акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Подписи располагаются  в той же последовательности, как  и в вводной част, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечании ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.⁵

Оформление докладной  записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного  учреждения, то считается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются  на бланке, внутренние - на обычном листе  бумаги.

Внешняя докладная  записка должна содержать: наименование учреждения, название вида документа (докладная  записка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Внутренняя докладная записка включает: название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внутренняя докладная  записка включает: название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Объяснительная  записка обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату. Текст  объяснительной записки должен содержать  аргументы, смягчающие проступок служащего  или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки.

Письмо оформляют  на специально предназначенном для  этого вида документа бланке формата  А4, если текст не превышает семи строк, то используют формат А5.

Текст письма строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма); доказательства (обоснование вопроса, изложенного  в письме); заключение (излагаются выводы, предлагаются решения). В отдельных  случаях письма могут содержать  одну заключительную часть текста без  пояснений. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по обработке писем и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. По объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу. К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения, так как цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали и общие места, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма. Тон письма в любом случае должен быть нейтральным. В письмах не следует проявлять ярко выраженный, эмоциональный тон, придавать им личностный характер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или категорическое требование можно выразить прямо, но вежливо.⁶

Самые общие рекомендации по составлению текста служебных  писем - избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости («не откажите в  любезности», «с глубоким почтением»). Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т. п. можно выразить деепричастными оборотами: «тщательно рассмотрев Ваше предложение», «детально ознакомившись с Вашим проектом», «внимательно изучив Ваши замечания»). Нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая вышесказанные замечания…», «считая принципиальным положение…», «рассмотрев предложенный ассортимент…». Убедительность служебных писем достигается использованием при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа «Оплата гарантируется…», «В порядке обмена…», «В соответствии с предварительной договоренностью…», «В связи с проведением совместных работ…» и т. п. Деловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых формул обеспечивает точность выражения и однозначность понимания текста.

Убедительность  письма зависит от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т. п. точно  отобранными фактами, цифровыми  данными. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же доказательность может быть достигнута только приведением значительного  количества цифрового материала, то следует оформить его в виде таблиц и поместить в качестве приложения к письму.

В письмах-отказах  не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала  изложить его причины. В таких  письмах уместны формулировки: «завод не предполагает», «издательство не планирует», «институт не считает  возможным», «фирма не может обеспечить», «организации не требуемся» и т. д. После  таких конструкций уместна просьба  сообщить дополнительные факты (сведения, цифровые данные и т. п.), основываясь  на которых можно в будущем  вернуться к рассмотрению вопроса.

Если письмо содержит формулы вежливого обращения  и заключения, то они должны соответствовать  друг другу: «Уважаемый Николаи Егорович… С уважением, начальник управления…». Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и печатается с абзаца. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Телеграммы оформляют  либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют  следующие реквизиты: отметку о  категории и виде, телеграфный  адрес получателя, текст, регистрационный  индекс (номер), почтовый адрес организации-отправителя (автора документа), подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дата.

Категория и вид  телеграммы указываются составителем перед адресом.

Адрес в телеграмме оформляется обычным способом только в тех случаях, когда организация  не имеет условного телеграфного или телетайпного адреса (зарегистрированного  на телеграфе). Телеграфный адрес  значительно короче почтового и  состоит из наименования места назначения, условного наименования организации  и фамилии должностного лица. Например: «МОСКВА ПРИРОДА ВОДРОВУ», «РЯЗАНЬ  ГОРСГРОЙ ПИХТОВУ». Если в несколько адресов и пунктов направляются телеграммы одного содержания, то адрес (оформляется следующим образом:⁷

РЯЗАНЬ ГОРСТРОЙ копия РЯЗАНЬ АДМИНИСТРАЦИЯ.

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы «не»), знаки препинания. Числа и цифры  пишутся словами. Цифрами обозначатся  только заводские и торговые знаки  и марки, номера домов, индексы документов. Знаки препинаний в тексте телеграммы употребляют только и том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение  знаков препинания условными сокращениями: ТЧК - точка, ЗПТ – запятая, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки, СКБ - скобки. Принято условное обозначение слова «номер» - НР.

Текст телеграммы (телетайпограммы) печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Заканчивается текст номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия (допускается без инициалов и указания должности) того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой, под которой обычным способом (строчными и прописными буквами) печатают наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью. Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Практическое задание.

Основные разновидности оформления делового письма.

Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-запросы, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других. Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т.д.

Сопроводительные  письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Договорные письма. Их можно считать разновидностью сопроводительных писем, так как они подтверждают факт отправки договоров или контрактов. Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.

Информационные  письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи референта или секретаря. При большой значимости излагаемых в нем фактов письмо подписывает руководитель организации. [Вриз де Мэри 2001: 21]

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовав изготовленные типографским способом трафареты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат (см. Приложение 2).

Коммерческие  письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. По своему назначению они подразделяются на три вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее.

Письмо-запрос информации (Inquiry Letter) отправляются, когда необходимо получить более подробную информацию о интересующем вас товаре или услуге. В начале письма следует поместить название и адрес вашей компании, ниже должно идти название компании, в которую вы обращаетесь. Составить текст письма вы можете с помощью следующих стандартных выражений:

1. Официальное обращение,  поскольку с адресатом вы не знакомы.

Dear Sir or Madam, Dear Sirs

2. Указание источника информации о компании

With reference to your advertisement (ad) in...

Относительно вашей рекламы в

Regarding your advertisement (ad) in ...

Касательно вашей рекламы  в …

3. Просьба выслать необходимые данные

Сould you please send me ...

Не могли бы вы выслать  мне

I would be grateful if you could…

Я был бы благодарен, если вы…

Can you give me some information about…

Можете ли вы дать мне информацию о…

4. Дополнительные вопросы

I would also like to know ...

Я бы также хотел узнать…

Could you tell me whether ...

Скажите, пожалуйста…

5. Подпись

Yours faithfully, Искренне Ваш, (если имя Вам не известно)

Yours sincerely, (если имя Вам известно).

Ответы на запросы (Replies) В ответе на запрос посылают письма, составленные по следующему плану:

Начало. Обратитесь к клиенту  по имени! Если клиент подписался Mr В. Green, начните письмо с Dear Mr. Green, а не Dear Sir, что означало бы, что вы не помните его имя.