Информационное обеспечение руководителя

Информационное обеспечение  функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:

• сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками;
• доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;
• документационное оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений;
• доведение данных решений до исполнителей;
• предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство.

Глава II. Анализ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

 

2.1 Характеристика объекта исследования

 

Старейший из семи районов Челябинска - Ленинский - раскинулся на территории в 75 квадратных километров и является родным домом для 190 тысяч горожан. Второй по численности и третий по размеру район, продолжая славные традиции прошлого, остается базой развития важнейших сфер российской экономики: машиностроения, черной металлургии, энергетики, производства стройматериалов, деревообрабатывающей и пищевой промышленности. Его экономический потенциал составляют 14 промышленных гигантов. Название "Ленинский" было дано району в 1935 году, и тогда не было выше награды.

Администрация Ленинского района г. Челябинска представляет на территории района интересы Администрации города в отношениях с организациями, независимо от их организационно-правовой формы, гражданами.

Координирует на территории района деятельность уполномоченных органов по:

- спасению, охране жизни граждан,  защите их здоровья и прав;  

- сохранению материальных ценностей; 

- поддержанию порядка в случае  стихийных бедствий, экологических  катастроф, эпидемий, пожаров, массовых нарушений общественного порядка;

- защите населения и территории  района от чрезвычайных ситуаций  природного и техногенного характера; 

- предупреждению, выявлению и пресечению  террористической деятельности;

- охране общественного порядка; 

- профилактике правонарушений;

- мобилизационной подготовке;

- подготовке объектов жилищно-коммунальной  сферы в зимних условиях;

- исполнению законодательства  о воинской обязанности, социальной  защите населения, об образовании,  об оказании медицинской помощи  населению, охране окружающей среды, о заключении актов гражданского состояния;

- проводит юридическую экспертизу  гражданско-правовых договоров,  заключаемых муниципальными предприятиями  и учреждениями, действующими на  территории района.

Администрация района осуществляет учет избирателей (участников референдума), зарегистрированных на территории района, органов территориального общественного самоуправления, граждан, нуждающихся в жилых помещениях по договорам социального найма, в том числе имеющих право на обеспечение жильем за счет средств федерального бюджета, предприятий, организаций, объектов потребительского рынка, действующих на территории района; принимает меры к выявлению, постановке на учет бесхозного недвижимого имущества для дальнейшего решения вопроса о принятии его в муниципальную собственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством; принимает решения о признании граждан малоимущими с целью дальнейшей постановки их на учет в качестве нуждающихся в жилых помещениях, предоставляемых по договорам социального найма в муниципальном жилищном фонде, а также нуждающихся в жилых помещениях в соответствии с действующим законодательством и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления города Челябинска.

 

 

 

 

 

2.2 Анализ системы информационного обеспечения деятельности руководителя

 

 

Проведем анализ принятия управленческих решений по следующей  градации - степень ответственности  за его принятие:

• единоличное решение и персональная ответственность за него с правом подписи - Я;
• персональная ответственность за решение при коллегиальной форме принятия решения с правом подписи - V;
• то же без права подписи - Р;
• согласование, визирование - С;
• исполнение - Т.

Таблица 1

Анализ процесса принятия решений руководящими работниками

Наименование должности	Процесс принятия решений
	Я	V	Р	С	Т
Глава администрации	+	+		+	+
Начальник финансово - экономического отдела			+	+	+
Заместитель главы администрации (Муниципальная собств.)			+	+	+
Заместитель главы администрации (Социальная работа)			+	+	+
Управляющий делами администрации			+	+	+
Главный бухгалтер			+	+	+

 

Проведенный анализ позволяет  сделать следующие выводы:

• высокий уровень централизации власти
• отсутствие делегирования полномочий
• предельная загрузка главы администрации и его полная ответственность по всем вопросам
• номинальная ответственность руководителей отделов
• жесткая структура исполнителей.

Все информационные потоки в администрации района можно разделить на два вида: внешние и внутренние.

К внешним относится  информация, циркулирующая между муниципалитетом, организациями, вышестоящей властью и населением.

Ко внутренней относится  управленческий документооборот администрации, информационные массивы, статистическая информация и т.д.

