Государственные стандарты в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления

2.2.Содержание государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» произвел своего рода революцию в сфере российского делопроизводства – впервые требования к организации работы с документами были приведены в соответствие с международными стандартами, а процесс управления документами был возведен в одну из важнейших функций менеджмента.

Например, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 ввел принципиально новое толкование термина «документ»: это «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». Этот стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Его положения являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в них документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие международным стандартам. Система менеджмента качества требует создания системы управления документами, являющейся неотъемлемой частью системы управления организацией. В других компаниях применение документа осуществляется на добровольной основе.

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 6.30-2003 имеет длинное название: «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот ГОСТ без преувеличения должен быть настольной книгой любого делопроизводителя. На данный момент это один из немногих нормативных документов по делопроизводству, содержащих практические рекомендации по оформлению документов. В частности, он устанавливает:

1. состав реквизитов документов;
2. требования к оформлению реквизитов документов;
3. требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ.

Еще были выпущены Методические рекомендации по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 (их полное наименование звучит так: «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003»). Это менее известный документ по сравнению с тем, который он толкует, но столь же ценный практически. Дополнительную ценность Методическим рекомендациям придают Примерный перечень документов, подлежащих утверждению и Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (печати с изображением товарного знака или знака обслуживания). Методические рекомендации не только конкретизируют ГОСТ Р 6.30-2003, но и дополняют его. Например, содержат полную и понятную инструкцию по оформлению реквизитов протоколов, чего в ГОСТе нет вообще.

Действующий уже более десяти лет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит правила и требования, в которых отразилась традиция оформления русского текстового документа, проверенная временем и подтвержденная практикой унификации и стандартизации документов. Данный стандарт можно рассматривать в качестве преемника ранее действовавших стандартов на оформление организационно-распорядительных документов. Первые версии подобных стандартов разрабатывались в 1969 и 1970 гг. А наиболее известными и достаточно долго действовавшими стали стандарты ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 (требования к оформлению реквизитов и к формуляру-образцу устанавливались раздельно; изменения вносились в 1978 г.), а также ГОСТ 6.38-90, в котором были «объединены» требования к формуляру-образцу и оформлению реквизитов, и его преемник – ГОСТ Р 6.30-97 с точно таким же названием.

В ГОСТе Р 6.30-2003 зафиксирована область его применения: организационно-распорядительные документы, которые включены в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД; ОК 011-93). Но состав документов данного класса ОКУД давно не пересматривался (только в 2013 году Росархиву дано правительственное поручение пересмотреть видовой состав документов данного класса и дать предложения по их унификации), за это время в практике управления широкое распространение получили новые виды документов, а для документирования управления персоналом вообще в качестве универсальных начали использоваться формы первичных учетных документов. Поэтому сфера применения данного стандарта и изменилась, и существенно расширилась. Например, новыми видами документов, которые тоже оформляются по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003, стали:

1. в подсистеме организационных документов – концепция, стратегия, политика;
2. в подсистеме распорядительных документов – поручение, а кроме того, распоряжения издаются по основной деятельности гораздо чаще указаний;
3. в подсистеме информационно-справочных документов – служебная записка.

Основные идентификационные реквизиты документов, принадлежащих к иным системам документации (дата, подпись, индекс, наименование вида), оформляются практически так же, как устанавливает данный стандарт, несмотря на то, что он имеет рекомендательный характер.

ГОСТ Р 6.30-2003 сохраняет свое значение и в методологическом, и в практическом смысле. Стандарт устанавливает:

1. состав реквизитов организационно-распорядительных документов; этот состав является максимальным, т.е. представляет собой общий список реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов ОРД; и особенно важно установление точных терминологических названий этих реквизитов (искажение названий реквизитов допущено в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти);
2. требования к оформлению каждого из реквизитов;
3. стандартные форматы бумаги, применяемые при оформлении документов ОРД;
4. схемы расположения реквизитов на листах бумаги стандартного формата, т.е. формуляр-образец документов системы ОРД на базе конструкционной сетки с определением границ размещения каждого реквизита;
5. типы и виды бланков, применяемых для оформления документов ОРД;
6. примеры общего бланка, бланков писем и бланка приказа.

В процессе создания электронных документов в статусе оригиналов регламентация требований к их оформлению по данным, уже проверенным практикой, становится еще более актуальной (конечно, с учетом их гармонизации с ограничениями форматов представления электронных документов). Поскольку международной практикой стандартизации установлен 10-летний цикл пересмотра стандартов, надеемся, что в ближайшем будущем будет подготовлена новая редакция данного стандарта. Основными направлениями модернизации требований к оформлению документов в настоящее время можно считать следующие:

1. классификация собственно реквизитов документов и отметок, которые отражают процессы его обработки в бумажном или электронном виде с выходом на регламентацию обязательных метаданных документа, создаваемого исключительно в электронном виде;
2. установление правил оформления реквизитов документов и отметок на документе с учетом применения унифицированных форм для создания документов, в том числе в электронной форме;
3. создание правил единообразного визуального отображения электронного документа, его основных реквизитов, технологических делопроизводственных отметок, подтверждаемых действий с ним и метаданных;
4. регламентация требований к электронным бланкам документов.

