Государственные стандарты в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления

В нормативных документах по стандартизации в делопроизводстве закреплены требования к построению, изложению и оформлению документов, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой при работе с документами.

Формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением стандартов, участие в работе по международной стандартизации и некоторые другие вопросы возложены на  Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) при Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации.

 В соответствии с постановлением Правительства РФ № 594 от 25 сентября 2003 года, которым утверждено «Положение об опубликовании национальных стандартов и общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации», а также в соответствии с решением суда города Санкт-Петербург от 20 февраля 2006 г., обязанность публиковать на своём официальном сайте все тексты государственных стандартов и общероссийских классификаторов возложена на Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии России, однако, данный орган не выполняет свои обязательства и продолжает распространять официальные тексты стандартов на платной основе. Судебный пристав, обязанный по исполнительному листу проконтролировать исполнение судебного решения, прекратил исполнительное производство после получения от Ростехрегулирования заверения, что всё исполнено и тексты стандартов опубликованы. Проверять верность слов судебный пристав не посчитал необходимым. В связи с этим Институт развития свободы информации  обратился в суд за признанием незаконным решения судебного пристава о прекращении исполнительного производства.  17 мая 2007 года ИРСИ получил отказ в удовлетворении своей жалобы на действия пристава в Мосгорсуде. Основная цель всех исков — добиться от Ростехрегулирования публикации полных текстов национальных стандартов на его официальном сайте19.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2007 года № 966 внесены изменения в Постановление Правительства Российской Федерации от 15 августа 2003 года № 500, утверждена новая редакция «Положения о федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов» и единой информационной системе по техническому регулированию. Была начата публикация стандартов в интернете на сайтах gost.ru и protect.gost.ru. Но при этом Ростехрегулирование подошло к публикации стандартов на своем сайте формально: доступны лишь отсканированные листы документов, неудобная постраничная навигация. Такой подход Ростехрегулирования к выполнению своих обязанностей затрудняет доступ населения к текстам ГОСТ-ов.

В данный момент на сайте Государственных услуг в списке услуг, оказываемых Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии по прежнему доступна услуга «Предоставление информации из федерального фонда технических регламентов и стандартов» на платной основе (135 рублей) и без указания конкретных инструкций и реквизитов для получения данной услуги20.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Состав и порядок разработки международных стандартов

 

Международная стандартизация — это совокупность международных организаций по стандартизации и продуктов их деятельности - стандартов, рекомендаций, технических отчетов и другой научно-технической продукции. Таких организаций три: Международная организация по стандартизации - ИСО (ISO), Международная электротехническая комиссия - МЭК (IEC), международный союз электросвязи - МСЭ (ITU).

Международная организация по стандартизации (ИСО) - самая крупная и авторитетная из вышеназванных. Основная ее цель сформулирована в Уставе ИСО: «…содействие развитию стандартизации в мировом масштабе для обеспечения международного товарообмена и взаимопомощи, а также для расширения сотрудничества в областях интеллектуальной, научной, технической и экономической деятельности. О масштабе деятельности организации свидетельствуют следующие факты: свыше 30 тыс. экспертов участвуют в технической работе, которая осуществляется в рамках 187 технических комитетов, 576 подкомитетов, 2057 рабочих групп. Ежегодно в разных странах мира проводятся более 800 заседаний упомянутых выше технических органов. Парк стандартов ИСО превышает 14 тыс. единиц, ежегодно публикуется свыше 800 новых и пересмотренных стандартов21.

Основная задача международных стандартов - это создание на международном уровне единой методической основы для разработки новых и совершенствование действующих систем качества и их сертификации. Международные стандарты ИСО носят рекомендательный характер. Любая страна мира вправе приспособлять либо не приспособлять их. Решение вопроса о применении международного стандарта ИСО связано в основном со степенью участия страны в международном разделении труда и состоянием ее внешней торговли. В российской системе стандартизации нашли применение около половины международных стандартов ИСО.

Разработка международных норм и стандартов в сфере информации и документации в ИСО поручена техническому комитету № 46 «Информация и документация», в работе которого принимают участие 34 национальных комитета - члена ИСО, в числе которых и Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии России, Ростехрегулирование. Этот комитет занимается стандартизацией в области информационной деятельности, издательского дела, деятельности по индексированию и реферированию, практической деятельности библиотек, документационных и информационных центров, архивов22.

Он имеет в своей структуре четыре подкомитета: подкомитет № 4 «Техническое взаимодействие»; подкомитет № 8 «Качество - Статистика и оценка технических характеристик»; подкомитет № 9 «Идентификация и описание»; подкомитет № 11 «Управление архивами/документами». Подкомитетом № 11, созданным в целях развития стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела, разработаны 3 международных стандарта: две части ИСО 15489-2001 «Информация и документация - Управление документами» (ISO 15489-2001) и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов» (ISO/TS 23081-1:2004). Стандарт ИСО 15489 регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности23. Стандарт ИСО 23081 посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными.

В марте 2005 г. был опубликован стандарт ИСО 22310 «Информация и документация. Требования к управлению документами, содержащиеся в стандартах». Технический комитет №46 в своей деятельности связан с комитетом № 154 «Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении», которым были разработаны такие широко используемые стандарты, как ИСО 8439-1990 «Бланки. Основная схема составления» и ИСО 8601- 2000 «Элементы данных и форматы обмена данными - Обмен информацией - Представление дат и времени».

