Контроль исполнения документов: развитие технологии XVI-XIX вв

 

 

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

 

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

 

«Российский государственный гуманитарный университет»

(РГГУ)

 

Филиал РГГУ в г. Саратове

 

 

 

 

 

Евсикова Мария Александровна

Контрольная работа «Контроль исполнения документов:

развитие технологии XVI-XIX вв.»

по дисциплине «Организация и технология ДОУ. ч. 1.»

студента 2 курса заочной формы обучения

Направление подготовки «Документоведение и архивоведение»

 

 

 

 

 

 

Научный руководитель   ______________ к.п.н. Максимова Л.Н.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Саратов 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами называется делопроизводством.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль за исполнением документов, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Делопроизводство в учреждениях России представляло собой довольно упорядоченную систему составления документов и их обработки. Ему уделялось должное внимание.

В особый вид работы с документами выделяется контроль за их исполнением. При Петре I одновременно с созданием нового аппарата управления образуются органы контроля. Учреждается должность фискала – специальная централизованная надзорная система. Важнейшей задачей, которой было путем негласного надзора и изучения канцелярского делопроизводства следить за исполнением указов и регламентов должностными лицами, за соблюдением имущественных интересов казны. Контрольные функции осуществляли последовательно генерал-ревизор, обер-секретарь сената и с 1722 г. – генерал-прокурор.

Непосредственный контроль за исполнением документов должен был осуществляться прокурором коллегии, который наблюдал за порядком, законностью решения дел, за деятельностью канцелярии, за исполнением указов местными учреждениями. Он вел книгу, в которой записывалось, когда какой указ составлен, что по указу исполнено и в какое время.

За исполнением решений, принятых коллегий, наблюдал нотариус, который вел «роспись», «какие дела в прошлой неделе не вершены». Эта роспись во время заседаний находилась на столе перед президентом, поэтому называлась настольным реестром. В канцелярии велись реестры по «исполненным и вершенным, но не исполненным» документам.

Вопрос, который рассматривается в данной контрольной работе, чрезвычайно актуальный. Система государственного контроля за исполнением документов в России имеет богатую историю. И зная, как поэтапно развивалось делопроизводство в XVI-XIX вв., мы сможем провести анализ развития того времени и современного этапа. Сможем исключить ошибки в настоящее время, допущенные в те века.

Целью контрольной работы являются накопление, закрепление и систематизация знаний об истории делопроизводства в России XVI-XIX вв.

Основными задачами контрольной работы являются:

- изучение понятия «документ»;

- исследование основных  этапов делопроизводства XVI-XIX вв.;

- анализ  контроля за исполнением документов на различных этапах развития делопроизводства в России в XVI-XIX вв.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ГОСУДАРСТВЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ

В XVI-XIX ВВ

 

В результате экономического развития в конце XV в. образовалось централизованное государство. В процессе его создания преобразовывался государственный аппарат.

С середины XVI в. стали созываться земские соборы (собрания представителей многих сословий: боярства, дворянства, духовенства, купечества, посадского населения, государственного крестьянства), решения которых определяли основные направления внутренней и внешней политики.

Исполнительную власть осуществляли центральные органы управления - приказы. Они возникали постепенно: решение определенной группы вопросов великий князь поручал какому-либо боярину, у которого, когда выполнение поручения усложнялось и затягивалось, складывался штат дьяков и подьячих, между ними распределялись отдельные функции, образовывалась структура, появлялось делопроизводство и создавалось учреждение. Процесс создания приказов продолжался до XVIII в.

Создание большинства государственных учреждений не было оформлено законодательными актами. Однако их деятельность санкционировалась определенными нормами, закреплявшимися документами. Так, в период образования Русского государства издаются документы, проводящие централизацию власти и управления.

В первой половине XVII в. создание приказов оформляется законодательным актом, который определил его функции, штат и бюджет. Во второй половине XVII в. устанавливается "указное число" подьячих для каждого приказа. Однако ни в организации, ни в компетенции приказов не было единообразия.

 

1.1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА  ДОКУМЕНТОВ, ИХ СОСТАВЛЕНИЕ И  ОФОРМЛЕНИЕ

 

К XVI в. возросло значение письменного делопроизводства. Так, губная Белозерская грамота 1539 г. обязывала губные головы при проведении розыскных действий руководствоваться специальным документом — губной грамотой, списки которой должны были находиться в каждой волости, и требовала от лиц губного управления представлять в письменном виде отчетность о своей деятельности.  Выборы земского старосты оформлялись записью подьячего, к которой "все избиратели прикладывали руки".

Необходимость документирования, в частности, судебного процесса подчеркивалась в Судебнике, актах местного управления.

Составлению документов, правилам их оформления уделялось особое внимание в законах. Так, устанавливалась процедура изготовления в боярском суде судного списка (протокола): составленный дьяком в ходе рассмотрения дела судный список переписывался подьячим "с черна начисто" в присутствии судей-бояр, чтобы воспрепятствовать искажению смысла записи в пользу той или иной стороны, сверялся дьяком ("дьяку же дела все справити самому") и удостоверялся ("к тем делам дьяку рука своя приложити"). Окончательный текст протокола читался судьями.

Своеобразной была форма документа. В канцеляриях Русского государства получила развитие узаконенная Судебником 1550 г. столбцовая форма делопроизводства. Документы писали на бумажных полосах особой формы и размера. Бумажный лист резался или пополам в длину (полосы 17х45см), или на три части в ширину (полосы 15x34 см). Текст располагался на узкой стороне бумажных полос, которые склеивались, и получался свиток, называемый "столбец", "столпик". Место склейки полос и отдельный узкий лист называли "сстав". На целых листах бумаги (или пергамента) писались лишь жалованные грамоты от имени царя дворянам, церковным учреждениям и грамоты иностранным государствам.