ГОСТ Р 7.0.8.-2013

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Действующий ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» тоже имеет свою историю. Его преемником стал ГОСТ 16487-83, с 1 января 1999 г. данный стандарт стал действовать в статусе стандарта Российской Федерации с обозначением ГОСТ Р 51141-98. В связи со значительным обновлением и изменениями терминосистемы, вызванными внедрением концепции управления документами, в 2012-2013 гг. ВНИИДАД разработал и подготовил к утверждению новый терминологический стандарт в области делопроизводства и архивного дела. Область его применения – все виды документации и литература по делопроизводству и архивному делу. Данный стандарт содержит стандартизированные термины с определениями, включающими общие понятия данной предметной области. Базовыми и актуальными являются определения терминов «документ; документированная информация», «реквизит документа», «юридическая сила документа», «документирование», «система документации», «архивный документ», «архивный фонд», «документальный фонд» и другие.

ГОСТ Р 54471-2011

ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» – самый «свежий» из интересующих нас стандартов. Он был введен в действие 1 августа 2012 года в соответствии с приказом Министерства промышленности и торговли РФ от 18.10.2011 №466-ст. Применение стандарта добровольно. Документ будет полезен не только компаниям, использующим СЭД, но и всем остальным, ведь электронными средствами связи и передачи информации сегодня пользуются, пожалуй, абсолютно все. Стандарт содержит описание рекомендуемой практики хранения деловой и иной информации в электронной форме.

ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги»

Настоящий стандарт распространяется на бумагу и изделия из бумаги и устанавливает потребительские форматы бумаги - писчей, почтовой, рисовальной, чертежной, для множительных аппаратов и другой, а также изделий из бумаги - бланков, карточек, конвертов и т. п.

Устанавливается три ряда потребительских форматов: А, B, C.  
Основным рядом потребительских форматов является ряд А. 
Потребительские форматы вспомогательного ряда В применяются только в исключительных случаях, когда необходимы форматы, занимающие промежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А. 
Форматы ряда С должны применяться для таких изделий, как папки, конверты и другие им подобные. Допускается применение форматов в виде полос, получаемых путем деления форматов, входящих в один из трех рядов, на 2, 3, 4, 8, 16 и т.д. частей параллельно большей или меньшей стороне. В изделиях, имеющих сфальцованные листы, а также в изделиях сброшюрованных и крытых обложкой либо переплетной крышкой, форматы определяются по величине листов блока. В изделиях, имеющих перфорированный бумажный блок, форматы определяются с учетом ширины полоски бумаги, остающейся в корешке изделия. В папках и обложках для бумаг форматы определяются по величине крышек без добавочной ширины, зависящей от конструкции скрепляющего приспособления. В изделиях с выступами, например, в разделительных картотечных карточках форматы определяются по величине изделий без выступов. Выступы считаются сверх формата. В изделиях с вырезами, например, алфавитных книгах, вырезы входят в площадь формата.

ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»

На корешке обложки должна быть нанесена биговка. На корешках обложек должны быть пробиты 16 отверстий диаметром (5±1) мм для крепления документов. Отверстия должны быть расположены симметрично и совпадать при сгибании корешка по линии биговки. Для крепления документов в обложках А и Б корешок сгибают по линии биговки с левой и правой внутренних сторон обложки, образуя два гребешка шириной (20±1) мм.  Обложки А и Б должны иметь шнуры диаметром (4±1) мм и длиной (450±10) мм для крепления документов. Завязки обложек Б и В диаметром (4±1) мм длиной (450±10) мм должны быть приклеены на внутренней стороне обложки с выводом концов через просечки на внешнюю сторону. Для заклеивания завязок в просечках следует применять бумагу писчую N 1 массой 1 м2 не менее 70 г по ГОСТ 18510-73. Допускается применять любую другую белую клееную бумагу такой же массой. Для изготовления обложек должны применять картон толщиной 0,3-0,5 мм, соответствующий по составу волокна картону марки ЭВ по ГОСТ 2824-75. Допускается применять прокладочный (непропитанный) картон марки Б толщиной 0,3-0,5 мм по ГОСТ 9347-74 и картон для язычковых музыкальных инструментов толщиной 0,55 мм по нормативно-технической документации. Концы шнуров и завязок должны быть запрессованными. Для изготовления шнуров и завязок должны применять ботиночный полуштапельный шнур 16 класса по нормативно-технической документации. Допускается применять шнур льняной нормальный по ГОСТ 1765-70, технический специальный хлопчатобумажный шнур марок ШХБ-125, ШХБ-110, ШХБ-60, ШХБ-50, ШХБ-25, ШХБ-20 по ГОСТ 2297-70. Для заклеивания завязок следует применять поливинилацетатную гомополимерную грубодисперсную дисперсию по ГОСТ 18992-80. Допускается применять клей на основе поливинилацетатной дисперсии по нормативно-технической документации.

Обрез кромок обложек и клапанов должен быть чистым и ровным. На обложках не должно быть следов клея, царапин, порезов, надломов и пятен диаметром более 3 мм. На лицевой стороне обложки должна быть напечатана форма описания дел длительных сроков хранения. На оборотной стороне обложки должна быть нанесена маркировка, содержащая: наименование предприятия-изготовителя и его товарный знак; обозначение настоящего стандарта; цену.

 Изображения на лицевой и  оборотной сторонах обложек должны быть четкими, ясными, без перекосов, подтеков и пятен. Текст на лицевой стороне обложки должен быть нанесен типографским способом. Текст должен быть набран кеглем от 6 до 16 в зависимости от размеров элементов.  Обложки дел длительных сроков хранения следует упаковывать в кипы или деревянные и картонные ящики. Перед упаковыванием в кипы или ящики обложки дел длительных сроков хранения упаковывают в пачки по 50 шт.  Для закрепления пачек допускается применять ленту из бумаги, показатели качества которой не ниже показателей оберточной бумаги марки А или мешочной бумаги массой 1 м2 не менее 78 г. Ширина ленты должна быть 50-100 мм.