Контроль исполнения документов: развитие технологии XVI-XIX вв

 

 

4.2 НОВЫЕ ТЕНДЕНЦИИ  В РАЗВИТИИ  ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

 

Реорганизация государственного аппарата не затронула общих законодательных норм, оформлявших процессы делопроизводства. Продолжали действовать правила, установленные "Общим учреждением министерств". Они определили сложность делопроизводства, бюрократический характер переписки, которые еще больше усугублялись громоздкостью государственного аппарата. Строгая регламентация всех процессов документирования, обрядность делопроизводства, прочно вошедшие в быт канцелярий государственных учреждений, в новых условиях развития страны оказались тормозом в работе учреждений и предприятий.

Развитие капиталистических отношений требовало более гибких форм документирования, большей оперативности. Это обусловило появление новых черт процесса документирования и документационного обслуживания учреждений.           

Радикальные изменения в технике связи — появление механического транспорта — способствовали новой организации почтового дела. Новые средства связи — телеграф, телефон — привели к новым способам передачи информации, созданию новых видов документов — телеграмм и телефонограмм. Телеграф отвечал потребности быстрой передачи документов, и телеграммы получили широкое применение. Телеграмма отличалась от других документов только по внешнему виду. По своему содержанию она могла заменить многие виды документов. Особым видом телеграфных сношений являются "переговоры по прямому проводу" — наклеенные на бланки ленты с зафиксированным на них разговором. С изобретением телефона связано появление телефонограмм — запись информации, переданной по телефону. Возникают такие способы документирования, как фотография, звукозапись, которые связаны с появлением не только нового метода фиксации информации, но и новых видов документов — фотодокументов, голограмм.

Происходят существенные изменения в способе изготовлении документов. К документам, создаваемым ручным способом, прибавилась машинописная документация. Изобретение пишущих машин, множительных аппаратов (гектографа, шапирографа, ротатора) решало проблему размножения документов. В этих целях стали использовать литографии и типографии. Так, циркуляры стали изготовляться чаше всего типографским способом, что значительно упростило всю циркулярную переписку. Появляются типографским способом воспроизведенные документы с элементами трафаретных текстов. Пишущие машины позволили по-новому решить многие вопросы документирования: упразднилась должность переписчиков, улучшился внешний вид документа, облегчи лось его прочтение.

 

 

 

4.3 Изменение  в организации регистрации и  контроля за исполнением документов

 

Для улучшения контроля за исполнением документов предлагалось неисполненные документы, "выполнение которых задерживается ожиданием ответа", хранить отдельно от документов, по которым не требовались предварительные запросы. Было дано определение термину "исполненная бумага". Исполненным документ считался тогда, когда затронутый в нем вопрос "разрешен окончательно и об этом в случаях, когда это нужно, послано соответствующее уведомление".

В целях более тщательного исполнения документов и сохранения их как исторических источников предлагалось выполнять приложенные к Положению специально разработанные "Правила порядка сдачи законченных дел и книг в архивы в войсковых канцеляриях, штабах, управлениях, учреждениях и заведениях, распределения переписки но предметам и установления сроков хранения дел в архивах".

Таким образом, ряд ведомств предлагали довольно эффективные меры по рационализации делопроизводства: четкое разграничение функций управления, различные способы сокращения числа документов я путей их движения в учреждении, организацию фактического контроля за исполнением документов, четкую последовательность обработки и исполнения документов, централизацию регистрации и хранения документов, техническое оборудование делопроизводственных служб.

Однако эти способы, меры по рационализации делопроизводства носили локальный характер, так как они ограничивались пределами отдельных ведомств и не были возведены в ранг общегосударственных норм.

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В рассматриваемый период существенными были перемены в делопроизводстве и прежде всего в документировании деятельности государственного аппарата.

Итак, можно сделать вывод, что в XV—XVII вв. сложились навыки упорядоченной работы с документами: была выработана устойчивая терминология делопроизводственных документов, созданы их формы, появляются законодательные указания о порядке документирования. Разграничение функций служилых людей стало основой направления движения документов в учреждении. Порядок принятия управленческого решения, например именного указа, когда на основе разрешения частного случая возникала общая норма, свидетельствует о становлении права. Документы подвергались группировке, описывались, охранялись. Создавались архивы.

