Экспертиза ценности документов в ведомственной и государственном архиве

Фонды личного  происхождения хранятся в федеральных  и местных госархивах, в архивах учреждений Академии наук и в ряде других ведомственных архивов. Архивные учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и других лиц, чьи документы могут помочь изучению истории родного края. Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп. Главные из них: личные документы, документы, созданные фондообразователем (научные, творческие и др.), переписка (деловая и личная), могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции). Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.

2. Значимость  содержания документов (критерий  содержания). Этот критерий применяется  во всех случаях. В общем  массиве документов создаются документы, отражающие основную деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждений.

К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относятся: уставы, положения, штатные расписания, приказы, перспективные и годовые планы, годовые и сводные отчеты по отраслям, доклады, обзоры, протоколы совещаний, заседаний, собраний, некоторая часть директивных указаний вышестоящего органа и переписка с ним по выполнению стоящих перед учреждением задач, указания, направляемые подчиненным организациям, материалы по проверкам выполнения постановлений правительства, приказов министра и другие материалы по контролю, часть материалов по изобретательству и рационализации, некоторые материалы по технике безопасности и ряд других.

Документы, относящиеся  ко второй группе, как правило, численно превосходят первую. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение {например, значительная часть  документов по личному составу), но подавляющее большинство документов теряют свое оперативное и справочное значение через один — пять лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, табуляграммы, переписка по снабжению, текущему ремонту и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность учреждения.

3. Время и  место образования документов. Эти  два критерия, как правило, взаимосвязаны.  Они также являются основными  критериям экспертизы. В истории  нашей страны были периоды,  насыщенные событиями особой  важности, сыгравшими огромную роль в жизни общества и государства. Советское архивоведение к таким периодам относит: периоды Отечественной войны 1812 г., первой русской революции 1905 — 1907 гг., февральской буржуазно-демократической революции 1917 г., Великой Октябрьской социалистической революции, гражданской войны и иностранной интервенции, коллективизации сельского хозяйства и социалистической реконструкции народного хозяйства, Великой Отечественной войны 1941 — 1945 гг.

Необходимо было сохранить комплексы документов, полно и всесторонне освещающие эти периоды. Задача эта нелегкая, так как в периоды гражданской и Великой Отечественной войн создавалось меньше документов, характерных для мирного времени; во время войн и революций создавалась новая специфическая документация; в эти периоды были утеряны и погибли массы документов. Поэтому при отборе документов на государственное хранение архивисты проявляли максимум внимания и осторожности, принимая в ряде случаев в государственные архивы второстепенную документацию не только для возмещения утраченных основных документов, но и для освещения отдельных событий.

Критерий времени  применяется не только к документам прошлого. В деятельности каждого  учреждения, организации, предприятия  есть периоды, имеющие особое значение. Это периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнения особых заданий. Документы за этот период также требуют особого внимания при экспертизе ценности, и на государственное хранение отбирается большее количество документов, чем в обычные годы.

Критерий места  происхождения документов тесно  связан с критерием времени: при  оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания. Например, документы  хозяйственного характера, созданные  в период Великой Отечественной войны в прифронтовых городах и населенных пунктах, могут представлять значительный интерес. Большую ценность имеют все документы, созданные на временно оккупированной территории страны, в партизанских отрядах.

Критерий места  применяется и в тех случаях, когда значительные события происходят на территории какой-то области, края, республики. Так, строительство гидроэлектростанций, крупных промышленных комплексов, подготовка к эксплуатации новых месторождений полезных ископаемых и строительство городов и т.п. меняют экономическую, а иногда и административную структуру данного района, области. Возникают новые организации, рождаются новые комплексы документов, которые представляют особый интерес в связи со значимостью данного события.

4. Подлинность  и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам (приказы, протоколы, планы и др.). Однако ряд категорий документов имеется в учреждениях только в копиях, в том числе такие важные, как отчеты, докладные записки, различные справки по вопросам деятельности учреждения, подлинники которых направляются оформленными и подписанными в вышестоящие инстанции, органам ЦСУ и др.

Согласно ЕГСД копии писем, отправленных учреждением, должны быть заверены, иметь номер  и дату. Это правило существует давно и в большинстве учреждений выполняется. Но остающиеся экземпляры отчетов полностью оформляются далеко не всегда. Во многих случаях это третьи экземпляры, иногда с неисправленными ошибками, опечатками, с неполным набором приложений. Нередко встречаются отчеты, неподписанные и недатированные, а если оказываются две редакции неоформленного отчета, то решить, какая из них окончательная, бывает трудно.

Работникам делопроизводства необходимо строго соблюдать требования своевременного оформления копий отправляемых документов, в первую очередь документов постоянного срока хранения. Это необходимо для будущего использования документов, так как и в публикациях, и в ссылках на основание при выдаче справок отметка "незаверенная копия" снижает ценность источника.

5. Юридическая  сила документа. Этот критерий  примыкает к предыдущему, поскольку  юридическую силу имеют главным  образом правильно оформленные  подлинники. Имеются, правда, некоторые  категории документов, у которых  юридической силой обладают и  вторые, и третьи экземпляры (например, разного рода договоры, акты), и даже копии (удостоверения об образовании, акты гражданского состояния), и выписки (например, из приказов, решений), но при условии наличия всех реквизитов документа. Поэтому важно в процессе делопроизводства правильно оформлять документы, особенно постоянного хранения.

