Должностная инструкция, порядок ее оформления. Проект должностной инструкции секретаря-референта

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Должностная инструкция как один из основных организационно-правовых документов предприятия…………………………...…………………………….5

1.1 Определение понятия «должностная инструкция»…………………………5

1.2 Значение должностной инструкции…………………………………………7

2. Обзор методов разработки должностной инструкции……………………...10

2.1 Правовая основа и оптимальная структура должностной инструкции…..10

3. Проект должностной инструкции  секретаря-референта…………………...16

Заключение……………………………………………………………………….21

Список используемой литературы……………………………………………...23

 

Введение

 

На сегодняшний день в обществе произошли значительные социальные и экономические перемены. За последние годы было образовано множество компаний малого и среднего бизнеса, включая групповой бизнес. Все компании и фирмы на определенном этапе столкнулись с одной из проблем эффективного менеджмента организации – разработка взаимоотношений, полномочий и определение должностных обязанностей каждого исполнителя. В связи с этим был поставлен вопрос о разработке должностных инструкций.

В специальной литературе сложилось неоднозначное отношение  к вопросу о необходимости  разрабатывать должностные инструкции. Ряд специалистов утверждает, что  должностные инструкции обязательные по каждой должности, профессии, специальности, предусмотренным штатным расписанием организации. Другие специалисты отвергают должностные инструкции. В связи с данным положением актуализируется ряд вопросов:

- Что такое должностная инструкция?

- Каково предназначение должностной инструкции?

Ответы на данные вопросы помогут нам сформировать собственную точку зрения о необходимости разработки должностной инструкции.

Однако, те категории  руководителей, которые считают  обязательным разрабатывать должностные  инструкции, сталкиваются с рядом других проблем:

- Как грамотно разработать должностную инструкцию, с учетом всех требований, предъявляемых сотруднику?

- Как определить все требования, предъявляемые сотруднику организации?

Поскольку каждая организация  является уникальной, с особой спецификой и направленностью, то необходимо учитывать данный факт при разработке должностной инструкции.

Исходя из актуальности, была определена цель работы – разработка должностной инструкции.

Задачи:

1. Теоритическое изучение должностной инструкции.
2. Анализ основных методов разработки должностных инструкций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Должностная инструкция как один из

основных организационно-правовых документов предприятия.

 

1.1 Определение понятия «Должностная инструкция».

 

Должностная инструкция – внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника в аппарате управления, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрение работника. Ее содержанием является не только трудовая функция работника, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на занятие той или иной должности. Это имеет позитивное значение при решении вопроса об отказе в приеме на работу и объективной его оценке.

Так по смыслу ч.2 ст.64 Трудового  кодекса Российской Федерации обоснованным является отказ в приеме на работу по деловым качествам претендента на заключение трудового договора. В соответствии с п.10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 №2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (в редакции Постановлений Пленума Верховного Суда РФ от 28.12.2006 N 63, от 28.09.2010 N 22) под деловыми качествами работника понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).

    При этом, по мнению Верховного суда РФ, работодатель вправе предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность или работу, и иные требования, которые:

- обязательные для заключения трудового договора в силу прямого предписания федерального закона (например наличие российского гражданства, являющее по смыслу п.6, п.7 ст.16 Федерального закона от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (в редакции Федерального закона от 30.12.2012 N 327-ФЗ) обязательным условием для принятия на государственную службу, за исключением случаев, когда иное не предусмотрено международным договором РФ);

- необходимы в дополнение к типовым или типичным профессионально-квалификационным требованиям в силу специфики той или иной работы (например, владение одним или несколькими иностранными языками, способность работать на компьютере).

Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности  управленческого персонала в  соответствии со штатным расписанием  и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем предприятия для всех сотрудников малых предприятий, а на крупных и средних предприятиях – для руководителей структурных подразделений.

Основными разделами  должностной инструкции являются: общая часть, карта функциональных обязанностей, права, ответственность, поощрение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Значение должностной инструкции.

 

К сожалению приходится констатировать, что в настоящее время во многих организациях и на предприятиях (в большей части негосударственных) отсутствует практика разработки и введения должностных инструкций. Между тем, их ведением достигается целый ряд целей.

