Комплектование государственных архивов как проблема сохранения исторической памяти в условиях экономических и социальных преобразова

Особенностью комплектования НТД в последнее десятилетие  прошлого века явилось практически  повсеместное снижение темпов комплектования государственных архивов этими  видами документации вплоть до 2000 г. Такое  положение явилось следствием хронического недофинансирования научных, проектно-конструкторских  организаций, что в ряде случаев  вело к свертыванию научных исследований и соответственно к сокращению штатных  работников, длительным административным отпускам. А это в свою очередь не могло не сказаться на состоянии ведомственных архивных служб НТД, на темпах и качестве отбора и передачи на постоянное хранение научно-технической документации. Акционирование научно-исследовательских организаций приводило в целом ряде случаев к тому, что новое руководство не испытывало особого желания своевременно передавать НТД на государственное хранение, используя ее в коммерческих целях. Принятие мер организационно-правового характера со стороны Правительства Российской Федерации, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, Федеральной архивной службы России и местных архивных органов удалось, начиная с 2001 года обеспечить некоторый рост объемов приема научно-технической документации на постоянное хранение в государственные архивы, в т.ч. в РГАНТД и его филиал в г. Самаре. Если в 2000 году объем принятой научно-технической документации в целом по России составлял 75,4 тыс. ед. хр., то в 2004 году он был уже на уровне 100 тыс. ед. хр.. Всего же за период 1991-2005 г. в государственные и муниципальные архивы поступило более 1,2 млн. ед. хр. научно-технической документации, в т.ч. в федеральные архивы - более 600,0 тыс. ед. хр.

С начала 90-х годов  прошлого века осложнился процесс комплектования государственных архивов, прежде всего  федеральных и аудиовизуальной  документацией. Объемы принимаемых  в федеральные архивы кино-, фото-, фонодокументов также стали снижаться. Основной причиной снижения темпов комплектования архивов этим видом документации явилось отсутствие четких правовых норм, регулирующих вопросы хранения аудиовизуальных документов телерадиовещательными компаниями, киностудиями и другими организациями, производящими аудиовизуальную продукцию, а также отбора и передачи ее на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. И как следствие этого участились случаи отказа государственных организаций проводить работу по отбору и передаче на постоянное хранение аудиовизуальных документов; отмечались факты преднамеренного уничтожения аудиовидеозаписей, содержащих ценную информацию. Безусловно, на темпах комплектования оказалось и резкое сокращение количества государственных организаций, создающих аудиовизуальную продукцию, а также сокращение объемов кинопроизводства.

Вместе с тем, несмотря на имеющиеся трудности и нерешенные проблемы за прошедшие 15 лет в государственные  и муниципальные архивы было принято  свыше 1 млн. ед. хр. аудиовизуальной  документации, созданной как в  советский, так и в поссоветский период.

Преобразования, произошедшие в нашей стране в начале 90-х  годов прошлого века, привели к  резкой общественно-политической активности масс, выразившейся, в том числе  в создании многочисленных политических партий и движений.

Деятельность политических партий и движений, отраженная в  создаваемых ими документах, безусловно, попала в поле зрения архивных учреждений. Архивные учреждения Российской Федерации  еще с начала 90-х годов прошлого века начали работу по включению в  списки источников комплектования политических партий и движений.

Документальный фонд партий, действовавших короткое время, был крайне беден по составу документов, носил разрозненный характер и принимать  его на постоянное хранение в архивы, в качестве самостоятельных фондов было нецелесообразно. Архивные учреждения образовывали из документов таких партий архивные коллекции. Часть же партий и движений, созданных в 90-е годы сохранилась и до сих пор. Именно на эти партии и движения, их региональные отделения в настоящее время делается основной акцент в работе архивных учреждений на этом направлении, хотя и вновь создаваемые партии и движения не остаются без внимания.

Следует отметить, что  в постсоветский период активизировалась работа государственных и муниципальных  архивов по приему на постоянное хранение документов личного происхождения, направленная на расширение источниковой базы изучения отечественной истории, путем включения в состав Архивного фонда Российской Федерации документов, собранных отдельными гражданами в ходе их жизненного пути, в том числе и содержащих информацию о личностном восприятии тех событий и фактов, очевидцами или свидетелями, которых они явились.