6. Дублетность  документов. Этот критерий играет  большую роль при отборе документов  на государственное хранение  в связи с широким распространением  дублетных документов во всех  учреждениях, организациях и на предприятиях. Дублетный документ — это один из экземпляров документа, размноженного с оригинала. Цель такого размножения — рассылка учреждениям или структурным подразделениям документа для повышения оперативности работы либо для информации.

Размноженные  документы бывают машинописные, в  виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные с помощью  другой множительной аппаратуры и даже изготовленные типографским способом (преимущественно для рассылки подведомственным учреждениям). В последние годы в связи с широким распространением в учреждениях множительной техники практикуется размножение многих получаемых документов, исполнение которых поручается нескольким структурным подразделениям или сотрудникам. Это облегчает работу исполнителей.

Если при отборе на государственное хранение преимущество отдается подлинникам или заменяющим их копиям, то для повседневной работы в канцелярии и в архиве учреждения целесообразно использовать дублеты. Речь идет главным образом о документах, которыми постоянно пользуются: планы, отчеты, приказы, особенно по личному составу. Для того чтобы сохранить основные экземпляры этих документов в хорошем состоянии, следует иметь дублеты, которые можно будет уничтожить за минованием надобности.

Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы, предусматривает в ряде случаев прием отчетов в составе фонда учреждения-автора и в составе фонда вышестоящего учреждения с дальнейшей экспертизой в стенах госархива. Если материалы этих учреждений передают в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в РГАЭ, а подведомственного — в областном архиве), то такая дублетность в масштабе АФ в настоящее время представляется целесообразной.

7. Поглощенность  содержания. Этот критерий применяется особенно широко при экспертизе текущей плановой и отчетной документации: содержание месячных отчетов поглощается квартальными отчетами, содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом; содержание оперативных сводок поглощается за большой отрезок времени; планы квартальные и месячные составляются на основе годового и практически поглощены им.

Поглощение содержания происходит и по другой линии: отчеты структурных подразделений поглощаются  отчетом учреждения, отчеты подведомственных организаций частично поглощаются сводным отчетом по отрасли {или по учреждениям одной отрасли в масштабе района, области).

На государственное  хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных, что легко сделать в рамках одного учреждения. Значительно сложнее это выполнить при решении вопроса о хранении отчетов подведомственных организаций, так как поглощение происходит не полное.

8. Физическое  состояние документа. Этот критерий  — вспомогательный и применяется  в отдельных случаях. Один из случаев применения этого критерия — наличие сильно поврежденных документов, например, были залиты водой и слиплись, повреждены плесенью так, что часть текста почти или совсем нечитабельна. В этих случаях, как правило, устанавливается, относятся ли эти документы к основным в конкретном учреждении или к вспомогательным. Те дела и документы, утрата которых обеднит комплексы документов за определенный период, не даст возможности в будущем историкам всесторонне изучать какую-то серьезную проблему, передаются на реставрацию. Те же документы, которые хоть и содержат полезную информацию, но не являются основными, могут быть выделены для уничтожения согласно критерию физического состояния.

Перечень документов, подлежащих приему в государственные  архивы СССР. М.: Главархив СССР, 1975.

Техника реставрации  развивается, документы, казавшиеся безнадежно испорченными в 30-х годах, теперь восстанавливаются. Уже в начале 50-х годов в  Центральной научно-исследовательской  лаборатории Главархива СССР фотографировали  в инфракрасных лучах архивные документы с полностью выцветшим текстом, и на фотографии текст был ясно виден. Можно предположить, что документы, не читаемые сегодня, могут быть прочтены в будущем.

Другой случай применения этого критерия: сильно испорчен важный документ (годовой отчет или обзор деятельности, протоколы и т.п.), а кроме того, имеются второй и третий экземпляры. В этом случае не уничтожают официально оформленный подлинник, а к нему присоединяют копию, которой пользуются при необходимости.

Существует еще  ряд критериев. Например, языковые или художественные особенности документа (документ отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения и принадлежности), степень сохранности фонда и некоторые другие, но рассматривать их здесь нет необходимости, так как к документам функционирующего учреждения они, как правило, не применяются.

Разработка критериев  ведется давно, вырабатывались они  постепенно, менялось понимание сущности некоторых критериев, менялись формулировки и представления о ценности наиболее важных критериев. Процесс этот продолжается, возможно, появятся новые критерии, а ныне существующие будут переосмыслены. 

4. Система  экспертных органов

Экспертная служба представляет собой систему экспертных комиссий (ЭК) и экспертно-проверочных  комиссий (ЭПК), на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов. ЭК и ЭПК — постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.

Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах.

В министерствах  и центральных учреждениях ведомств Российской Федерации организуются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Экспертно-проверочные  комиссии (ЭПК) функционируют при  архивных управлениях — отделах  автономных республик, краев, областей, а также в федеральных государственных  архивах, комплектующихся современными документами. При других госархивах и центрах документации действуют экспертно-методические комиссии (ЭМК).

При Росархиве  действует Центральная экспертно-проверочная  комиссия (ЦЭПК).

Таким образом, система экспертной службы состоит  из следующих звеньев: 1) архивные учреждения (ЦЭПК — ЭПК — ЭМК); 2) прочие учреждения и организации <ЦЭК — ЭК).

В 1977 г. Главархив  СССР разработал и опубликовал типовые  положения о постоянно действующей  центральной экспертной комиссии {ЦЭК) министерства (ведомства) и о постоянно  действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, эти положения действуют и сейчас. В них указаны правовые положения и функции комиссий, а также порядок их работы и взаимоотношения с ЦЭПК — ЭПК. Основное назначение этих комиссий — проведение практической и методической работы по экспертизе ценности документов и осуществление руководства и координации деятельности ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций.