Должностная инструкция, порядок ее оформления. Проект должностной инструкции секретаря-референта

Определяется назначение и место работника в аппарате управления. В общей части устанавливаются следующие положения:

1. Основная функция управления, которую реализует работник в соответствии с матрицей распределения функций между структурными подразделениями. Подчиненность работников в соответствии со схемой организационной структуры с указанием конкретного структурного подразделения и вышестоящего руководителя. Перечень должностных лиц (для руководителей), непосредственно подчиненных по штатному расписанию предприятия.
2. Порядок назначения, перевода и освобождения работника по данной должности определяется в соответствии с квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих и Правилами внутреннего трудового распорядка.
3. Квалификационные характеристики кандидата на должность, устанавливающие стаж работы по специальности и уровень образования, определяются по квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и служащих.
4. Профессиональные требования к кандидату на должность («что должен уметь») устанавливается из квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.
5. Перечень основных нормативных актов, положений и инструкций, которыми доложен руководствоваться работник при выполнении своих обязанностей («что должен знать»), определяется на основе квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.
6. Основная цель деятельности работника, определяющая главное направление его работы при выполнении функциональных обязанностей.

Этот раздел может содержать дополнительные требования, устанавливаемые работодателем к должности самостоятельно с учетом специфики деятельности организации, условий труда работника.

 

Раздел «Должностные обязанности».

Наиболее важный раздел, занимающий центральное место в должностной инструкции, поскольку работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

В этот раздел включается выполнение работником обязанностей, предусмотренных как Трудовым кодексом РФ, Федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, так и иными локальными нормативными актами, действующими в организации. Среди локальных нормативных актов можно назвать акты, устанавливающие дисциплину труда (Правила внутреннего трудового распорядка) или (Положение о персональных данных работников организации) и так далее. В то же время с учетом специфики работы могут быть установлены и иные обязанности. Например, обязанность работника повышать свой профессиональный уровень, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя.

Егоршин А.П. предлагает в данном разделе определять функциональные обязанности работника, количественные показатели их выполнения и функциональные взаимосвязи с другими работниками. Представляется в табличной форме. Исходными данными для разработки карты функциональных обязанностей являются:

- квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;

- матрица распределения  функций управления между структурными  подразделениями;

- положение о структурном подразделении;

- нормативы трудоемкости  решения задач управления, при  отсутствии нормативов трудоемкости  – материалы экспертного опроса  специалистов о затратах труда  и сроках решения задач управления.

 

Разделы «Права» и «Ответственность».

Раздел «Права» охватывает перечень полномочий, которыми наделяется работник, в связи с исполнением  трудовых обязанностей. Права характеризуют  возможность использования различных  ресурсов (трудовых, финансовых, материальных, технических, энергетических) для решения задач управления. Права реализуются по принципу единоначалия руководителем предприятия, который их может делегировать своим заместителям и специалистам.

Права устанавливают  перечень полномочий работника, обеспечивающих реализацию возложенных на него функциональных обязанностей. Исходными данными для их разработки являются: Гражданский кодекс РФ; КЗоТ РФ; типовые правила внутреннего трудового распорядка; философия предприятия; положение о структурном подразделении; типовые (примерные) положения и должностные инструкции.

Раздел «Ответственность»  предусматривает меры юридической  ответственности за несоблюдение требований должностной инструкции, установленные  трудовым законодательством. Исходными  данными для их разработки являются: Гражданский кодекс РФ; Трудовой кодекс РФ; устав предприятия; философия предприятия; положение об оплате труда; типовые правила внутреннего трудового распорядка; типовые (примерные) должностные инструкции; матрица распределения функций управления; положение о структурных подразделениях.

Качество выполнения функциональных обязанностей определяется по результатам деятельности структурного подразделения в целом с учетом конкретного вклада работника в  общую работу.

Оценка своевременности  и качества выполнения функциональных обязанностей производится руководителем работника с применением в случае необходимости следующих форм воздействия:

- мер административного  воздействия, применяемых администрацией  организации в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Трудовым кодексом РФ, философией предприятия и типовыми правилами внутреннего трудового распорядка;

- мер материального  воздействия, основной формой  которых является изменение должностного  оклада и полное или частичное  лишение премии в соответствии  с действующим положением об  оплате труда.

 

 

Разделы «Взаимоотношения»  и «Поощрения».

Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности) устанавливает  субординацию, подчинение, взаимосвязь  и, как правило, содержит:

- перечень структурных  подразделений и (или) отдельных  должностей, которые непосредственно подчинены работнику в связи с его должностью (трудовой функцией) или которыми которым он обязан подчиняться по работе;

- условия и порядок  замещения временно отсутствующего  работника. 

