Информационное обеспечение руководителя

Федеральное государственное  образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Челябинская  государственная академия культуры и искусств»

 

Институт документальных коммуникаций

 

Факультет книжного бизнеса, документоведения и музееведения

 

Кафедра документоведения и музееведения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

По курсу: «Информационное  обеспечение управления»

 

 

ИНФОРМАЦИОННОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

 

 

 

Выполнила: студентка ____________________

 

________________________________________

 

Руководитель: ___________________________

 

 

Рецензент: ______________________________

 

 

 

 

ЧЕЛЯБИНСК 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Для принятия эффективных  управленческих решений в условиях проводимых реформ требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся  экономическую ситуацию. Выбранная  тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и развития местного самоуправления, но и порой средство выживания в условиях экономической нестабильности.

Информационное обеспечение  деятельности руководителя - это связь информации с системами управления организацией и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности организации  на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

В свою очередь, высокоэффективное управление на основе достоверной информации должно привести к улучшению ряда основных социально-экономических показателей деятельности органов местного самоуправления:

• к повышению качества принимаемых решений администрацией, что напрямую связано с качеством жизни в муниципальном образовании;
• к снижению объемов и оптимизации расходов;
• к увеличению качества и количества оказываемых услуг;
• к сокращению временных издержек со стороны местного сообщества на обращение к власти.

С середины 80-х годов  огромное внимание уделяется возможностям получения стратегических и конкурентных преимуществ путем использования компьютерных технологий в качестве основного средства обработки, хранения и анализа информации и поставщика информационного обеспечения.

Работа носит междисциплинарный характер, так как исследование производилось с учетом того, что необходимой подсистемой в информационном обеспечении деятельности руководителя в рамках анализа является его документационное обеспечение, и основной результат его информационной деятельность есть документ (приказ) - документирование принятого решения.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документационное обеспечение руководителя - сфера, охватывающая вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления, основная цель -информационное обеспечение управления.

Информация - сведения о  лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы  их представления.

Теоретико-методологическую основу исследования составили: системный подход к управлению развитием и функционированием систем (В.Г. Афанасьев, И.В. Блауберг, Г.Н. Сериков, Э.Г. Юдин), междисциплинарный (Б.С. Гершунский, Э.Н. Полонский, Степанова Е. Е., Хмелевская Н. В) и информационный (Р.Ф. Абдеев, Ю.М. Горский) методологические подходы; теории управления организацией (М. Альберт, М. Мескон, Ф. Хедоури, О.С. Виханский, В.Д. Маркова, С.А. Кузнецова, А.Н. Люкшинов, В.И. Сергеев, Е.А. Фролов). Значительное влияние исследование оказали: теория и технология проектирования системы управления качеством на основе использования новых информационных технологий (Д.Ш. Матрос, И.В. Роберт, Б.Е. Стариченко) и организации мониторинговых исследований (А.С. Белкин, А.И. Севрук); работы, концепции построения информационных систем (Ю.Ф. Гаврилин, Н.В. Макарова, А.В. Могилев, Н.И. Пак, Е.К. Хеннер), представление о структуре информационной системы как совокупности обеспечивающих подсистем (Ф.С. Воройский, Н.В. Макарова).

Цель данной работы - предложение  комплекса мероприятий направленных на повышение эффективности информационного обеспечения деятельности руководителя.

Для реализации этой цели необходимо решить ряд задач:

• рассмотреть содержание управленческой деятельности;
• определить сущность и значение информации в управленческих процессах;
• охарактеризовать информационное обеспечение деятельности руководителя;
• дать характеристику объекту исследования;
• проанализировать информационное обеспечение деятельности руководителя;
• разработать ряд мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения деятельности руководителя.

Цель и задачи курсовой работы определил ее структуру. Курсовая работа состоит из 2 глав, введения, заключения, списка использованной литературы и приложения.

Глава I. Теоретические аспекты ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ

 

 

1.1 Основы управления  и содержание деятельности руководителя

 

Во всех сферах жизни  управление играет огромную роль. Любая  организация нуждается в рациональном и эффективном управлении. Понятие  «организация» может употребляться в широком смысле и иметь много значений. Поэтому в работе под организацией будут пониматься различные общественные образования: промышленные предприятия, коммерческие фирмы, государственные учреждения и др. Учитывая, что информационное обеспечение управления их деятельностью осуществляется по одним и тем же принципам, употребление в тексте термина «организация» будет означать справедливость приводимых утверждений и для предприятия, фирмы, учреждения, и наоборот.

