Автор работы: Пользователь скрыл имя, 26 Марта 2013 в 10:10, курсовая работа
Актуальность изучения данной темы обусловлена тем, что документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, орга¬низаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе, учёбе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всём протяжении жизни человека.
Введение 2
1. Задачи, функции и виды ведомственных архивов 3
1.1. Основные понятия 3
1.2. Виды ведомственных архивов 3
1.3. Главные задачи ведомственного архива 5
1.4. Основные функции ведомственного архива 5
1.5. Нормативно-методическая основа проведения экспертизы ценности документов 6
1.6. Организация проведения экспертизы ценности документов 8
1.7. Порядок проведения экспертизы ценности документов 10
1.8. Проведение экспертизы ценности документов в ведомственном архиве 12
1.9. Оформление результатов экспертизы ценности документов 13
Заключение 14
Список использованных источников и литературы: 16
ЦЭК назначается
приказом по министерству (ведомству)
из числа квалифицированных
ЭК назначается приказом руководителя учреждения, организации, предприятия, а возглавляется руководителем структурного подразделения. В состав комиссии включаются квалифицированные специалисты основного профиля деятельности учреждения (не менее трех — пяти человек). Обычно членом ЭК бывает также экономист или работник бухгалтерии, так как учетно-финансовая документация составляет значительный процент в общей массе дел. Согласно типовому положению в состав ЭК входят работник делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения (если нет штатной единицы заведующего архивом, то ответственное за архив лицо). Обязательное включение в состав ЭК этих лиц объясняется тем, что они в силу своих служебных обязанностей должны знать всю документацию в совокупности. Кроме того, непосредственная работа по составлению номенклатур, отбору дел на государственное хранение, и т.п. проводится ими или под их руководством. В состав ЭК ведущих организаций ведомства входит представитель архивного учреждения: это одна из форм контроля и методической помощи. Для консультаций могут привлекаться специалисты из других организаций.
В каждом учреждении
целесообразно иметь
Большинство функций ЦЭК и ЭК, связанных с практической работой, совпадают.
1. ЭК и ЦЭК
рассматривают и одобряют
2. ЭК и ЦЭК
рассматривают график передачи
документов из структурных
3. ЭК ежегодно
совместно с работниками
Члены ЭК проверяют в структурных подразделениях правильность выполнения работы по экспертизе ценности, просматривая описи дел постоянного и временного хранения, акты о выделении дел для уничтожения, сами дела, подобранные по категориям. При просмотре дел выясняется, насколько правильно они сформированы (чтобы в деле, подлежащем передаче на государственное хранение, не оказалось ненужных бумаг, а в делах, выделенных для уничтожения, — ценных документов). Особое внимание обращается на дела с отметкой ЭПК, так как надо установить по каждому делу, представляет ли оно политическую, научную, народнохозяйственную или культурную ценность, надо ли его отобрать для постоянного хранения или оно имеет только справочное значение и для него достаточно того срока, который стоит перед отметкой ЭПК.
ЦЭК осуществляет контроль за отбором дел в структурных подразделениях и подведомственных организациях.
4. ЭК рассматривает описи, составленные в учреждении: годовые разделы описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, описи дел по личному составу постоянного хранения, дел временного хранения (свыше 10 лет), дел по личному составу долговременного хранения. После одобрения описей дел постоянного хранения ЭК выносит решение о представлении их для утверждения ЭПК архивного учреждения. В ряде учреждений работу по подготовке дел для передачи в госархив выполняют сотрудники хозрасчетных групп госархивов. Порядок утверждения всех составленных ими документов тот же. ЦЭК проводит такую же работу по центральному аппарату.
ЭК и ЦЭК утверждают описи дел долговременного хранения по учреждению и подведомственным организациям, не сдающим документы в госархивы.
5. ЭК и ЦЭК рассматривают и одобряют акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения, находящихся в архиве учреждения и в структурных подразделениях, в том числе с отметкой ЭПК (последние согласовываются с архивными учреждениями), рассматривают также акты подчиненных организаций и предприятий, не состоящих на учете в архивных учреждениях.
6. ЭК и ЦЭК
рассматривают акты о
7. ЭК и ЦЭК
рассматривают вопросы приема
на ведомственное хранение
8. ЭК и ЦЭК
ведут исследование ценности
различных групп документов. Они
рассматривают предложения об
изменении сроков хранения
9. ЭК и ЦЭК
рассматривают перечни и описи
особо ценных дел и
10. ЭК и ЦЭК рассматривают предложения о замене подлинников отдельных категорий документов микрофильмами и представляют предложения ЭПК.
