Контрольная работа по "Делопроизводству"

Содержание

 

Введение 3

1. Составление, утверждение и ведение номенклатуры дел учреждения. 5

2. Информационно-справочные документы, их виды и назначение. 8

3. Практическое задание. 17

Заключение 21

Список литературы 23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации с применением современной техники.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и  оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету  документов, формированию дел из исполненных  документов, хранению и использованию  текущих дел, подготовке их к сдаче  в архив.

Документационное обеспечение  управления выполняет специальная  служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может  быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом  те же функции выполняет секретарь  руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

«Организация, ведение и  совершенствование системы документационного  обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств  в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением  установленного порядка работы с  документами... осуществляются структурным  подразделением, на которое возложены  функции по документационному обеспечению  управления» - таковы функции службы документоведения в соответствии с  Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ 27 января 2006 г. № 7418.

Для того чтобы разобраться  в многообразии документов, разработаны  определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации  независимо от формы собственности  или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти  требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного  обеспечения управления (ГСДОУ) и  ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Составление, утверждение и ведение номенклатуры дел учреждения.

Номенклатура дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме. 

Названиями разделов номенклатуры дел организации (учреждения) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с  утвержденной структурой и штатным  расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения  управления (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации  указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных  подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения.

Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный  документ. Первый лист номенклатуры дел  оформляется на общем бланке организации  формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.¹

Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем  тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения  управления, второй – используется службой делопроизводства как рабочий  экземпляр, третий – в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый – в государственном  архиве.

При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом  организации (учреждения), подписывается  руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссии организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (учреждения).

Согласованная с архивными  учреждениями номенклатура дел в  конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел пересогласовывается с архивными учреждениями не реже, чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

После утверждения номенклатуры дел руководителем организации (учреждения) для структурных подразделений  и общественных организаций делаются выписки соответствующих им разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации (учреждения) является документом постоянного  хранения и как самостоятельное  дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры дел  ежегодно рассматриваются на заседании  экспертной комиссии организации. После  одобрения экспертной комиссией  номенклатуры дел утверждаются руководителем  организации. Срок хранения их не менее 10 лет.²

Номенклатура дел на следующий  делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года, и после оформления утверждается руководителем организации и  приобретает статус нормативного акта. Государственные организации в  процессе подготовки номенклатуры дел  согласовывают ее проект с Архивной службой РФ в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение.

После окончания делопроизводственного  года к номенклатуре службой ДОУ  составляется итоговая запись со статистическими  сведениями о количестве заведенных дел по группам:

• дела со сроками хранения до 10 лет;
• дела со сроками хранения свыше 10 лет;
• дела постоянного хранения.

Арифметический подсчет должен вестись с учетом «переходящих»  дел и дел, сроки, хранения которых  определены не окончательно, - «с отметкой ЭК (ЭПК)».³

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей  организацией и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает  документы данной организации на хранение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Информационно-справочные документы, их виды и назначение.

К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и  телефонограммы. Все эти документы  предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут  не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать  к действию, а может быть только принята к сведению.⁴

Акт - это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка  составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и  по указанию (письменному или устному) руководителя.

Объяснительная  записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработка). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержать выводов и предложений.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Даже в случаях переписки между частными лицами и учреждением ее содержание касается управленческих вопросов.

Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу. Этот вид документов используют н случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и подобных случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Телефакс (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. В отличие от телеграфной и телексной эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Поэтому особенности в оформлении документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов.

 Информация, содержащаяся  в информационно-справочных документах. Акты составляются при ревизиях  и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей,  передаче дел при смене должностных  лиц, проведении испытаний новых  изделий, оборудования, при сдаче  в эксплуатацию законченных объектов  и т. д. В некоторых случаях  его составляет одно должностное  лицо - при ревизии финансово-хозяйственной  деятельности, проверке наличия  товара и т. д.

По содержанию докладные  записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная  записка составляется с целью  побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки  не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации иди выводы.

Информационная  докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные  записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п.

Разновидностью  объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации  по указанию прямых или вышестоящих  руководителей по отношениям, возникающим  в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных  ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др.

Письмо – самый распространенный способ обмена информации, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любого учреждения.

Имеется множество  разновидностей писем: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т.д. В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

 Требования, предъявляемые  к составлению и оформлению  информационно-справочных документов. Независимо от разновидности  акт оформляется по одной схеме,  как правило, на бланке организации  и содержит следующие реквизиты:  наименование организации, наименование  структурного подразделения, название  вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок  к тексту, текст, подписи, указание  на количество экземпляров и  их местонахождение.

Дата и место  составления акта должны соответствовать  дате актируемого события и месту  его составления. Заголовок соотносится  с названием вида документа и формулируется в родительном падеже Акт (чего?) «работы комиссии по проверке общежития». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного - «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел». Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.