Экспертиза ценности документов

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании принципов и критериев  их ценности в целях определения  сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

Назначение экспертизы состоит  в том, чтобы определить, какие  документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения  государства, науки, общества, а также  и отдельных граждан необходимой  информацией.

Обеспечение общества полноценной источниковой базой, отражающей все стороны (аспекты) его развития в каждый конкретный исторический период времени, является основной задачей архивов России. В период перестройки жизни нашей страны особенно важно принять на хранение современные документы, отражающие данный процесс. Вопросы экспертизы ценности документов и комплектования архивов приобретают в силу этого особую актуальность. Их задача: на современной научной базе дать обоснование и осуществить оценку, отбор и прием документов на вечное (бессрочное) хранение. Учитывая сложность проблемы, сочетающей теоретические, методические и практические аспекты, необходимо в первую очередь всесторонне проанализировать: что из прежнего опыта сохраняется, что подлежит отмене, что необходимо дополнить или уточнить, что следует разработать заново.

Современные экспертиза ценности документов и комплектование архивов имеют более чем полувековую историю и ведут начало с 20-х годов ХХ в. Архивисты, источниковеды, историки обращались к разным аспектам оценки и отбора документов.

В современный период на оценку и отбор документов оказывают влияние следующие факторы. Объективные факторы: изменения в управлении (новые виды организаций, изменение управленческих связей, снятие жесткой централизации в управлении, расширенное понимание отрасли как сферы деятельности общества, изменения в организационно-правовой форме организаций); новое в экономике (многообразие форм собственности, многопрофильность деятельности); изменения в документировании (новые виды документов, изменение документопотоков и норм концентрации информации в документах, разная полнота документирования деятельности организации); изменение потребности в ретроспективной информации (снятие излишней идеологизации, социально-политическая нейтральность в оценке фактов). Субъективный фактор: все процессы еще не закончены, имеет место общая тенденция развития.

Основной вопрос, решаемый в ходе экспертизы ценности документов и комплектования архивов – «ценно» или «не ценно», т.е. документ подлежит или не подлежит приему на бессрочное хранение. Данная проблема является общей для всех стран, где архивоведение находится на достаточно высоком уровне развития, и рассматривается как проблема полноты и достаточности ретроспективной информации для удовлетворения нужд общества и путей достижения этого. Принципы, критерии, методы составляют основу теории экспертизы ценности документов и комплектования архивов, раскрывая базу – основные положения понимания ценности, их признаки (параметры), пути (подходы) достижения поставленной задачи отбора на хранение документов, всесторонне раскрывающих все аспекты современного общества. На данной основе методически и организационно строится вся практическая работа архивных учреждений.

Объектом исследования курсовой работы является работа экспертной комиссии в архиве.

Предмет исследования – экспертиза ценности документов в архиве.

Цель данной курсовой работы – раскрыть современное состояние методологии, прав, функций и организации работы экспертной комиссии.

В соответствии с поставленной целью выделены следующие задачи:

1. Охарактеризовать понятие  экспертизы ценности документов.

2. Описать порядок организации  работы, функции и права экспертной  комиссии.

Постановка цели и задач  исследования определила структуру работы, которая состоит из введения, 2 глав, заключения и списка литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ХАРАКТЕРИСТИКА ЭКСПЕРТИЗЫ  ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

 

1.1. Понятие экспертизы  ценности

 

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях  любого вида, находящиеся в федеральной  собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Основные правила работы архивов организаций (2002) являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда  Российской Федерации, отнесенных к  государственной собственности, установлены Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральном архивном агентстве (2004), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций  в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования  документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Архивы организаций, хранящие кинофотофоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются  настоящими Правилами в части  организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».

Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации  могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и  обеспечении работы своих архивов.

Закон РФ «Об архивном деле в РФ» определяет понятие «экспертиза ценности документов», как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

 

1.2. Экспертиза ценности  документов в делопроизводстве

 

При проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с  точки зрения практического, экономического, социально-культурного и другого  значения.

В процессе работы с документом он проходит несколько этапов экспертизы ценности. На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении номенклатуры дел. Второй этап проводится, когда документ вышел из оперативной работы, при его подготовке к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. На третьем этапе, при отборе документов на государственное хранение, производится уточнение ценности документов.

Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность отнесения документов к различным делам.

Задачи экспертизы ценности документов          

Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву. 

Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

• для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет);
• для временного хранения.

Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Критерии экспертизы ценности – это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. В процессе экспертизы ценности документов применяются все  критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.

К критериям происхождения  относятся:

• роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых были созданы документы;
• значимость выполняемых ими функций;
• время и место образования документов.

Критерий происхождения  позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы:

1. Организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность; это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики, и др.
2. Организации местного значения – это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.
3. Организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

К критериям содержания относятся:

• значимость отраженных в документе событий;
• значение информации, содержащейся в документе;
• повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;
• вид документа;
• подлинность документа.

Наиболее полно основную деятельность организации отражают следующие виды документов:

• организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы, и др.), а также планы и отчеты. Это документы постоянного хранения.
• справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например, значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период – от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению, и по многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.

Такой критерий, как повторение и поглощаемость информации, применяется  в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом. Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным отчетом вышестоящей организации, и т.д.

К критериям внешних  особенностей относятся:

• форма фиксирования и передачи содержания;
• удостоверение и оформление документа;
• физическое состояние документа.

Кроме общих критериев  экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии их оценки: значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия и другие.

Документы по личному  составу занимают особое место в  документации каждой организации, обладая своей собственной спецификой. Эти документы, хотя и относятся к специфическим массовым источникам, но в то же время являются ценнейшим историческим источником социально-демографического плана – и такой сектор они занимают в составе Архивного фонда Российской федерации. Эти документы фиксируют жизненный путь любого члена общества, в них человеческие судьбы. Особенно эти документы становятся необходимы, когда заканчивается трудовой период и происходит оформление пенсионных дел.