11. ЭК и ЦЭК
осуществляют методическое
12. ЭК и ЦЭК
оказывают методическую и
Деятельность ЭК и ЦЭК оформляется протоколами (решениями), утверждаемыми руководителем учреждения. По ряду вопросов, как говорилось выше, решения ЦЭК (ЭК) утверждаются или согласовываются с ЭПК учреждения государственной архивной службы. К ним относятся: решения об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу; акты о выделении к уничтожению дел с отметкой ЭПК, акты о неисправимом повреждении и об утере дел постоянного хранения, методические пособия по экспертизе ценности и обработке дел; сводная номенклатура дел учреждения; проекты типовых и примерных номенклатур для структурных подразделений и подведомственных учреждений; предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов или утвержденными ранее типовыми и примерными номенклатурами дел; предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел; перечни и описи особо ценных документов и дел; предложения о замене подлинников документов микрофильмами.
Экземпляр текста решения, принятого по каждому из этих вопросов, визируется руководителем организации и направляется в ЭПК архивного учреждения. После его утверждения ЭПК решение утверждается руководителем организации.
ЦЭК как орган центрального учреждения отрасли имеет специфические функции;
1. Методическая
работа в области экспертизы
является одной из важнейших
функций ЦЭК. Она
2. ЦЭК рассматривает
проекты следующих документов: рекомендаций
по организационным и
3. ЦЭК по согласованию
с архивным учреждением может
вынести решение о
Таким образом, ЦЭК ведомства выполняет и функции, присущие ЭК учреждений, и функции, присущие только центральному экспертному органу ведомства.
Экспертно-методические комиссии государственных архивов с постоянным составом документов ведут работу по нескольким направлениям.
1. Экспертиза
ценности документов внутри
2. Рассмотрение
разработанных в архиве
3. Работа по
комплектованию госархива (
Решения ЭМК утверждаются руководством архива, но по ряду вопросов требуют утверждения и ЭПК.
В федеральных
государственных архивах и
Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) органов управления архивным делом и российских государственных архивов занимаются широким кругом вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими госархивов (в пределах своей компетенции). Для всестороннего и квалифицированного обсуждения часто весьма сложных вопросов в состав комиссии включают представителей разных профессий: юристов, экономистов, представителей научных и культурных учреждений и др.
В функции ЭПК входит рассмотрение:
списков учреждений, организаций и предприятий, документов, которые подлежат или не подлежат приему на государственное хранение;
перечней документов, подлежащих приему в государственные архивы;
проектов типовых и примерных номенклатур дел для учреждений, согласование конкретных номенклатур дел;
предложении об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и установление сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами (с последующим внесением предложений в ЦЭПК);
описей дел постоянного хранения и по личному составу, представляемых учреждениями;
вопроса о комплектовании госархива документами личного происхождения;
методических пособий по вопросам экспертизы ценности и обработки документов.
ЭПК проводит согласование актов о выделении к уничтожению дел с отметкой ЭПК, об утере дел, о неисправимых повреждениях дел; заслушивание ЭК учреждений и оказание им помощи, организацию обмена опытом ЭК учреждений и обобщение этого опыта.
В функции ЭПК архивных органов входит также вынесение рекомендаций по методическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектованию госархивов; утверждение переработанных описей особо ценных дел, а также актов о выделении документов для уничтожения, составленных в государственных архивах, рассмотрение подготовленных госархивами перечней особо ценных дел и документов и др. •
Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК) является высшей инстанцией по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК Росархива рассматривает эти вопросы на общефедеральном уровне.
ЦЭПК Росархива разрабатывает принципы комплектования АФ РФ и решает вопросы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общероссийского значения;
разрабатывает принципы экспертизы научной и практической ценности документов АФ РФ и определяет категории учреждений, организаций и предприятий, от которых производится прием документов в госархивы;
разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственные перечни документов со сроками хранения;
определяет категории особо ценных и уникальных дел по предложениям федеральных министерств и ведомств, а также РГА;
определяет состав документов, подлежащих хранению в государственных архивах и архивах министерств и ведомств;
Информация о работе Экспертиза ценности документов в ведомственной и государственном архиве