В советский период государственные  архивы в основном комплектовались  личными фондами именитых людей - видных политических и общественных деятелей, деятелей литературы, искусства и науки. Документы же рядовых граждан, сохранившиеся в виде личных или семейных архивов поступали в архив крайне редко.

Об активизации приема документов личного происхождения  в государственные и муниципальные  архивы свидетельствуют цифры: в 1993 году было принято - 41,1 тыс. ед. хр., а  в 2004 г. было уже 80,0 тыс. ед. хр.

Следует сказать, что  документы личного происхождения, не смотря на низкий их удельный вес  в составе Архивного фонда  Российской Федерации, (всего 1,3 % от всего  объема дел, хранящихся в государственных  и муниципальных архивах) занимают в нем особое место, поскольку  не только дополняют официальные  документы о том или ином историческом этапе развития нашего общества, но и содержат информацию о том, как  ход исторического процесса повлиял на судьбы конкретных людей.

Политические, экономические  и социальные преобразования, произошедшие в нашей стране, привели не только к реформированию государственного аппарата, как в центре, так и  на местах, но и к созданию и развитию негосударственного сектора экономики, что не могло не повлиять на изменения  в составе источников комплектования.

На начало 1993 г. в списки источников комплектования государственных  и муниципальных архивов управленческой документации было включено 109047 организаций. К 2000 г. их количество увеличилось на 11,5% и составило 123263. Рост количества источников комплектования был обусловлен, прежде всего, созданием новых органов  управления, развитием инфраструктуры городов и районов, усилением  роли органов местного самоуправления, развитием негосударственного сектора  экономики. (Сокращение количества источников комплектования, примерно на 4% впервые  было отмечено в 2003 г., которое произошло  в основном за счет исключения из списков  ликвидированных организаций).

Подвергся существенным изменениям количественный и качественный состав организаций-источников комплектования научно-технической документации. По состоянию на 01.12.2003 г. на учете архивных учреждений состояло 4402 организации, что  более чем 1000 превосходило количественный показатель 1993 г. (3341). Количественный рост источников комплектования НТД объясняется, прежде всего, постановкой на учет в РГАНТД организаций военно-промышленного комплекса, а также организаций, фонды которых были слабо представлены в составе РГАНТД.

Состав источников комплектования аудиовизуальными документами в  начале 90-х годов был представлен  в основном региональными студиями кинохроники, государственными телерадиокомпаниями, радиовещательными компаниями, видеостудиями, фотоагентствами, редакциями газет т журналов, фирмами грамзаписи и др.

Ход экономических преобразований привел к резкому сокращению государственных  организаций, производящих аудиовизуальную  документацию к росту негосударственных  средств массовой информации и студий грамзаписи, киновидеостудий, что естественно внесло существенные коррективы в списки источников комплектования государственных архивов.

Необходимо отметить, что к 90-м годам XX века в число  источников комплектования архивов  входило незначительное количество негосударственных организаций. К  середине 90-х доля их в общем количестве источников комплектования составляла порядка 30%. Негосударственный сектор экономики был представлен в  списках-источниках комплектования акционерными обществами различных типов (АООТ, АОЗТ) товариществами с ограниченной ответственностью, арендными предприятиями, холдинговыми компаниями, кооперативами, коммерческими  банками. Наибольшее количество негосударственных организаций, включенных в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов составляли организации, созданные на базе бывших государственных предприятий и учреждений, которые ранее выступали в качестве источников комплектования этих архивов. Однако в последующие годы доля негосударственных структур в общем числе источников комплектования управленческой документации стала уменьшаться и по состоянию на 01.12.2003 г. составила 29325 организаций или 24 %. Это объясняется тем, что на первоначальном этапе многие архивные учреждения недостаточно обоснованно включали в списки негосударственные структуры, а в последующем приходили к выводу об исключении их из списков. Уменьшение количества негосударственных структур в списках источников комплектования было также связано с их ликвидацией, в т. ч. в ходе банкротства, а также с завершением передачи документов, относящихся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации и находящихся на хранении в негосударственных организациях.