В этом разделе могут  быть указаны иные дополнительные положения, уточняющие положение работника, занимающего указанную должность, регламентирующие его деятельность.

В разделе «Поощрения»  указываются формы морального и  материального поощрения за своевременное  и качественное выполнение функциональных обязанностей и отсутствие нарушений трудовой дисциплины:

а) Формы морального поощрения: объявить благодарность, наградить  Почетной грамотой, занести на Доску  почета, представить к правительственной  награде.

б) Формы материального  поощрения: увеличить гарантированную  оплату, увеличить должностной оклад, изменить вознаграждение за результат, выдать премию, наградить ценным подарком, предоставить бесплатную путевку, предоставить беспроцентный кредит на покупку дорогостоящего товара и другое.

Оценка эффективности  работы конкретного работника осуществляется по результатам выполнения показателей, закрепленных за структурным подразделением. Оценку конкретного вклада работника определяет руководитель подразделения, а последнего директор предприятия.

 

 

 

3. Проект должностной инструкции секретаря-референта.

 

Должностная инструкция необходима секретарю для того, чтобы  очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимосвязь  с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной  перегрузкой.

Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:

- закрепляет правовой  статус и место работника в  системе управления;

- определяет его задачи, функции, права и обязанности;

- позволяет обоснованно  оценить результаты деятельности;

- является правовой  основой для аттестации работника,  определения его дисциплинарной  и материальной ответственности;

- устанавливает организационные  основы работы секретаря.

Так как секретарь-референт является помощником руководителя, к  его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям.

На основе наблюдений и анализа должностных обязанностей секретаря-референта предлагается его должностная инструкция:

 

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт  относится к категории специалистов.

1.2. На должность секретаря-референта  назначаются лица с высшим, средним  специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.3. Секретарь-референт  назначается на должность и  освобождается от должности приказом  генерального директора по представлению  менеджера по персоналу.

1.4. Секретарь-референт  подчиняется непосредственно генеральному  директору.

1.5. В своей деятельности  секретарь-референт руководствуется:

- законодательными актами  РФ;

- уставом организации;

- положениями о подразделениях  организации;

- приказами (распоряжениями) руководства организации;

- нормативно-методическими  материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной  инструкцией.

1.6. Секретарь-референт  должен знать:

- структуру организации,  направление ее деятельности;

- фамилии руководителей структурных подразделений, фамилии руководителей вышестоящей организации, основные организации-партнеры и их руководство;

- государственные стандарты  по оформлению управленческих  документов;

- положения, инструкции, иные нормативные документы и  методические рекомендации по  ведению делопроизводства;

- организацию труда  руководителей;

- машинопись;

- правила эксплуатации  компьютера и другой офисной техники;

- основы этики и  эстетики, правила делового общения;

- основы трудового  законодательства;

- правила и нормы  охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и  противопожарной защиты;

 

- перспективы развития  организации, ее финансово-хозяйственной деятельности.

1.6. Секретарь-референт  должен уметь:

- составлять деловые  письма, проекты распорядительных  документов, вести протоколы совещаний;

- пользоваться средствами  связи и организационной техникой;

- работать на компьютере в операционной среде Windows;

- пользоваться Интернетом  и электронной почтой;

- вести деловые переговоры.

1.7. Во время отсутствия  секретаря-референта (болезнь, отпуск  и т.д.) его обязанности выполняет  лицо, назначенное приказом генерального  директора, которое приобретает права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.

2. Функции

2.1. На секретаря-референта  возлагаются следующие функции:

- информационно-справочное  обслуживание организации и документационное  обеспечение ее деятельности;

- документирование деятельности  совещательных органов организации;

- организационное обеспечение  деятельности руководства;

- ведение кадровой  документации и кадрового учета*(1).

3. Должностные обязанности

3.1. Секретарь-референт  обязан:

- принимать, учитывать, регистрировать документы, контролировать их исполнение, обеспечивать надлежащее хранение документов;

- контролировать качество  подготовки, правильность составления,  согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись  руководству организации;

- контролировать исполнение  документов и поручений руководства,  принимать меры, направленные на  своевременное и качественное  исполнение документов и поручений;

- обеспечивать оперативную  связь со сторонними организациями  и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации;

- вести прием посетителей;

- по указанию генерального  директора вести подготовку совещаний,  обеспечивать оформление и хранение  протоколов;

- вести кадровое делопроизводство, а именно:

а) оформлять приказы  по личному составу;

б) вести личные карточки формы Т-2;