Государственные стандарты в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления

ГОСТ 6.10.3 – 83 УСД «Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате 

Настоящий стандарт распространяется на запись информации унифицированных документов общесоюзного назначения для обмена между АСУ различных сфер и уровней и ВЦ коллективного пользования.  
Стандарт устанавливает оформление информации унифицированного документа в виде одной (или более) информационной записи, логическую структуру и способ размещения информационной записи

 

ГОСТ Р 51511-2001  «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»

ГОСТ Р 51511-2001  «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Клише печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливают круглой формы. Минимальный диаметр клише печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации - 40  мм, максимальный диаметр - 50  мм. По внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом толщиной 1,3  мм, на котором располагается микротекст в негативном начертании. Микротекст состоит из повторяющейся записи, включающей слово сертификат с указанием его номера, а также другой информации, определяемой изготовителем печати. В центре клише печати располагается зеркальное изображение Государственного герба Российской Федерации. Изображение Государственного герба Российской Федерации для изготовления печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации представляется в цифровом закодированном виде и используется полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, аккредитованными на возможность изготовления печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. 
Минимальный размер изображения Государственного герба Российской Федерации должен вписываться в окружность диаметром 14  мм. Вокруг Государственного герба Российской Федерации на расстоянии 1  мм располагается по окружности микротекст в позитивном начертании. Микротекст включает информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера (ИНН ХХХХХХХХХХ), а также, по его усмотрению, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО ХХХХХХХХ) и т.п. Между микротекстами с позитивным и негативным начертаниями по часовой стрелке и симметрично относительно вертикальной оси клише печати располагаются концентрические строки информационного поля, содержащие полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках - его краткое наименование, и основной государственный регистрационный номер (ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ) заказчика печати согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц. В нижней части информационного поля против часовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише печати размещается следующая вспомогательная информация о печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации: номер печати, обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати; буква Д с записанным через дефис порядковым номером дубликата, начиная с римской цифры I для первого дубликата печати. Запись «2Д-II» означает, что оттиск произведен вторым дубликатом второй печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.  

Обязательными элементами защиты печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации от подделки являются:

1. Микротексты типа «белый текст на черном фоне», расположенные по внешнему кольцу обода клише печати. Размер элементов микротекста от 0,5 до 0,8 мм.
2. Микротекст типа «черный текст на белом фоне», выполненный в виде разделительного кольца, отделяющего строки текста информационного поля от изображения Государственного герба Российской Федерации. Размер элементов микротекста от 0,5 до 0,8 мм.
3. Наличие линий толщиной 0,08 мм.
4. Наличие элементов с полутоновым растром с линеатурой не ниже 80 линий на сантиметр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Таким образом, государственный стандарт  – это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в сфере делопроизводства.

Стандарты в области делопроизводства и документооборота содержат четко сформулированные требования к работе с документами и информацией. Они могут помочь в ситуации, когда необходимо объяснить руководству, представителям службы информационных технологий, других служб и деловых подразделений основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота.

Стандарты рассматривают следующие вопросы:

1. требования к созданию документов, устанавливающие, какие документы должны быть оформлены или сформированы в ходе процесса и введены в систему документооборота. Какую информацию эти документы должны содержать, какие данные об этих документах должны быть сохранены (метаданные для управления документами);
2. требования в отношении сроков хранения, определяющие, в течение какого срока следует сохранять документы; требования к организации передачи документов другим заинтересованным сторонам; процесс определения судьбы документов по истечении срока их хранения;
3. требования в отношении доступа к документам, определяющие, кому разрешен доступ к документам и как осуществляется управление доступом;
4. требования к обеспечению сохранности, определяющие, каким образом поддерживаются доступность документов и их пригодность к использованию;
5. требования к системам, в задачи которых входит создание и сохранение документов;
6. инструменты и процедуры управления документами, такие как схемы метаданных, классификационные схемы (номенклатуры дел), схемы уровней допуска по безопасности и прав доступа, нормативные документы, на основании которых решается судьба документов по истечении срока хранения.

Государственные стандарты входят в  нормативно-методическую базу делопроизводства. Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Источники:

1.1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2003. – 17 с.

1.2. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело – Термины и определения». – М.: Госстандарт России. 2013. – 16 с.