Под управлением понимается целенаправленное воздействие субъекта на объект с целью перевода его в качественно новое состояние: управление - это наука, искусство, функция, люди управляющие организацией и аппарат.

Как субъектом, так и  объектом управления может быть человек, группы людей, подразделение предприятия, предприятие в целом, а также различные информационные системы и пр.

Различие между субъектом  и объектом заключается в том, что субъект является источником управляющего воздействия, а объект подчинен этому воздействию. Отсюда следует, что руководитель является субъектом, осуществляющим управление.

Любой процесс управления связан с информационным обменом, который  заключается в циклическом осуществлении  следующих процедур:

• сбор информации о текущем состоянии управляемого объекта;
• анализ полученной информации и сравнение текущего состояния с желаемым;
• выработка управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое состояние;
• передача управляющего воздействия объекту.

Процесс управления подразумевает  наличие обратной связи, т. е. информационного потока, направленного от объекта к субъекту.

Обратная связь позволяет  установить, насколько эффективно оказанное  на объект управляющее воздействие.

Наибольший интерес  представляет рассмотрение управленческих процессов в экономике, а именно применительно к конкретным организациям.

На этом уровне организация  управления включает в себя операции:

• выявление функций управления;
• установление рационального количества уровней управления;
• распределение функций, прав и ответственности между различными уровнями;
• определение профессионального и численного состава кадров;
• разработка нормативно-методической базы.

Функция управления представляет собой относительно самостоятельный  и обособленный вид деятельности руководителя. Функции управления имеют структуру, содержание и механизм реализации.

Специалисты выделяют следующие  основные функции управления:

• планирование;
• календарно-плановое руководство;
• оперативное управление;
• контроль.

Некоторые специалисты  выделяют также такие функции, как  мотивация, регулирование и др. С точки зрения исследуемого вопроса, выделенные функции являются наиболее важными.

Планирование представляет собой процесс создания планов и определение необходимых ресурсов для их реализации. Планирование включает в себя:

• определение целей и задач;
• разработку стратегий, программ и планов для достижения поставленных целей;
• определение необходимых ресурсов;
• доведение планов до конкретных исполнителей, ответственных за их реализацию. Планы должны носить обязательный характер для всех сотрудников и подразделений предприятия. Необходимо обеспечить сочетание и взаимосвязь различных видов планов (долгосрочных, среднесрочных, краткосрочных).

Планы должны быть конкретными. Это означает четкое определение  целей и задач, а также рациональных путей, методов и способов их достижения.

Также следует установить ответственность конкретных лиц  за организацию и выполнение плановых мероприятий. Должны быть определены оптимальные  и реальные сроки исполнения планов и выделены необходимые для этого ресурсы.

Планы должны быть гибкими, т. е. иметь возможность корректировки  при возникновении новых неучтенных обстоятельств.

Таким образом, планирование позволяет организовать работу предприятия  по решению первостепенных, наиболее важных вопросов в конкретный период времени, а также повысить ответственность исполнителей за порученную им работу и улучшить контроль за выполнением плана.

Календарно-плановое руководство заключается в слежении за выполнением плана.

Данная управленческая функция реализуется в двух направлениях: регулирование и координация.

Регулирование - это процесс  устранения отклонений текущих показателей  от плановых.

Координация добивается согласованности действий во времени  и пространстве структуры управления и внешней среды.

Содержание функции календарно-планового руководства можно выразить совокупностью следующих обобщенных задач:

• формирование и поддержание условий для выполнения плановых заданий;
• слежение за ходом выполнения плана и анализ полученной информации;
• анализ и оценка изменений в условиях и ходе выполнения плана;
• выработка вариантов корректирующих воздействий;
• разработка, документальное и организационное оформление принятых корректирующих мер.

Оперативное управление заключается в осуществлении следующих процессов:

- непрерывное распознавание ситуации относительно элементов системы управления;

сбор и обработка  оперативной информации о состоянии  системы и ее элементов, создание банков данных;

• анализ и прогнозирование развития ситуации;
• принятие решения по оперативному вмешательству в функционирование системы;
• разработка предложений по корректировке плановых решений по функционированию системы;
• оформление соответствующих отчетных документов.