Экспертиза ценности документов

За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений и работники службы делопроизводства.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы  не передаются на архивное хранение, а продолжают храниться в структурных подразделениях.

Дела постоянного и  временного (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются  в архив.

 

 

 

Заключение

 

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них  информации. Назначение экспертизы состоит  в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

Таким образом, в заключение данной работы можно сделать следующие  выводы.

Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств  оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним  на основе заключений экспертизы ценности документов.

В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.

В-третьих, нельзя не отметить существование проблемы экспертизы ценности электронных документов.

Определенные нормативные  требования по экспертизе ценности электронных  документов и комплектованию ими  архивов в нашей стране существуют уже несколько лет. В 1993 г. «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах» (ст. 5) лишь обозначили включение в Архивный фонд РФ электронных документов. «Положение об архивном фонде Российской Федерации» (1994, п. 6) и «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» (2002, п. 6.1.7.2) устанавливают срок временного хранения «документов на машинных носителях в течение 5 лет». «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» (2000, с. 8) и «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000, с.6) определяют «срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях», что, по существу, провозглашает одинаковые сроки хранения документации не зависимо от носителя и формы представления информации. В «Основных правилах работы архивов организаций» (2002) значительное место отведено отбору электронных документов на архивное хранение и их передаче в архив организации (п. 2.1.4, 2.3.5).

В то же время указанной  нормативно-правовой базы явно не достаточно, чтобы всерьез говорить о проведении экспертизы ценности электронных документов в организациях. Отсутствует механизм выявления ценной электронной документации на этапе делопроизводства и другого их оперативного использования. Недаром существует совсем немного организаций, которые вносят электронные документы в свои номенклатуры.

Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят в том, чтобы выявить  эти документы в организациях (и их подразделениях), определить, какие  из них подлежать временному и  постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документов в архив. Практическое решение этой проблемы для государственных архивов осложнено отсутствием на федеральном уровне каких-либо нормативов, обязывающих включение электронных документов в номенклатуру дел организаций или какой-либо другой способ их регистрации и учета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Алексеева, Е.В. Менеджмент в архивах (нормы времени на работы) [Текст] /  Е.В. Алексеева // Делопроизводство. – 2008. - № 1. – С. 93 – 96.
2. Алексеева, Е.В. Некоторые аспекты выявления, отбора и использования особо ценных и уникальных документов [Текст] / Е.В. Алексеева // Делопроизводство. – 2007. – № 2. – С. 99 – 104.
3. Альбрехт, Б.В. Архивы коммерческих организаций [Текст] / Б.В. Альбрехт. – М. : МЦФЭР, 2002. – 192 с.
4. Березина, Н.М., Воронцова, Е.П., Лысенко, Л.М. Современное делопроизводство [Текст]: 2-е издание / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. – СПб.: Питер, 2005. – 272 с.
5. Бурова, Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера [Текст] / Е.М. Бурова // Делопроизводство. – 2007. - № 1. – С. 82 – 89.
6. Зверева, Н.А. Номенклатура дел организации [Текст] / Н.А. Зверева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2005. – № 11. – С. 26 – 32.
7. Зверева, Н.А. Номенклатура дел организации [Текст] / Н.А. Зверева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2005. – № 12. – С. 32 – 40.
8. Зверева, Н.А. Номенклатура дел организации [Текст] / Н.А. Зверева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 1. – С. 42 – 51.
9. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) [Текст]: 5-е издание, испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал Управление персоналом», 2007. – 528 с.
10. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления) [Текст] : учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред.    Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
11. Разоренова, Г.В. Паспортизация ведомственных архивов и ведомственное хранение документов в Калужской области (1990-е – н.2000-х гг.) [Текст] / Г.В. Разоренова // Делопроизводство. – 2008. –    № 2. – С. 105 – 112.
12. Разоренова, Г.В., Шишкина, Н.В. Организация экспертизы ценности документов учреждения в ходе их упорядочения (на примере ФГУ КЦСМС») [Текст] / Г.В. Разоренова, Н.В. Шишкина // Делопроизводство. – 2008. - № 3. – С. 75 – 84.
13. Спивак, В.А. Делопроизводство [Текст] : учебное пособие /                 В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2003. – 208 с.: ил.
14. Стенюков, М.В. Документоведение и делопроизводство [Текст] /          М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2006. – 176 с.