Четкость в определении  квалификационных требований и трудовой функции работника, закрепленных в  должностной инструкции, позволяет:

- объективно оценить  деловые качества претендента  при приеме его на работу, в  том числе в процессе прохождения  конкурса (избрания или выборов  на должность);

- рационально распределить  функциональные обязанности между  работниками (осуществить разделения труда в целом);

- решить вопрос о  переводе работника на другую  работу;

- повысить своевременность  и надежность выполнения задач,  за счет введения количественных  показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения;

- улучшить социально-психологический  климат в коллективе, устранить  конфликты между руководителями  и подчиненными;

- четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;

- конкретизировать права работника в частности подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

- повысить коллективную и личную  ответственность работников за  своевременное и качественное  выполнение функциональных обязанностей;

- организовать равномерную загрузку работников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перегрузками.

Следует отметить, что работник также  заинтересован в четком определении  характера его работы, круга должностных  обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности. В ряде случаев это позволяет ему:

- объективно оценить свои возможности  и дальнейшую перспективу трудовой  деятельности;

- определить вид и род работы, круг своих обязанностей в  целях защиты трудовых прав;

- оценить меру юридической ответственности по занимаемой им (или вакантной) должности.

Кроме того, должностные инструкции можно рассматривать и как  своеобразное средство защиты прав, как  работника, так и работодателя, поскольку  при возникновении трудового спора именно должностная инструкция может служить доказательством правомерности поведения работника или работодателя.

Должностная инструкция является документом, действующим относительно продолжительное  время. Она вступает в силу с момента  утверждения ее руководителем организации и действует до замены ее новым документом.

В современных компаниях должностная  инструкция, как правило, подготавливается отделом человеческих ресурсов, совместно  с руководителем подразделения: специалисты по человеческим ресурсам привносят свое знание процесса создания должностной инструкции, линейный руководитель – определяет субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей в соответствии с разработанными и утвержденными положениями о структурных подразделениях организации. Кроме того, целесообразно согласование должностной инструкции с юрисконсультом. Согласование – это в первую очередь проведение юридической экспертизы содержания должностной инструкции, то есть выявление положений в должностной инструкции, которые противоречат трудовому законодательству или не преследуют основную цель – установление правового положения работника, который обязан выполнять трудовую функцию, предусмотренную его должностной инструкцией.

Разрабатывать должностные инструкции и утверждать их работодателем следует по всем вакантным должностям, имеющимся в штатном расписании организации. Их подобает утверждать и вводить в действие до поиска подходящего работника на вакантную должность и заключения с ним трудового договора.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Обзор методов разработки должностных инструкций.

 

2.1 Правовая основа и оптимальная структура должностной инструкции.

 

В качестве основы должностных  инструкций целесообразно использовать нормативные правовые акты, разработанные  централизовано государством.

Так в соответствии с  п.5 Порядка применения Единого квалификационного  справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденного  Постановлением Минтруда России от 09.02.2004 № 9 (ред. от 25.10.2010) (далее порядок применения ЕКС), квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций.

Должностные инструкции, разработанные работодателем, должны содержать конкретный перечень должностных  обязанностей работников с учетом особенности  организации производства труда и управления, их прав и ответственности.

Согласно п.1 Порядка  применения ЕКС Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих предназначен для вопросов, связанных:

- с регулированием  трудовых отношений;

- с обеспечением эффективной  системы управления персоналом  независимо от форм собственности  и организационно-правовых форм  деятельности.

Руководствуясь государственными нормативами, работодатель вправе самостоятельно определять содержание трудовой функции на уровне локально регулирования. При этом перечень работ, определенных производственных операций, должностных обязанностей работника должен в той или иной мере соответствовать требованиям, установленным централизовано.

Кроме того работодатель вправе расширить круг трудовых обязанностей работника в сравнении с установленными в централизованном порядке. Однако данная возможность имеет некоторые ограничения. В соответствии с п.5 Порядка применения ЕКС это может быть обусловлено серьезными причинами, например процессом совершенствования организации труда, проводимым работодателем, или внедрением технических средств, проведением мероприятий по увеличению объема выполняемых работ.

Таким образом должностная  инструкция разрабатывается исходя из функций и задач структурного подразделения организации с учетом требований, предусмотренными квалификационными справочниками.

Содержание должностной  инструкции, как правило, соответствует  тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС.

Должностная инструкция должна включать в себя обязательные разделы: общая часть, должностные обязанности (карта функциональных обязанностей), права, ответственность, взаимоотношения. Кроме того, рекомендуется включать и такой раздел как поощрение.

 

Раздел «Общая часть».