История Государственного архива Калининградской области

Архивный фонд РФ– исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Архив– учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Архивы можно подразделяются на:государственные, муниципальные, частные.

Государственный архив. В состав государственного архива входят: федеральный государственный архив, государственный архив субъекта РФ, сеть центральных государственных архивов, центров хранения документации республик и их филиалов, государственных архивов, центров хранения документации краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов и их филиалов утверждается в соответствии с законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

Муниципальный архив. Муниципальный архив можно характеризовать как структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное) осуществляется Архивным фондом Российской Федерации.

Временное хранение архивных документов– хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Временное хранение документов Архивного фонда РФ– хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном ст. 21Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ– хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда РФ федеральными органами исполнительной власти и организациями, в том числе государственными академиями наук, за исключением Российской академии наук, на условиях, определяемых договором между собственником документов и Росархивом, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

Экспертиза ценности документов– это изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Упорядочение и отбор документов на государственное хранение– это комплекс работ, направленных на качественную подготовку документов к передаче на государственное хранение, включающих в себя проведение экспертизы ценности документов и формирование дел, оформление дел и составление научно-справочного аппарата к ним, выделение дел к уничтожению.

Владельцем  архивных документов может быть: государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое лицо.

Пользователь архивными документами. Государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации являются пользователями архивных документов.

Документы Архивного  фонда РФ, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение. Архив организации  передает на постоянное хранение документы  в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация – фондообразователь является источником комплектования. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Предельные сроки временного хранения архивных документов в архиве:

- архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства – 5 лет;

- записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, похозяйственные книги – 75 лет;

- архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности, – 10 лет;

- проектная документация по капитальному строительству – 25 лет.³

Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и архива. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с архивом передача документов осуществляется один раз в пять лет. Документы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения описям дел.

Архив принимает меры по розыску  документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Комплектование архива организации  – это систематическое пополнение архива документами структурных  подразделений организации, а также  других организаций, являющихся источниками  комплектования архива. Комплектование архива включает: определение источников комплектования архива, определение состава документов, подлежащих приему в архив, организация передачи документов в архив.

Основными источниками  комплектования архива организации являются:структурные подразделения организации, подведомственные организации.

Оформление дел проводится работниками  службы документационного обеспечения  управления архива, в обязанности  которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи  не составлять. Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти  документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. В  конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все  листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.⁴

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается  его составителем. Все последующие  изменения в составе и состоянии  дела (повреждения, замена подлинных  документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу составляется и оформляется  по установленной форме (приложение 2), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного  хранения предусматривается место  для наименования государственного архива, в который дела организации  будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

Заголовок дела на обложке дел переносится  из номенклатуры дел организации, согласованной  с экспертно-проверочной комиссией  соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются  арабскими цифрами крайние даты дела – год(ы) заведения и окончания  дела. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых  выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных вдело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется:"Хранить постоянно").⁵

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.