Информационное обеспечение руководителя

В целом классификация  позволяет получать ценные сведения об информации, необходимой для эффективной  деятельности руководителя любого ранга, способствует решению многих принципиальных вопросов проектирования информационной системы управленческой деятельности и анализа соответствующего обеспечения структурных подразделений. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования.

Источники и роль управленческой информации. Информация должна быть ориентирована, по крайней мере, по следующим направлениям:

во-первых, по месту и  роли руководителя в системе управления предприятием, организацией, частной и общественной жизнедеятельности людей и соответственно по компетенции конкретных подразделений (объем и содержание управленческой информации призваны корригировать с компетенцией руководителя);

во-вторых, по характеру и иерархии законов и иных нормативных правовых актов, подлежащих обязательной реализации в управленческих процессах;

в-третьих, по свойствам, формам и закономерностям управляемых  объектов, которые дифференцируют и  конкретизируют управляющие воздействия руководителей различных уровней, а также формируют специфические виды взаимоотношений.

Можно выделить следующие  источники, объективно порождающие  управленческую информацию [13]:

а) нормы законодательных  и иных актов, управомочивающие руководящих работников на принятие определенных управленческих решений или совершение управленческих действий в обозначенном времени и направлении (решения и действия по исполнению законов и иных нормативных актов);

б) обращения работающих в организации по реализации своих законных интересов и субъективных прав;

в) обязательные указания вышестоящих органов, подлежащие исполнению нижестоящими и обеспечивающие реальность управления (директивная управленческая информация);

г) факты, отношения, выявляемые в процессах контроля, которые отражают состояние управляемых объектов, а также уровень функционирования управляющих компонентов (управленческая информация об обратных связях в процессах руководящей деятельности);

д) проблемные, конфликтные, экстремальные и иные сложные ситуации, нуждающиеся в оперативном и активном сильном вмешательстве руководителей (управленческая информация о кризисных состояниях).

О последних источниках надо сказать подробнее, поскольку  они предполагают выработку заранее  соответствующих алгоритмов управленческих действий. Хотя такие ситуации неповторимы, все равно по каждой из них должны быть продуманы и отрепетированы модели быстрого и энергичного поведения конкретных должностных лиц [7].

Проблемная ситуация возникает тогда, когда обнаруживаются серьезные отклонения от заданных параметров деятельности управляемых объектов или подчиненных управляющих компонентов, появляются сомнения в возможностях достижения поставленных целей, особенно если речь идет о взаимосвязанной, кооперированной деятельности множества людей, становится явной необходимость в изменении заданных целей и параметров деятельности. Эта ситуация порождается диалектикой жизни, извечной несогласованностью между стабильностью и изменчивостью, старым и новым. В информационном отношении проблемная ситуация опирается (должна опираться) на первичные, фактологические сведения и данные, ибо каждый уровень обработки (передачи) ее преломляет, изменяет, интерпретирует, в результате чего в момент принятия необходимого решения она во многих случаях воспринимается иначе, чем есть на самом деле. Отсюда «оттяжки» и некорректности в разрешении проблем.

Конфликтная ситуация, состоящая  в возникновении противоречий, неразрешимых самостоятельно участниками управленческих и иных отношений, предполагает поиск специальной информации и использование в этих целях специальных форм и методов. Такая информация призвана обеспечивать объективный подход к выявлению, анализу и оценке причин конфликта, независимые экспертные заключения, достоверное знание позиций и мнений конфликтующих сторон, обоснованное привлечение действующих правовых норм. Самыми важными при разрешении конфликтных ситуаций являются устранение причин противоречий, разногласий, столкновений и введение их в русло позитивных, компромиссных взаимоотношений, а также создание гарантий преодоления конфликта и недопущения его в будущем.

Все источники управленческой информации имеют важное значение для  эффективной деятельности руководителя любого уровня. В каждой организации  и по каждой должности информацию, идущую сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали (координирующую), целесообразно связывать в «тугой узел», обеспечивающий реализацию соответствующих полномочий.

