Формуляры документов

Вариант №10

Вопрос 1Формуляры документов. Обязательные и дополнительные реквизиты документов и их размещение.

Формуляры документов

Формуляр - набор реквизитов письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр документа –  совокупность расположенных в установленной  последовательности реквизитов документа. Реквизит документа (автор, адрес, дата, заголовок и т.п.) – обязательный информационный элемент, присущий определенному  виду письменного документа. Понятие  формуляра соотносим с составом и расположением реквизитов документа.

Формулярные элементы в деловых  текстах приветствуются, потому что составляющим документ оригинальным в мышлении людям нужно экономить ментальные усилия на сложившихся способах оформления документа. Применение формулярных элементов указывает на речевую культуру пишущих, их умение владеть принятыми формами письменного делового общения.

Реквизиты документа

Требования к оформлению документов установлены государственным  стандартом -ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения стандарта определяют: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 принят постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст и введен в действие с 1 июля 2003 г.

Положения государственного стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в  класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), –  постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, заявления  и др. Однако, учитывая, что с 1993 г. работы по развитию УСОРД не ведутся (класс 0200000 ОКУД включает всего лишь 62 формы), на практике положения стандарта  применяются ко всем организационно-распорядительным документам.

С 2003 г. в соответствии с  Законом Российской Федерации от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом  регулировании" положения стандарта  носят рекомендательный характер, но исходя из того, что единые требования к документам обеспечивают удобство в работе с документами, сокращают  время на обработку документов, организации  заинтересованы во внедрении и применении положений стандарта.

Применение реквизитов необходимо, прежде всего, для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы. Кроме того, применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документом. Нельзя забывать и о том, что именно наличие единого комплекса реквизитов и единых правил их оформления позволяет более эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.

Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер  документа, подпись, гриф утверждения, печать), другие носят чисто служебный  характер и необходимы для организации  работы с документом, третьи выполняют  учетную функцию и т.д. Часть  реквизитов документа является реквизитами  бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые  на стадии исполнения документа.

Реквизиты документа –  обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный  документ, чтобы обладать подлинной  юридической силой, служить основанием совершения операций. Различают обязательные и дополнительные реквизиты.

Требования к  оформлению реквизитов, размещаемых  на поле углового и продольного штампов  формуляра

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным  конституционным законом "О Государственном  гербе Российской Федерации

Изображение герба следует  выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием  организации. Допускается воспроизведение  герба без изображения щита.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок  использования на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов РФ.

Эмблему организации или  товарный знак помещают на бланках  организации в соответствии с уставом.

Эмблему не воспроизводят  на бланке, если на нем помещен Государственный  герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации  – автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака  на одном уровне с названием организации.

Реквизит служит для ускорения  передачи документированной информации по каналам электронной связи  и сокращения количества возможных  ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя  или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют  арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и  месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных. точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2005 г. следует  оформлять 05.06.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2005 г., а также оформление даты в  последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.06.05.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному  в ее учредительных документах.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при  его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организаций  субъектов РФ, имеющих наряду с  государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов  РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации  на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке  располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Регистрационный номер документа  состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел1, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и  т. п.) регистрационный номер –  это обычный порядковый номер  документа. Регистрационный номер  для писем дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его  личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1-26/89, где 1 – индекс структурного подразделения; 26 – номер дела по номенклатуре дел; 89 – порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемого инициативного документа, т. е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса: индекс организации – автора ответа и индекс документа организации – автора запроса.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров документа  каждой из этих организаций, проставляемых  через косую черту в порядке  указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан  ответ.

Ссылка используется только в тех видах документов (например, письмо, докладная записка), которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего (входящего) документа. Реквизит состоит из трафаретной части: "На № от ", которая заполняется от руки регистрационным номером и датой поступившего документа.

Место составления или  издания документа указывают  в том случае, если затруднено его  определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления  или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Требования к  реквизитам размещаемым на рабочем поле формуляра

В качестве адресата могут  быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.

Состав реквизита "Адресат" пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются  в том случае, если известно, кто  именно занимается данным вопросом.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций  или в несколько структурных  подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Документ не должен содержать  более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым  адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Документ утверждается должностным  лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа  должностным лицом гриф утверждения  документа должен состоять из слова  УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии  и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ОАО "ПреПД"

Личная подпись И. В. Иванов

24.05.2011

Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа  центрировать элементы относительно самой  длинной строки, например

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

 ОАО "ПреПД"

Личная подпись И. В. Иванов

24.05.2011

При утверждении документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном  уровне.

При утверждении документа  постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова  УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 15.08.2005 г. № 14

или

УТВЕРЖДЕНО Приказом Председателя Правления банка от 10.07.2011 №96

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.

Резолюция, написанная на документе  соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком) например: О  порядке взимания налога на добавленную  стоимость;

чего (кого), например: Должностная  инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных  на бланках А5, заголовок допускается  не указывать.

Заголовок располагается  слева или над текстом документа  при угловом расположении. Объем  заголовка не должен превышать 5 строк, каждая длиной до 28 знаков.

Отметка о контроле –  это отметка о контроле за исполнением  документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Тексты документов оформляют  в виде связного текста, | анкеты, таблицы  или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в  виде анкеты наименования I признаков  характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в  именительном падеже или словосочетанием  с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и  т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы  должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы –распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный  номер документа, заголовок к  тексту.

Если текст содержит несколько  решений, выводов и т. д., то его  можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими  цифрами.

В документах организаций, действующих  на принципах единоначалия, а также  документах, адресованных руководству  организации, текст излагают от первого  лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных  органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", решил").

В совместных документах текст  излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", решили").