Должностная инструкция, порядок ее оформления. Проект должностной инструкции секретаря-референта

в) вести трудовые книжки работников;

г) оформлять трудовые договоры и изменения к ним;

д) оформлять командировочные  документы;

е) заполнять листки нетрудоспособности;

ж) вести табель учета  рабочего времени;

з) выдавать справки о  трудовом стаже и зарплате;

- выполнять машинописные  и копировально-множительные работы;

- проводить ежегодный  отбор документов на архивное  хранение или на уничтожение;

- выполнять поручения  руководства в пределах своей  компетенции.

4. Права

Секретарь-референт имеет  право:

4.1. Запрашивать у руководителей  подразделений необходимые материалы,  а также объяснения о том,  почему задания и поручения  руководства не были выполнены  в срок.

4.2. Рассматривать документы  и направлять их на исполнение руководителям и специалистам организации.

4.3. Требовать от исполнителей  доработки документов, подготовленных  с нарушением установленных правил  их составления и оформления.

4.4. Визировать документы  по управленческой деятельности  в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение  руководства предложения о том,  как можно улучшить документационное  обеспечение деятельности организации  и усовершенствовать методы управленческого  труда.

4.6. Требовать от руководства  создания нормальных условий  для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

4.7. Работать с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально».

4.8. Принимать решения  в пределах своей компетенции.

5. Ответственность

Секретарь-референт несет  ответственность за:

5.1. Ненадлежащее качество  документов, предоставляемых на  подпись руководству организации.

5.2. Небрежное отношение  к регистрации, ведению и хранению  документов.

5.3. Разглашение сведений, имеющих гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально».

5.4. Нечеткое и несвоевременное  выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В ходе теоритического анализа  было установлено, что должностная  инструкция является основным организационно-правовым документом организации. Содержанием должностной инструкции является трудовая функция работника и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на занятие той или иной должности. Кроме того, должностная инструкция является средством защиты прав, как работника, так и работодателя, при возникновении трудовых споров.

Принимая во внимание вышесказанное, нами был сделан однозначный  выбор о разработки данного документа  в любой организации.

Подводя итоги можно  сказать, что:

1. Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом организации.
2. Содержанием должностной инструкции является трудовая функция работника и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на занятие той или иной должности.
3. Должностная инструкция является средством защиты прав, как работника, так и работодателя, при возникновении трудовых споров.
4. Разрабатывать должностные инструкции и утверждать их работодателем следует по всем вакантным должностям, имеющимся в штатном расписании организации.
5. Необходимо согласовать должностную инструкцию с юрисконсультом.
6. Должностная инструкция должна включать в себя обязательные разделы: общая часть, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения. Рекомендуется включать и такой раздел как поощрение.
7. В качестве основы должностных инструкций используется Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов, служащих, утв. Постановлением Минтруда России от 09.02.2004 №9.
8. Должностная инструкция разрабатывается исходя из функций и задач структурного подразделения организации с учетом требований, предусмотренными квалификационными справочниками.

Таким образом, можем  сделать заключение, что должностная  инструкция является обязательным документом, разрешающая одну из проблем эффективного управления организацией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы:

 

1. Егоршин А.П. Управление персоналом. – Н. Новгород: НИМБ, 1999.

2. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело 1998.

3. Костян И.А. Должностная инструкция: нужна или нет? // Справочник кадровика.- 2007.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес школа «Интел-синтез», 2002.

5. Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002.

6. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта (рекомендации по составлению) // Секретарское дело 1997.

7. Корнеев И.К., Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. 2-е издание, перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005.