История Государственного архива Калининградской области

- запрос социально-правового характера – запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.¹²

Возможные варианты ответов архива:

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации.

Если документы имеются  в распоряжении архива, в результате проведённых работ архив направляет пользователям информационные письма, тематические перечни и подборки копий документов, архивные справки и выписки. К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма, подписанные руководством архива. Вид информационного документа, подготовляемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

Архивная справка– официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Изложение текста в справке даётся в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Наименование организации, где работал или учился гражданин, в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официальных сокращений. Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках (»Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Сведения о работе, учёбе в нескольких организациях или учебных заведениях включаются в одну справку. В случаях, если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. В примечаниях по тексту архивной справки, выписки или машинописной копии документа оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа места текста оригинала (»Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки  не допускаются комментарии, собственные  выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка. В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для её составления (номера фондов, описей, дел и листов документов), вид научно-справочного аппарата. Возможно включение поисковых данных документа в текст справки после изложения каждого факта или события.

В справке, предназначенной  для направления за границу, поисковые  данные документов не указываются. В  случае необходимости дополнительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива.Все листы справки должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива.

Архивная справка, предназначенная  для использования на территории России, подписывается руководством архива, исполнителем и заверяется печатью архива. Архивная справка, предназначенная для направления за границу, подписывается руководством архива и заверяется печатью с изображением государственного герба России.К архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с  которой не требуется консульская  легализация официальных документов, заверяются проставлением специального штампа – «апостиля». На справках, составленных архивом, апостиль проставляется руководством вышестоящего органа управления архивным делом.

Архив выдаёт архивные справки, архивные выписки и архивные копии  под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.Получатель архивной справки расписывается на копии справки, архивной выписки или на обороте сопроводительного письма к копии документа, указывая дату их получения.Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка или архивная копия, предназначенная для направления за границу, выдаётся при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины.

Архивная копия– официальный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных.При изготовлении ксеро- и фотокопий архивных документов бланк архива не используется.На обороте каждого листа копии документов проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива и подписью исполнителя. Копии документов, предназначенные для направления за границу, заверяются печатью с изображением государственного герба России и подписью руководства архива.

Не производится копирование  документов, находящихся в плохом физическом состоянии, а также в  случаях, когда при копировании  может быть нанесён ущерб их физической сохранности. Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов и дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае. Копирование документов ограниченного доступа производится в порядке, предусмотренном соответствующими законодательными актами и нормативными документами.

При копировании документов негосударственной части Архивного  фонда РФ, а также документов личных фондов учитываются ограничения, установленные  фондообразователями или их правопреемниками (наследниками) при передаче документов в архив на постоянное или депозитарное хранение.

Копирование документов, составляющих объекты авторского права, осуществляется с учётом норм Закона РФ «Об авторском праве и смежных  правах».

Объёмы копирования  документов, неопубликованных описей, каталогов, других архивных справочников, а также баз и банков данных по заказам пользователей устанавливаются  руководством архива в каждом конкретном случае.На копиях, изготовленных по заказам пользователей, архивом указываются поисковые данные документов. Копии документов выдаются заказчикам или их доверенным лицам, и могут быть высланы по указанным адресам. Вывоз копий документов на различных носителях за пределы России осуществляется в порядке, установленном Министерством культуры РФ.

Архивная выписка– официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящийся к определённому факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причём связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие  оговорки о частях текста оригинала  документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения документа и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, могут оговариваться словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». При необходимости указываются внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др. После текста архивной выписки указываются поисковые данные.Идентичность выданных по запросам архивных выписок и машинописных копий документов удостоверяется подписью исполнителя и печатью архива.

Информационное  письмо– письмо, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определённой проблеме, теме.

Тематический  перечень документов– систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учёта по определённой теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных.