1.3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». – М.: Госстандарт России. 2007. – 32 с.

1.4. ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги». – М.: Госстандарт Союза ССР. 1968. – 5 с. 

1.5. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования». – М.: Госстандарт Союза ССР. 1972. – 5 с.

1.6. ГОСТ 6.10.3 – 83 УСД «Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате». – М.: Госстандарт Союза ССР. 1986. – 10 с.

1.7. ГОСТ Р 51511-2001  «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». – М.: Госстандарт России. 2001. – 6 с.

1.8. ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности». М.: Госстандарт России. 2011. – 32 с.

 

 

 

2. Литература:

2.1. Кабашов  С.Ю., И.Г. Асфандиярова И.Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. – Уфа. ЮРАЙТ, 2007. – 220 с.

2.2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. – М.: Книжный мир, 2011. – 368 с.

2.3. Гринберг А. С. Документационное обеспечение управления. – М.: Проспект, 2011. – 390 с.

2.4. Храмцовская Н.А. Международные стандарты по делопроизводству // часть 1, Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2005, – № 9. – С. 36-40.

2.5. Храмцовская Н.А. Международные стандарты по делопроизводству // часть 2, Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2005, – №10. – С. 32-37. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложения 

Приложение № 1

 

Потребительские форматы рядов А, В, С должны соответствовать величинам согласно ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги».

 

Ряд А		Ряд В		Ряд С
Обозначение	Размер	Обозначение	Размер	Обозначение	Размер
А0	841X1189	В0	1000Х1414	С0	917Х1297
А1	594Х841	B1	707Х1000	C1	648Х917
А2	420Х594	В2	500Х707	С2	458Х648
A3	297Х420	В3	353Х500	С3	324Х458
А4	210Х297
А5	148Х210	В4	250Х353	С4	229Х324
А6	105Х148	В5	176Х250	С5	162Х229
А7	74Х105	В6	125Х176	С6	114Х162
А8	52Х74	В7	88Х125	С7	81Х114
А9	37Х52	В8	62Х88	С8	57Х81
А10	26Х37	В9	44Х62
A11	18Х26	В10	31Х44
А12	13Х18	В11	22Х31
А13	9Х13	В12	15Х22

 

 

 

 

 

1 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Госстандарт России. 2003. 3 марта. 17 c.

2  ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело – Термины и определения». Госстандарт России. 2013. 17 октября. 16 с.

3 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Главархив СССР. 1988. 25 мая. 64 с.

4 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Госстандарт России. 2007. 12 марта. 32 с.

5 ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги». Госстандарт Союза ССР. 1968. 1 января. 5 с.

6 ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования». Госстандарт Союза ССР. 1972. 17 июля. 5 с.

7 ГОСТ 6.10.3 – 83 УСД «Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате». 1986. 1 января. 10 с.

8 ГОСТ Р 51511-2001  «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Госстандарт России. 2001. 25 декабря. 6 с.

9 ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности». Госстандарт России. 2011. 18 октября. 32 с.

10 Кабашов  С.Ю., И.Г. Асфандиярова И.Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. Уфа.  2007. 220 с.

11 Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. М., 2011. 368 с.

12  Гринберг А. С. Документационное обеспечение управления. М., 2011. 390 с.

13 Храмцовская Н.А. Международные стандарты по делопроизводству // часть 1, Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005, № 9. С. 36-40.

14 Храмцовская Н.А. Международные стандарты по делопроизводству // часть 2, Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005, №10. С. 32-37.

 

15 Кабашов  С.Ю., И.Г. Асфандиярова И.Г. Указ. соч. С. 32.

16 Там же.

17 Гринберг А. С. Указ. соч. С. 204.

18 Гринберг А. С. Указ. соч. С. 205.

19 Гринберг А. С. Указ. соч. С. 207.

20 Гринберг А. С. Указ. соч. С. 209.

21 Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Указ. соч. С. 267.

22 Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Указ. соч. С. 268.

23 Там же.

24 Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Указ. соч. С. 270.

25 Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Указ. соч. С. 270.

26 Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Указ. соч. С. 289.

 

27 Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Указ. соч. С. 290.

28 Кабашов  С.Ю., И.Г. Асфандиярова И.Г. Указ. соч. С. 124.

29 Там же.

30 Кабашов  С.Ю., И.Г. Асфандиярова И.Г. Указ. соч. С. 125.