Экспертиза ценности документов в ведомственной и государственном архиве

В настоящее  время осмыслены и творчески  применяются в экспертизе ценности документов такие теоретические методы, как системный подход, функциональный и информационный анализы наряду с традиционным источниковедческим анализом.

Разработанная советским архивоведением система  критериев применяется и в  настоящее время на всех этапах проведения экспертизы ценности документов. Сложившаяся система пополняется новыми критериями, усложняются взаимосвязи между отдельными критериями.

Достаточно разработанные  вопросы экспертизы ценности документов и в настоящее время продолжают оставаться в поле зрения документоведов и архивистов.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как  правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Среди перспективных  направлений развития экспертизы можно выделить постановку вопросов отбора на государственное хранение документов с повторяющейся информацией, причем уже на стадии делопроизводства, а также вопросов внутривидовой экспертизы ценности документов.

Современный этап развития экспертизы ценности документов характеризуется, во-первых, совершенствованием теоретико-методологической базы экспертизы ценности в целом, во-вторых, повышением интереса к экспертизе в делопроизводстве.

В настоящее  время существует отработанная система  проведения работ по экспертизе ценности документов. Нехватка квалифицированных специалистов осложняет работу на многих предприятиях. Поэтому специалисты в области документоведения, должны не только знать, как проводится экспертиза ценности документов, каковы этапы ее проведения, как и чем, регламентируется работа экспертных комиссий, их состав и основные задачи, но и уметь применять эти знания на практике.

Объектом  исследования в настоящей работе является документ, архивный документ, документ АФ РФ, документ по личному составу.

Предметом исследования является история развития экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении.

Цель  дипломной работы состоит в том, чтобы проанализировать и изучить историю складывания основных методик экспертизы ценности документов, а также их применение в настоящее время в документоведении и архивоведении.

Для достижения поставленной цели необходимо решать следующие задачи:

1. изучить организационные формы проведения экспертизы ценности документов с привлечением законодательной и нормативной базы РФ;
2. проанализировать группы критериев по экспертизе ценности документов (1960-2007 гг.);
3. проанализировать типовые и ведомственные (на примере конкретной организации) перечни.

Методологическую  основу исследования составляют общенаучные методы познания: историко-правовой, источниковедческий метод, метод системного анализа.

При подготовке дипломной работы был проанализирован  широкий круг источников и литературы.

Источниковую  базу исследования составили законодательные  акты и нормативно-методические документы по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Прежде всего, это Конституция Российской Федерации (1993 г), которая является главным  документом государства и имеет  наивысшую юридическую силу на всей территории Российской Федерации. В Конституции РФ указываются виды законодательных актов, принимаемых в государстве - Конституция; «федеральные конституционные законы и федеральные законы, имеющие прямое действие на всей территории Российской Федерации». Конституция называет также виды актов, принимаемых Советом Федерации, Государственной Думой, Президентом и Правительством РФ2 - постановления, указы, распоряжения и др. Все эти и многие другие документы, издаваемые согласно конституции, имеют государственное значение и требуют тщательной экспертизы ценности для дальнейшего пользования и последующего хранения.

Гражданский кодекс Российской Федерации (1994 г.) определяет правовой статус участников гражданского оборота, основания возникновения  и порядок осуществления права  собственности и других вещных прав, исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности (интеллектуальной собственности), регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные в обязательном порядке оформляются документами, которые также подвергаются оценке и отбору на последующее хранение.

Федеральный закон  «Об архивном деле в Российской Федерации», регулирует правоотношения в сфере  организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, государства и общества., под документом Архивного фонда РФ понимается архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. Архивные документы подлежат хранению в течении сроков, установленных федеральным законодательством, иными нормативными правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, утвержденных уполномоченными органами государственной власти. Ряд архивных документов у организаций источников комплектования по истечении сроков хранения подлежит экспертизе на предмет их ценности экспертно-проверочными комиссиями.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - законодательный акт, устанавливающий правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, поиска, хранения и распределения информации.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, могут быть использованы во всех видах документации.

Содержательную  основу стандарта составляют три  раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт распространяется на организационно распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (далее УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (класс 0200000). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Государственная система документационного обеспечения  управления (далее ГСДОУ). Это нормативно-методический документ, представляющий собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации.

По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, учета и использования архивных документов, обеспечения их сохранности, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение, порядком организации работы архива, в работе были использованы основные правила работы архивов разных уровней.

«Основные правила  работы государственных архивов  СССР» (1984 г.) раскрывали вопросы определения источников комплектования государственных архивов, порядка составления и утверждения списков источников комплектования государственных архивов; указывали критерии экспертизы ценности документов, а также организацию и методику ее проведения.

«Основные правила  работы ведомственных архивов» (1986 г.) определили организацию экспертизы ценности документов в ведомственных архивах, функции экспертных комиссий, порядок проведения экспертизы ценности в организациях.

«Основные правила  работы архивов организаций» (2002 г.) нормативно методический документ, определяющим их деятельность. Правила основывались на правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезировали опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

«Правила организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов в государственных  и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (2007 г.)

Основным нормативным  актом архивного законодательства, определяющим перечень и сроки хранения конкретных документов, является «Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» и ст. 17 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Перечнем необходимо руководствоваться, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций, либо конкретных групп документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

Примерное положение  о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия4. Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия.

При написании  данной дипломной работы была исследована  литература по документоведению, архивоведению  и экспертизе ценности документов.

В книге Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу.

В учебнике Алексеевой Е.В., Афанасьевой  Л.П., Буровой Е.М. «Архивоведение»  рассматриваются проблемы становления  и функционирования архивной сферы, ее правовое регулирование. Детально освещаются организационно-методические вопросы классификации, комплектования, экспертизы ценности, научно-справочного аппарата и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

В учебнике Быковой Т.А. «Делопроизводство» рассматриваются вопросы организации службы делопроизводства и технология работы с документами. Подробно описана экспертиза ценности, хранение документов и подготовка к сдаче в архив.

В процессе подготовки дипломной  работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Отечественные архивы» по теме исследования.

Этапу составления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов на архивное хранение посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой, Е.М.Буровой, Г.А. Осичкиной «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов» и «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов»; Жуковой М.П. «Экспертиза ценности документов и комплектование архивов (вчера, сегодня, завтра)». О том, как провести экспертизу ценности документов, мы узнали из статей Кузнецовой Т.В. «Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения»; Банасюкевича В.Д. «Экспертиза ценности документов». Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы.

Дипломная работа структурирована в соответствии с задачами исследования и состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, списка сокращений и приложений.

Во введении формулируются  цели и задачи исследования.

В первой главе, - «История экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении» - исследовано назначение экспертизы ценности документов, становление и развитие критериев экспертизы ценности документов с середины XX до начала XXI века.

Вторая глава, - «Организация экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении (середина XX начала XXI века)», посвящена исследованию законодательной и нормативно-методической базе экспертизы ценности документов в делопроизводстве в указанный промежуток времени. Здесь же проанализирована история развития перечней и представленные мной в качестве примера, ведомственные перечни, а так же организация проведение экспертизы ценности документов, порядок ее проведения и оформления.