Следует отметить, что  в соответствии с архивным законодательством  архивные учреждения сотрудничали и  продолжают сотрудничать с негосударственными организациями на договорной основе. На первом этапе большинство негосударственных  организаций весьма неохотно шли  на сотрудничество с архивами на предмет  передачи образовавшихся в их деятельности документов, относящихся к составу  Архивного фонда Российской Федерации, в государственные или муниципальные  архивы. Лишь организации с крупным  документооборотом, приходили к  пониманию необходимости установления контактов с архивными учреждениями с целью получения методической и практической помощи в организации  работы с документами, в создании своих архивов. Наглядным примером служит сотрудничество архивных учреждений с коммерческими банками, особенно после дефолта 1998 г., когда целый  ряд коммерческих банков был ликвидирован и их документы стали поступать  в государственные и муниципальные  архивы. На усиление внимания коммерческих структур к вопросам обеспечения сохранности образующихся в их деятельности документов оказал ряд нормативных правовых актов, в соответствии с которыми все организации, независимо от формы собственности должны были хранить определенные виды документов в течение определенных сроков, в т.ч. и постоянно, вплоть до ликвидации организации, что было и закреплено в "Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000 г.). Кроме этого Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" четко установил обязанности негосударственных организаций по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе в случае их ликвидации.

Возрастание ответственности  негосударственных организаций  за сохранность, образующихся в их деятельности документов, а также невозможность  целого ряда негосударственных структур собственными силами создать необходимые  условия для хранения и использования  архивных документов вызвали к жизни такое новое явление, как создание специализированных коммерческих фирм по хранению на платной основе архивных документов, образовавшихся в деятельности других организаций (банках, финансовых корпорациях, где образуются большие объемы документов). Только в Москве известны по меньшей мере пять подобного рода коммерческих организаций, которые занимаются хранением документов негосударственных структур на договорной основе за плату. Думается, что придет время, когда будут создаваться корпоративные архивы, т.е. объединенные архивы каких-то определенных коммерческих структур, что имеет место в целом ряде западных стран.

И еще на одной проблеме мне хотелось бы остановиться в своем  докладе.

В последнее время  обострилась постановка вопроса  о приеме электронных документов на постоянное хранение, что связано  с дальнейшим развитием и широким  внедрением современных информационных технологий в организациях, с ростом числа организаций, применяющих  в своей деятельности электронный  документооборот и электронные  документы, с формированием ключевых положений государственной политики в области информатизации. Названные  процессы сопровождаются формированием  законодательной и нормативной  базы, призванной узаконить статус электронных документов наряду с  документами на бумажной основе, вписать  электронные документы в систему  традиционного документооборота.

Складывающаяся нормативная  правовая база по работе с электронными документами позволяет организациям осуществлять постепенный переход  к электронному документообороту, к  созданию электронных архивов.

Однако, в настоящее  время вопросы создания и функционирования электронных архивов, обеспечения  сохранности электронных документов в методическом и практическом плане  недостаточно проработаны. Еще не накоплено  должного опыта по созданию и функционированию таких архивов. Кроме того, государственные  архивы страны не располагают необходимой  материально-технической и кадровой базой для осуществления постоянного  хранения и использования электронных  документов.

Кроме этого, по мнению профессиональных архивистов управленческие документы постоянного срока хранения должны храниться в организациях и передаваться на постоянное хранение на бумажных носителях. Допускается возможность хранения в электронном виде в организациях отдельных документов с временными сроками хранения.

Понимая важность решения  проблем создания и ведения электронных  архивов, Росархив совместно с Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) проводит работу по изучению и решению теоретических и прикладных задач электронного документооборота и архивного хранения электронных документов. Вместе с тем, вопросы, связанные с сохранностью электронных документов, с созданием и ведением ведомственных электронных архивов, проработка проблем сохранности и использования электронных документов длительного и постоянного сроков хранения, должны решаться более широко и масштабно с привлечением заинтересованных федеральных органов исполнительной власти и научных учреждений, на основе системного подхода, обеспечивающего решение правовых, технических, программных и финансовых аспектов архивного хранения электронных документов.