В то же время вся управленческая информация, из каких бы источников она ни шла и кто бы ни выступал ее носителем, непременно должна соответствовать требованиям актуальности, достоверности, достаточности, доступности и аутентичности [11].

Актуальность означает, что собранная информация является, свежей, отличается оперативностью сбора  и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению. Часто именно актуальность обусловливает возможности информации.

Достоверность информации определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи. Ее получение представляет собой очень сложный познавательный и аналитический процессы, требующие привлечения специалистов и использования современных научных процедур.

Достаточность свидетельствует, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, движущие пружины и внешние детерминанты, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования и моделирования возможных новых состояний данного процесса [12].

Доступность информации связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения  в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных  лиц. В таком случае коэффициент ее полезного действия очень низок.

Аутентичность обусловливает  текстуальное и словесное выражение  информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области  языка. Засоренность информации различными узкоспециальными терминами или иностранными, редко употребляемыми словами усложняет постижение и практическое использование информации.

1.3 Информационное обеспечение деятельности руководителя

Деятельность руководителя нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т. е. в информационном обеспечении.

Информационное обеспечение  деятельности руководителя - это осуществление  действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с  заданной периодичностью.

Следует особо отметить, что значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируются на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой отдельную и достаточно сложную отрасль современной науки и подробно рассматривается в специальной литературе. В рамках настоящего исследования мы будем рассматривать информационное обеспечение деятельности руководителя в свете использования современных информационных технологий [8].

Информационная технология возникла на Земле несколько миллионов  лет назад вместе с нечленораздельными звуками, мимикой, жестами, прикосновениями и другими первыми приемами общения наших предков. Но тогда обеспечивался лишь обмен сиюминутной оперативной информацией между индивидами. Только около 100 тысяч лет назад с развитием речи стало возможным индивидуальное накопление информации в памяти человека. Коллективную память человечеству дало возникновение письменности V-VI тысячелетий назад. Письменность позволила реализовать полный набор процессов переработки информации: сбор, передачу, хранение и другие. Эти возможности открыла фиксация информации на материальных носителях.

В процессе эволюции развивается  и проходит ряд метаморфоз информационное обеспечение, которое до середины 60-х  годов прошлого века существует в  основном на базе документационного  обеспечения.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Статья 5 Федерального закона от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы» [15].

Современное документирование включает использование всех способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является их принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные записки и докладные записки, создаются и рукописным способом.

Основной базовой единицей информационного обеспечения становится документ, который и в настоящее  время является неотъемлемой частью в работе руководителя любого ранга. Движение документов образует документооборот - подсистему информационного обеспечения, возможно наиболее актуальную его часть в рамках рассматриваемой темы. Вуду чего необходимо рассмотреть ряд важных в теоретическом плане определений.

Документ - зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документами могут быть - текст, рисунок, графика, фотография, аудио-и видеозапись.

Документооборот - движение документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документационное обеспечение  руководителя - сфера, охватывающая вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления, основная цель которой информационное обеспечение управления.

Таким образом, документ и его движение - неотъемлемая часть  информационного обеспечения руководителя.

Задачи информационного  обеспечения процесса управления заключаются  в следующем:

• удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;
• определение и отбор источников информации;
• правильная интерпретация и систематизация полученных данных;
• проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;
• исключение дублирования информации;
• представление данных в едином и удобном для восприятия формате;
• многократное использование полученной информации;
• постоянное обновление данных.

Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.

Для каждой функции управления задачи информационного обеспечения  будут отличаться по составу и  содержанию.

Информационное обеспечение  функции планирования состоит в реализации следующих процедур:

• сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов;
• документационное оформление планов и доведение их до исполнителей;
• получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.

Информационное обеспечение  функции календарно-планового руководства заключается в реализации следующих процедур:

• сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;
• сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;
• доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий;
• документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;
• предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.

Информационное обеспечение  функции оперативного управления включает в себя:

• - сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;
• сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;
• сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);
• организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;
• доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей;
• сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.