Надо отметить, что  информация может быть двух видов - необработанная и обработанная. Скажем, информация, поступающая от потребителей, является первичной, необработанной, а внутренняя или, например, статистическая информация - чаще всего уже имеет определенную структуру и формат, что позволяет ее легче формализовать и быстрее обрабатывать. При этом она должна отвечать всем требованиям, предъявляемым к информации.

Получаемая информация накапливается, обрабатывается и становится информационным ресурсом, включаемым в общую информационную систему, а Глава администрации и руководящие работники - владельцами информационного ресурса. При этом возникают две большие проблемы: возможность поиска необходимой информации и возникновение избыточности информации.

Рассмотрим основные информационные потоки и ресурсы.

Информационные потоки.

Перечислим виды, источники  и получателей информации, поступающей  в администрацию:

От муниципальных служащих - поступает делопроизводителю и  далее по назначению - руководителю:

- служебные записки;

- докладные;

заявления;

обращения и т.п.

От организаций и предприятий - поступает в профильные подразделения администрации Ленинского района, откуда затем после обработки выделяется необходимая база для эффективного управления, которая и составляет основу информационного обеспечения принятия управленческих решений:

- социальная - информация о различных слоях населения (военнослужащих, пенсионерах, несовершеннолетних);

- экономическая - информация о ценах, налогах, финансово-экономическом положении предприятий и города в целом, статистическая;

юридическая, правовая - законы, указы, постановления, распоряжения, письма и циркуляры;

организационная;

справочная - реестры, справочники, перечни.

Информационные ресурсы.

Информация, поступая в  те или иные отделы, подразделения, накапливается там, определенным образом обрабатывается и структурируется, образуя информационные ресурсы.

В силу естественных объективных  причин ресурсы являются распределенными, формируясь в различных подразделениях администрации.

Далее следует понимать, что при обработке часть информации остается на бумаге, часть переводится в электронный вид, некоторая часть особо ценной информации существует в обоих видах.

Такие логически связанные  структуры информации мы будем называть базами данных (БД).

Структуры, хранящие и  обрабатывающие базы данных, неизбежно вынуждены обеспечивать актуальность информации, т.е. регулярно ее обновлять и корректировать. Такие структуры мы будем называть источниками информационных ресурсов.

Кратко перечислим основные информационные ресурсы и их источники.

В разрезе подразделений - базы данных по финансам и бухгалтерскому учету (единственная автоматизированная информационная система на базе «1.С»), по экономической и социальной сфере района, по персоналу, муниципальному маркетингу, оперативная и т.д.

Данный список можно  продолжать и дальше, но здесь отмечены все основные базы данных, которые формируются в структурных подразделениях администрации района и используются для принятия управленческих решений.

Так же используются в  работе информационные ресурсы таких  организаций, как Правоохранительные органы, Налоговая инспекция по Ленинскому району, система «Консультант - Плюс». Информация из указанных источников используется для обеспечения оптимального управленческого процесса с учетом возможных изменений инфраструктуры деятельности организации.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что информационная культура и культура работы с документами - это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в  условиях рынка. Поэтому информационное обеспечение и как его составляющая система документооборота - такая же часть управленческой инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов - то есть неудовлетворительного и искаженного информационного обеспечения, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ или информацию.

Все документы, которые обращаются в системе и информационного обеспечения принятий управленческих решений, в администрации района разделяют следующим образом:

1. Входящие

2. Исходящие

Приказы (основные документы  в непосредственной реализации управления)

- по основной деятельности

- по командировкам

по личному составу

4. Внутренние

- финансовые

- служебные

Затраты на информационное обеспечение в администрации - это  работа с документами, которая складывается из нескольких моментов. Это время  на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Делопроизводителем организации  ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме  того, действует система контроля поручений. Проанализируем поток документов по годам для того, чтобы просмотреть динамику информационного обеспечения по данной подсистеме. Анализ дополнительно проведём по месяцам, для определения пиковых нагрузок и сезонности.

Функции делопроизводителя:

1. Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.
2. Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.
3. Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании подписанных ректором служебных записок.
4. Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись Главе<span class="dash041e_04