Фамилии
членов комиссии и присутствующих располагаются
по алфавиту. В название должности входит
и название учреждения.
Констатирующая
часть начинается с абзаца. В ней излагаются
цели, задачи и существо работы, проделанной
составителями акта, установленные факты,
результаты. Констатирующая часть может
быть оформлена таблицей. В заключительной
части акта делаются выводы или даются
рекомендации, Эта часть текста не обязательна.
Акт может заканчиваться и констатацией
фактов.
Количество
экземпляров акта определяется наличием
заинтересованных в этом документе сторон
или нормативными документами, регламентирующими
его составление. В этом случае после текста
перед подписями указывают количество
составленных экземпляров акта и их местонахождение.
Эта часть акта также не обязательна.
При
наличии приложений на них делается ссылка.
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают
председатель и все составители. При подписании
должности перед фамилиями не указываются.
Если
кто-либо из составителей не согласен
с актом, он подписывает его с оговоркой
о своём несогласии. Его особое мнение
оформляется на отдельном листе и прилагается
к акту.
Как
и во всяком документе, в акте перед текстом
имеется заголовок, начинающийся с предлога
"О" ("Об") и формулируемый с помощью
отглагольного существительного: "О
проверке", "О приеме-передаче",
"О списании", "Об уничтожении".
Ряд
разновидностей актов требует утверждения.
Например, акт о ликвидации учреждения
утверждается руководителем вышестоящего
ведомства (министром), акт о выделении
к уничтожению документов и дел - руководителем
учреждения. Утверждение оформляется
грифом в соответствии с требованиями
ГОСТа.
Пример Акта
Общество с ограниченное
ответственностью «АРНО»
ИНН 7810363639 ОГРН 1097846987489
Акт N 11/2013
г. Санкт-Петербург "9"
сентября 2013 г.
о проверке сохранности имущества,
переданного работнику
Основание: Приказ Директора
ООО "АРНО" Деминой Н.В. от 06.09.2013 г.
Проверка сохранности имущества,
переданного менеджеру по логистике Львову
Ивану Львовичу, проводилась "9" сентября
2013 г.
Акт составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии Заместитель
директора ООО «АРНО» Иванов О.А.
Члены комиссии:
Главный бухгалтер Дымова Ю.В.
Начальник АХО Зырко М.Н.
Руководитель службы компьютерной
безопасности Рыбкин Л.В.
Согласно акту приема-передачи
№ 3 от 25 апреля 2013 г. менеджеру по логистике
Львову Ивану Львовичу было передано следующее
имущество:
Ноутбук Самсунг;
Принтер кэнон;
Мобильный телефон нокиа 3310
.
Львов Иван Львович был ознакомлен
с инструкциями по пользованию данным
имуществом, что подтверждается его
подписью в акте приема-передачи № 3 от
25.04.2013г. и в приложении № 1 к Инструкции
о пользовании электротехническими приборами
от 20.05.2011 г.
В результате проверки установлено
следующее:
В период с 14.08.2013 по 28.08.2013 г.
Львов Иван Львович, находясь в очередном
оплачиваемом отпуске, уронил телефон
в воду, в результате чего мобильный телефон
нокиа 3310 перестал функционировать.
Утраты, порчи или повреждения
иного имущества, переданного Львову Ивану
Львовичу, не обнаружено.
Поскольку менеджер по логистике
Львов Иван Львович не отрицает факт порчи
мобильного телефона нокиа 3310 по своей
вине и выражает желание починить его
своими силами и за свой счет, комиссия
рекомендует выдать ему новый мобильный
телефон на время ремонта предыдущего.
Председатель комиссии Иванов
О.А. _________ подпись
Члены комиссии:
Дымова Ю.В. __________ подпись
Зырко М.Н. ____________ подпись
Рыбкин Л.В. ___________ подпись
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Существуют разные мнения на
счет того, нуждается ли работа в офисе
в должностных инструкциях. Так, некоторые
считают, что они не нужны вовсе, поскольку
в коммерческих организациях решение
об их введении принимает руководитель,
который может и не заводить инструкций
без каких-либо административных последствий.