Среди стандартов, разработанных ТК № 46, следует отметить международный стандарт ИСО 5127-2001 «Информация и документация - Словарь», содержащий основные термины и понятия, применяемые в сфере работы с информацией и документацией. Стандарт используется при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивными документами.

В 2003 году был принят также международный стандарт ИСО 14416-2003 «Информация и документация - требования к переплету книжных, периодических, серийных изданий и других бумажных документов для использования в архивах и библиотеках - Методы и материалы24».

Разработка международных стандартов предусматривает несколько этапов:

Первый этап. Рассматриваются предложения о включении в программу технического комитета разработку того или иного международного стандарта. Все предложения рассылаются секретариатом ТК или подкомитетом всем комитетам-членам, принимающим активное участие в работе данного комитета вместе с обоснованием целесообразности разработки стандарта.

Второй этап. Рабочие проекты стандартов рассматриваются специально созданными для этого рабочими группами, членами которых являются, как правило, ведущие специалисты в данной области из заинтересованных стран.

Третий этап. Проект предложения рассылается секретариатом ТК или ПК всем активным членам этого органа для замечаний. После их получения созывается международное заседание, на котором обсуждается техническое содержание проекта.

Четвертый этап. При общем одобрении проект стандарта направляется в центральный секретариат для регистрации уже в качестве проекта международного стандарта и его рассылке на голосование активным членам данного ТК или ПК. После одобрения проекта он направляется на голосование комитетам-членам ИСО, т.е. национальным организациям по стандартизации25.

Пятый этап. Проект международного стандарта считается одобренным, если за него проголосовало две трети голосов активных членов данного ТК или ПК.

Шестой этап. Издание международного стандарта осуществляет центральный секретариат ИСО на английском и французском языках.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Значение международных стандартов для специалистов сферы ДОУ в России

 

 

 Международная организация по стандартизации (ИСО) проводит последовательную политику, направленную на стандартизацию основных направлений  деятельности организаций, в том  числе и стандартизацию процессов  управления документами. При этом все  стандарты ИСО взаимоувязаны  и дополняют друг друга, что крайне важно при выстраивании единой стандартизированной  системы управления.        

Из  недр этой организации вышли столь  значимые для специалистов сферы  ДОУ стандарты, как, например:

1. ИСО 9000-2000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»;
2. ИСО 9001-2000 «Системы менеджмента качества. Требования»; 
3. ИСО 15489-1-2001 «Информация и документация. Управление документами. Общие требования»;
4. ИСО 23081 -1 «Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документа»;
5. ИСО 22310:2006 «Информация и документация — Руководство по применению действующих стандартов, регламентирующих управление документами26».

 

       Несмотря  на то, что два первых стандарта  адресованы специалистам системы менеджмента  качества, они закладывают основы терминологии, применяемой во всех последующих стандартах ИСО. Кроме того, ИСО 15489-1-2001 является основным стандартом, регулирующим управление документами  в рамках процессов управления качеством  и управления окружающей средой, регламентированных в ИСО 9001 и ИСО 140012.  Россия имеет огромный опыт унификации и стандартизации процессов управления традиционными бумажными документами, а также самих форм документов, особенно в таких важных системах, как ОРД, кадры (кадровая документация) и других. Это связано с нашей историей, прежде всего с ее советским периодом, когда все было централизовано и подчинено государству. И в этой связи ИСО 154989-1 не является для нас чем-то доселе невиданным, как, например, для некоторых европейских стран, где процессы управления документами заботили государство исключительно в рамках подчиненных ему структур, а существовавший при этом огромный частный сектор экономики играл по своим, самостоятельно установленным  правилам. В то же время в России с появлением частного сектора экономики государство не распространило на него уже имеющиеся и опробованные правила и методы управления документами, а со временем вообще устранилось от этой проблемы27.

Таким образом, все нормативно-методические документы, регламентирующие процессы управления документам и в сфере ДОУ, адресованы исключительно федеральным органам исполнительной власти. И совершенно не понятно, что же делать организациям, намеренным добросовестно вести свое делопроизводство, на какие нормативные документы им опираться в работе и, главное, как это сделать. И в этой связи ГОСТ Р ИСО 15489-1 пришелся как нельзя кстати.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления

2.1. Разновидности государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления

 

Особую группу нормативных документов составляют стандарты, утверждаемые и вводимые в действие Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии. До принятия Федерального закона «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ выполнение стандартов носило обязательный характер. Выход закона перевел с 2003 г. стандартизацию на принципы добровольного применения стандартов, т.е. ГОСТ теперь не имеет обязательного характера. Но в, то, же время согласно самому определению стандарта, невыполнение требований стандартов тем самым делает работу не соответствующей требования сегодняшнего дня28.

Рассмотрим основные стандарты в области делопроизводства:

     1. ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».

1. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело – Термины и определения29»;
2. ГОСТ Р 6.30-2003 г. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
3. ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги»;
4. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»;
5. ГОСТ 6.10.3 – 83 УСД «Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате»;
6. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»;
7. ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»;

   8. ГОСТ Р 51511-2001  «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования30»;