Делопроизводство основывалось на нормах обычного права, а не регулировалось специальным законом. Задачи, функции учреждений, права и обязанности должностных лиц не были закреплены законодательно.

Работа с документами сосредоточилась в руках особого аппарата — дьяков и подьячих, число которых к концу XVII в. достигло 4657 человек. Образовалась большая категория людей, занятых "приказной работой", которая выделяется из общей службы. Следовательно, формируется особая отрасль государственной службы, появляется потребность в подготовке кадров. При Поместном и Посольском приказах организуются своеобразные школы. Основным принципом пригодности подьячего к приказной работе становится профессионализм. Сосредоточение в руках царя права решать важнейшие вопросы государственного управления (защиты и укрепления государственного строя и организации военных сил) и установление практики, когда всякое повеление царя считалось законом, свидетельствуют о начавшемся переходе от сословно-представительной монархии к преобразованиям XVIII в.

Все это дает основание для вывода, что развитие государственного аппарата шло в направлении оформления абсолютизма в соответствии со следующими закономерностями: усиление власти царя, бюрократизация, проявившаяся в обособлении однотипных функций управления и установлении системы подчиненности, разрыв с сословным принципом его формирования.

Делопроизводство постепенно превратилось из технического элемента управления в средство влияния на него. От канцелярий зависел срок представления документов, а нередко принятие решения. Интересно в этой связи высказывание Александра II на одном из заседаний Совета министров в 1864 г.: "Государственная канцелярия вышла из своей поли и присвоила себе значение и положение, ей не принадлежащее. В XIX в. закрепляется традиция: страна жила решениями столицы. Местные власти были лишь исполнителями монаршей воли.

Делопроизводство государственных учреждений прошло сложный путь своего развития. На всем протяжении рассмотренного периода процессу документирования деятельности органов государственного управления уделялось постоянное внимание, о чем свидетельствует увеличивающееся от одного исторического периода до другого количество законодательных актов, распоряжений, инструкций. В условиях все возрастающего потока документации появляется стремление унифицировать документы, вырабатываются устойчивые формуляры, создаются образцы документов, прилагаемые, начиная с Генерального регламента, чуть ли не к каждому закону. Появляется тенденция ограничить переписку, упростить процесс обработки документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

Быкова, Т.А. Делопроизводство: Учебник / Под. общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. – 2-е издание, перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 359 с.

 

Быкова, Т.А., Емышева, Е.М., Мосягина, О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб. Пособие / Т.А. Быкова, Е.М. Емышева, О.В. Мосягина. - М.: МИФИ, 1996. – 67 с.

 

Санкина Л.В. Делопроизводство. Практическое пособие / Л.В. Санкина. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544 с.

 

Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту предприятия (на основе ГОСТов РФ) / В.И Андреевна. – М.: МЦФР, 2002. - 288 с.

 

 Общие  правила составления должностных  инструкций // Справочник секретаря  и офис-менеджера. – 2006. – № 5.- С.30- 37

 

Доронина, Л. Контроль исполнения / Л. Доронина // Служба кадров и персонал. – 2003. - № 10. – с. 67-70.

 

Илюшенко М.П. Перечень документов со сроками хранения, его значение в документировании управленческой деятельности и методическом обеспечении делопроизводства / М.П. Илюшенко // Делопроизводство. – 2004. – С. 29-33

 

Каменева Е.М Способы контроля за исполнением поручений, доступные каждому / Е.М. Каменева // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2006.- № 9.- С. 72-88

 

Кудряев В.А. Организация деятельности службы делопроизводства / В.А. Кудряев, В.Ф. Янковая // Делопроизводство.- 2002.-№ 3. – С. 13-20

 

Белов А.А. Организация делопроизводства / А.А. Белов, А.Н. Белова // Хороший секретарь 2006. - №3