Тематическая  подборка копий документов– систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определённой теме (вопросу). Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.Подлинные личные документы могут изыматься из дел и выдаваться их владельцам, родственникам или доверенным лицам по их письменным заявлениям с разрешения руководства архива.Выдача подлинных документов об актах гражданского состояния (рождения, смерти, регистрации брака и др.) проводится по согласованию с органами ЗАГС.Реабилитированные лица, проходившие в качестве обвиняемых (подсудимых, осуждённых) или их родственники, а также лица, в отношении которых осуществлялись фильтрационно-проверочные мероприятия, или их родственники имеют право на получение подлинников сохранившихся в делах документов творческого характера, в том числе рукописей, фотографий, писем и других личных документов.С изымаемых документов, дел, как правило, делаются копии и приобщаются к делам, фондам. Изъятие подлинных личных документов, а также их замена на копии отражается в листах-заверителях дел, в описях.Выдача подлинных личных документов оформляется распиской заявителя, актом об изъятии из дел подлинных документов, которые вместе с документами, на основании которых произведены изъятия, включаются в дело фонда. Изменения объёма фондов при выдаче подлинных дел без замены их копиями учитываются в установленном порядке. Не подлежат изъятию из архивных дел находящиеся в них паспорта, военные билеты, служебные удостоверения.Подлинные личные документы могут быть высланы гражданам ценными письмами.¹³

3. Отчет о  проделанной работе

Я, Таджудин Абдулхамид, проходил практику в Государственном архиве Калининградской области. В отделе автоматизированных архивных технологий, микрофильмирования и реставрации документов, возглавляел Начальником отдела Шевченко Александр Петрович Алексом. Внедрение системы мер по обеспечению информационной безопасности  архива; создание  Государственного страхового фонда и фонда пользования копий документов; перевод документов на электронные носители; внедрение и эксплуатация программного обеспечения ; организация работы по сбору информации и пополнение разделов веб-сайта  архива; проведение и осуществление съёмки и технического оснащения конференций, совещаний, семинаров и других мероприятий, проводимых  архивом.

 Сотрудники отдела  проводят мероприятия  по улучшению физического состояния основы и восстановлению текста документов: реставрация, подшивка и переплет архивных документов и печатных изданий, восстановление угасающих и слабоконтрастных текстов. Создают электронные копии фонда пользования на  особо ценные документы, электронные копии описей дел. Проводят работы по оцифрованию фото-и  видеодокументов и документов на бумажной основе.

 В ходе практики решались следующие задачи:

- обучающие: познакомиться с основами архивоведения, закрепить и углубить эти знания при работе с архивными документами; сформировать практические навыки работы с архивными источниками; обучиться приемам и средствам использования архивных документов;

• развивающие: развить навыки исследовательской работы;
• воспитательные: воспитать информационную культуру.
• установка новых узлов сети в архивном фонде
• Установка операционной системы в компьютерных системах
• Устранение восстановление неисправностей системы;
• сканирование документов в базу электронного архива

Практика включала два  этапа:

- теоретический этап: изучение теоретических основ и истории становления архивного дела, современного состояния архивного дела Калининградской области, особенностей работы в читальных залах государственных архивов;

Список использованных источников и литературы

1. www.kursk.rusarchives.ru.
2. Автократов, В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения / сост., вступ. ст. Хорхордина Т.И. – М.: РГГУ, 2001.
3. Алексеева, Е.В. и др. Архивоведение / Е.В. Алексеева. – М.: ПрофОбрИздат, 2004.
4. Алексеева, Е.В. Организация документов и дел в пределах архивного фонда (фондирование) / Е.В. Алексеева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – № 9.
5. Алексеева, Е.В., Афанасьева, Л.П., Бурова, Е.М., Осичкина, Г.А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина// Секретарское дело. – 2000. – №3.
6. Басакина,Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности / Н.В. Басакина// Секретарское дело. – 2000. – №3.
7. Бобылёва, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательство МЭИ, 2006.
8. Козлов, В.П. Российское архивное дело. Архивно-источниковедческие исследования / В.П. Козлов. – М.: ТЕРМИКА, 2004.
9. Ларин, М.В. О государственной политике в сфере документационного обеспечения управления / М.В. Ларин // Делопроизводство. – 2005. –  № 1.
10. Новиков, Е.А. Комментарий к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // ИПО ГАРАНТ, 2007.
11. Устав областного казенного учреждения «Государственный архив Калининградской области». – Курск, 2011 г. // www.adm.rkursk.ru.
12. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г., 8 мая, 27 июля 2010 г.) // ИПО ГАРАНТ.