Черновик документа ("черное письмо") по помете дьяка составлял "старый" подьячий. Дьяк проверял документ, иногда "чернил", т.е. исправлял текст. "Молодой" подьячий переписывал его набело, после чего "старый" подьячий сличал с черновиком и делал об этом отметку на обороте внизу с правой стороны, например: "Справил Ивашка Истомин".

В рассматриваемый период изменяется техника документирования: на смену уставу и полууставу приходит особый тип письма делопроизводственных документов — скоропись, дорогостоящий пергамент заменяется бумагой.

 

 

1.2 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И КОНТРОЛЬ ЗА ИХ ИСПОЛНЕНИЕМ

 

Регистрация документов как запись сведений о них была введена, прежде всего, для охраны документов. Она появилась, вероятно, в период роста феодального землевладения и обострения борьбы за землю, когда большое значение приобрело документирование владельческих прав на землю и крестьян. В центральных и местных учреждениях, в имениях феодалов стали заводиться специальные копийные и записные книги, в которых регистрировались акты, устанавливавшие форму зависимости крестьян. Судебник 1550 г. установил, что служилые кабалы имеют юридическую силу лишь при регистрации их в специальных кабальных книгах. В Поместном приказе регистрацией всех крепостных сделок на вотчины ведал специальный "стол Вотчинной записки".

По царскому указу 1683 г. челобитные в приказах принимались подьячими и записывались в книгу. В каждом столе приказа заводилась на один год своя записная книга, которая скреплялась приписью дьяка. В ней указывались имя подателя документа и помета дьяка. В наказе 1697 г. тобольскому воеводе предписывалось, полученные грамоты записывать в особую книгу с указанием времени получения, имени подателя и их содержания. Правильности регистрации челобитных придавалось большое значение. В Поместном приказе, например, молодые подьячие записывали челобитные под надзором старых подьячих. За неправильную запись в книге подьячих били кнутом.

Своеобразной была регистрация исходящих документов. После выдачи документа челобитчику и отсылки грамоты воеводе, например, в особые записные книги подробно записывалось их содержание.

На документах делались отметки об их регистрации.

Исполнение документов контролировалось. В Судебнике 1550 г. (ст. 32) определялся порядок возмещения убытков в случае волокиты ("затяжки дела") со стороны пристава. За промедление решения вопроса кроме взыскания в пользу челобитчика дьяков били батогами.

Рассылались специальные памяти с предписанием об исполнении какого-либо указа. В ответ на них получали доезд или доезжую память об исполнении. Из центра шли указы с грозными карами за неисполнение царских указов. За неумелое или запоздалое донесение воеводы его "отписывали с опалой". Можно представить, что если распоряжения царской власти не исполнялись, то тем более это могло быть с частными документами.

Контроль центральной власти был обращен главным образом на финансовые документы. Он осуществлялся с помощью особых книг. Ежемесячно в приказах составлялись финансовые книга, велись книги "вершенных (решенных) дел" и книги дел, посланных к розыску (на расследование).

В записных книгах приказных изб предписывалось указывать время исполнения документа, а на полях документа делать отметку о его исполнении.

 

 

1.3  СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИХ ХРАНЕНИЯ

 

Законченные делопроизводством документы группировались (формировались) в дела — столбцы. При этом в одних случаях формирование документов в столбцы осуществлялось по мере их поступления в канцелярию и исполнения. Поэтому столбец представлял собой как бы сборник дел. Например, в приказах были столбцы структурных подразделений (столов): столбец денежного стола, хлебного, судного...

Особое внимание уделялось хранению документов. Судебник 1550 г. установил, чтобы дьяк хранил все записи судебного заседания. Подьячим запрещалось держать дела у себя. За нарушение этого установления им грозило наказание торговой казнью (публичное телесное наказание на торговой площади) и лишение права впредь исполнять обязанности подьячих. В уставной земской грамоте 1552 г. данная мера наказания для земского дьяка заменена смертной казнью. Суровыми были наказания за утерю документов.

Документы хранили в ларях или сундуках, внутри них — в ящиках, мешочках, "коробьях", а в некоторых приказах — в шкафах. Например, в Поместном приказе были передвижные и вделанные в стену шкафы.

Оформилось понятие архива ("хранила", "казны") как собрания исторических документов и документов государственных учреждений. В княжеском дворце при Иване III уже существовала такая "казна"2.

Документы описывались и учитывались. Так, наряду с другими ценностями они передавались по росписным спискам, составляемым при смене воевод. В центральных и местных учреждениях составлялись описи дел по годам и периодам «воеводства, по местности, в которой созданы документы, по содержанию. Документы в них описывались "в перечень имянно".

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В УЧРЕЖДЕНИЯХ

РОССИЙСКОЙ ИМПЕРИИ XVIII в.

 

 

2.1. ГОСУДАРСТВЕННОЕ  УПРАВЛЕНИЕ

 

В первой четверти XVIII в. в России сложилась новая система государственных учреждений, соответствовавшая особой форме феодально-крепостнического государства — абсолютной монархии. В руках царя сосредоточилась вся полнота власти.

Глава государства был носителем законодательной и исполнительной власти. Последняя осуществлялась зависимым от него аппаратом, реорганизация которого началась с создания в 1711 г. Сената как высшего органа управления с функциями правосудия, решения финансовых вопросов, общих вопросов управления отраслями государственного хозяйства. Сенат заменил Боярскую думу. Однако, в отличие от последней, он выполнял законодательную роль эпизодически (и то только в первое десятилетие своего существования), оставаясь законосовещательным учреждением, имел право принимать постановления по вопросам, которые коллега» не могли решить самостоятельно, а также посылать нижестоящим учреждениям указы от своего имени (до 1721 г.).