Однако здесь всплывает проверенная истина,
гласящая, что эффективное руководство
никак не может существовать без составления
грамотных должностных инструкций для
персонала, причем это является справедливым
вне зависимости от размеров штата.
Главный смысл этих инструкций
заключается в том, что с их помощью вносится
упорядоченность и придается прозрачность
трудовому процессу. Это означает, что
каждый специалист получает описание
своих прямых обязанностей, критерии,
которым он должен соответствовать, а
также область его ответственности и компетентности,
а также сведения о том, перед кем он обязан
отчитываться о проделанной работе. Грамотно
составленные инструкции становятся отличным
инструментом для управления сотрудниками
предприятия и решения таких проблем,
как мотивация и адаптация новичков.
Должностные инструкции позволяют
новому сотруднику быстрее влиться в рабочий
процесс, дают ему точное знание своих
обязанностей и возможность принятия
взвешенного и ответственного решения.
Кроме того, работник может использовать
полученные должностные инструкции при
осуществлении самоконтроля, выделяя
проблемные участки и стараясь их исправить.
Наконец, человек получает в свое распоряжение
технологии и стандарты, направляющие
его действия при выполнении профессиональных
задач.
Эффективность выполнения задач,
решение которых осуществляется с помощью
внедрения должностных инструкций, зависит
от того, насколько отраженная в них реальность
соответствует действительности. После
ознакомления с предоставленной специалисту
инструкцией он должен обязательно получить
ее копию, чтобы от этого документа был
хотя бы какой-то эффект.
Должностные инструкции при
работе в офисе, несмотря на все их преимущества,
недолюбливает большинство сотрудников,
считая их бюрократическими излишествами.
Как ни странно, это мнение в большинстве
случаев оказывается справедливым. Объясняется
это тем, что нередко сами составители
подобных документов считают свой труд
ненужным и вместо грамотного подхода
предпочитают отделаться внесением звучных,
но абсолютно бесполезных формулировок.
Впрочем, причины такого
подхода заключаются еще и
в другом – ведь в должностных
инструкциях прописываются обязанности
не только работника, но и начальника.
И нередко недобросовестные руководители
намеренно избегают четкого прописывания
своих обязанностей, чтобы не
допустить своей дискредитации
в глазах сотрудников, хотя это
зачастую имеет обратный эффект.
По словам экспертов, негативное
отношение начальства к составлению и
внедрению должностных инструкций свидетельствует
об инфантильности руководства, его желании
осуществлять управление организацией,
основываясь на авторитете и харизме.
В то же время излишнее усердие в составлении
бумаг также является крайностью – в этом
случае предписания и циркуляры полностью
заменяют живое общение с сотрудниками.
Таким образом, в этом деле следует
придерживаться золотой середины, помня
о том, что любая компания нуждается в
четких формализованных описаниях должностных
обязанностей работников и средствах
обеспечения выполнения этих обязанностей.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1.Березена Н. М., Лысенко
Л. М., Воронцов Е. П. Современное делопроизводство,
3-е изд. – СПб.: Питер, 2007. – 245 с.
2.Крылова И.Ю. Документирование
управленческой деятельности: Учебное
пособие. Издательский дом «Бизнесс-пресс»,
2008 – 323 с.
3.Комментарии части первой
и второй Гражданского кодекса
Российской Федерации (постатейные)
– М.2002
4. Право: Учебник для вузов
/А.И. Косарев, М.В. Малинкович и др.;
Под ред. Проф. Н.А. Тепловой, проф. М.В.
Малинкович, – М., ЮНИТИ, Закон и
право, 2000- 123 с.
5.Кирсанова М.В.Современное
делопроизводство: Учеб.пособие. — 3-е
изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское
соглашение, 2003. — 304 с. — (Серия «Высшее
образование»).
6. Кузнецова Т. В. Делопроизводство
(документационное обеспечение управления).
- Москва "Бизнес-школа "Интел-Синтез",
1999. - 312 с.