Экспертиза ценности документов

Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым  большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

 

2.3. Этапы экспертизы ценности  документов

 

Существует 4 этапа экспертизы ценности: определение сроков хранения документов, отбор документов, научно-техническая обработка документов и оформление результатов экспертизы ценности.

При определении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.00. Перечень можно также использовать при формировании дел и при составлении номенклатур дел.

Указанный Перечень включает в себя документы, которые образуются в деятельности организаций всех форм собственности при документировании общих для всех, т. е. однотипных, управленческих функций, в т. ч. вопросов кадрового обеспечения деятельности организации.

Раздел Перечня «Кадровое  обеспечение» содержит документы с  указанием сроков их хранения, касающиеся приема, перемещения, увольнения; установления, подготовки и повышения квалификации, а также награждения работников.

Сроки хранения документов, указанных в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, подлежат их документы к передаче на государственное или муниципальное хранение или нет. Но применяют эти сроки организации по-разному.

Временный срок хранения документов обязателен для всех. Причем занижать срок хранения документов не допускается, а увеличивать его можно. Постоянный же срок хранения применяется теми организациями, чьи документы поступают на хранение в государственные или муниципальные архивы.

Если организация не является источником комплектования соответствующего архивного учреждения, то она хранит документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет, негосударственные - не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения этих документов определяет сама организация в соответствии с действующим законодательством и исходя из необходимости их практического использования в своей деятельности.

Применяя Перечень в процессе работы по определению сроков хранения документов, не следует забывать и о графе «Примечание».

Например, в ст. 336 Перечня, которая содержит «Записки, заменяющие приказы по личному составу», указан срок их хранения - 75 лет, но при этом в графе «Примечание» имеется сноска: «О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет». Это означает, что при проведении полистной экспертизы ценности этих видов документов указанные в примечании документы изымаются из дел и включаются в акт на их уничтожение.

Или же, например, согласно ст. 348 «Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет» Перечня срок хранения этих документов - 15 лет, а в примечании имеется сноска «При отсутствии приказов - 50 лет». Это означает, что если по каким-либо причинам произошла утрата приказов организации, в которых были зафиксированы решения комиссии по данному вопросу, то срок хранения документов этой комиссии, содержащих эти решения, увеличивается до 50 лет.

Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока  хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2005 г., исчисляется с 1 января 2006 г.

Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал).

Отбор документов на дальнейшее хранение и уничтожение проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается определение ценности и значения документов, включенных в дело, только лишь по их заголовкам, указанным в номенклатурах дел или на обложках дел, без просмотра самих дел и изучения содержащейся информации в документах.

При полистном просмотре  дел изымаются копийные, дублетные, черновые документы, а также документы с временными сроками хранения, которые подлежат выделению к уничтожению.

По итогам проведения экспертизы ценности, помимо описей на дела, отобранные для дальнейшего длительного  хранения, составляется акт о выделении  к уничтожению документов, сроки  хранения которых истекли и практическая надобность в которых отпала.

Отбор документов к уничтожению  и составление акта о выделении  их к уничтожению производится только после составления описей дел  постоянного или длительного хранения.

Описи и акт рассматриваются  на заседании экспертной комиссии организации одновременно. В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то согласованные экспертной комиссией организации описи и акты утверждаются руководителем организации только после утверждения и согласования описей на дела постоянного и долговременного хранения по личному составу. Только после этого разрешается проводить уничтожение дел, включенных в акт.

Организации, документы которых  приему в архивные учреждения не подлежат, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае экспертным комиссиям организаций дано право согласовывать описи на дела долговременного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации.

И только после этого отобранные к уничтожению и включенные в  акты документы передаются на уничтожение.

Отобранные к уничтожению  и включенные в акт документы передаются в организации для их утилизации. Передача дел для их уничтожения производится на основании приемо-сдаточной накладной.

Погрузка и вывоз документов для переработки (утилизации) осуществляется под контролем сотрудника архива организации (или ответственного за архив).

В необходимых случаях, например, если документы содержат конфиденциальную информацию, физическое уничтожение (утилизация) документов может происходить в присутствии представителя организации, сдающего документы. При этом составляется акт, в произвольной форме.

Научно-техническая обработка  предусматривает целый комплекс работ по оформлению дела:

Полистный просмотр документов дела;

Формирование дела в соответствии с правилами;

Удаление копий, дубликатов, металлических скреплений, черновиков, ремонт поврежденных документов;

Вложение чистого бланка листа-заверителя в конец дела;

Переплет дела типографским способом или подшивка дела (формата  А 4 – на 4 прокола);

Дела постоянного хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой, верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая (1,5 - 2 см) картонная полоска, через которую прошивается дело. Дела по личному составу можно прошивать насквозь, включая верхнюю и нижнюю части обложки.

Нумерация листов в деле;

В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов дела, все листы, кроме  листа-заверителя нумеруются порядковой нумерацией. Нумеровать необходимо простым  карандашом (употребление цветных чернил запрещается) в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Фотографии, чертежи, диаграммы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на его оборотной стороне. В случае, если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том нумеруется отдельно.

Составление листа-заверителя;

В листе-заверителе оформляется  итоговая запись о количестве пронумерованных  листов в деле цифрами и прописью. Ошибки в нумерации устраняются  несколькими способами: пропущен номер - допускается отметка о пропущенном  номере; не пронумерован лист – допускается употребление литерных номеров (например: 15, 15а, 15б); продублирован номер – допускается зачеркнуть ошибочный номер и рядом поставить правильный.

Лист-заверитель подшивается  в конце дела (в случае, если дело уже прошито или переплетено, лист-заверитель можно наклеить на внутреннюю сторону обложки).

Оформление обложки дела.

Обложка дела при оформлении дела должна соответствовать  установленной  форме:

полное название учреждения – в именительном падеже (в скобках  указывается сокращенное название);

индекс дела – переносится  из номенклатуры дел;

заголовок дела – переносится  из номенклатуры дел и может уточняться;

срок хранения - переносится  из номенклатуры дел;

крайние даты определяются по первому и последнему документам в деле;

номера документов в деле;

номер тома (части), если дело состоит из нескольких томов (частей);

количество листов в деле – переносится с листа-заверителя.

Результаты проведенной  экспертизы ценности документов подлежат оформлению. Включенные в акт документы, уничтожаются централизованно в установленном порядке, под контролем делопроизводителя или специалиста, ответственного за архив.

Управленческая документация не может быть сдана в макулатуру и должна быть обязательно уничтожена. Использование таких документов для хозяйственных нужд запрещается. Возможны различные способы уничтожения документов: сжигание, утилизация, химическая обработка. В акте делается отметка о дате, месте и способе уничтожения документов.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения  и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации в  зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи ЭД постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи.

ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел ЭД).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании Центральной  экспертной комиссии (ЦЭК) либо экспертной комиссии организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 1991 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1995 г.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Архивные учреждения проверяют  правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости  имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной  накладной, в которой указываются  дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем  сотрудника, ответственного за обеспечение  сохранности документов архива.

Оперативное хранение дел  – это хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

Во время оперативного хранения дела могут выдаваться для  временной работы, как сотрудникам  предприятия, так и сторонним  организациям.

Сотрудникам предприятия  дела выдаются по указанию руководителя структурного подразделения, где  находятся на оперативном хранении дела. При выдаче дел сотрудникам с них берется расписка. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок до одного месяца.

На дело, выданное сотрудникам  своего предприятия, заводят карту – заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия - владельца документов. В карте-заместителе в этом случае указывают дополнительно наименование организации, запрашивающей документы, и составляют акт приема-передачи дела.