Должностная инструкция: понятие, значение, важность

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

I. Общая часть (Общие положения).

II. Функции.

III. Должностные обязанности.

IV. Права.

V. Ответственность.

VI. Взаимоотношения (связи по должности).

Раздел "Общие положения", как правило, предусматривает:

- квалификационные требования, предъявляемые  к лицу, занимающему должность (см. схему 1);

- основополагающие организационные  и правовые документы, которые  обязан знать работник, поскольку, осуществляя свою деятельность, обязан ими руководствоваться.

При разработке раздела "Функции" следует учитывать положения, содержащиеся в ЕТКС рабочих и ЕТКС руководителей, специалистов и служащих. Здесь должна быть очерчена (отражена) трудовая функция, которую надлежит исполнять работнику, занимающему эту должность. Она не может превышать компетенцию структурного подразделения организации, за которым закреплена должность. Необходимо сформулировать основные направления деятельности работника.Отметим, что трудовая функция работника, предусмотренная трудовым договором, должна соответствовать функциям, предусмотренным в должностной инструкции. Трудовая функция работника, определенная соглашением сторон, может содержать не весь перечень, предусмотренный разделом "Функции". Таким образом, трудовые функции работников, занимающих одинаковые должности, могут быть неодинаковыми, но в пределах функции, предусмотренной должностной инструкцией по конкретной должности.

Раздел "Общие положения" может содержать дополнительные требования, устанавливаемые работодателем к должности самостоятельно с учетом специфики деятельности организации.

Следует отметить, что при формулировании условия трудового договора относительно трудовой функции работника необходимо соблюдать принцип возможного (реального) исполнения работником возложенных на него трудовых обязанностей. Поэтому трудовая функция работника должна быть сформулирована четко по конкретной должности, предусмотренной штатным расписанием.

Нельзя не отметить, что раздел "Функции" является наиболее важным, поскольку работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, т.е. исполнения работником работы за пределами его трудовой функции. Так как в трудовых отношениях право одной стороны трудового договора корреспондирует с обязанностью другой стороны, то этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, изложенную в нем, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения.

Раздел "Должностные обязанности" представляет собой перечень обязанностей работника, предусмотренных ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также локальными нормативными актами, действующими в организации. Среди локальных нормативных актов можно назвать акты, устанавливающие дисциплину труда (Правила внутреннего трудового распорядка) или определяющие порядок обработки, хранения и использования персональных данных работников (Положение о персональных данных работников организации) и т.д. В то же время с учетом специфики работы (трудовой функции) могут быть установлены и иные обязанности. Например, обязанность работника повышать свой профессиональный уровень, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя.

Раздел "Права" охватывает перечень полномочий, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей.

Раздел "Ответственность" предусматривает меры юридической ответственности, которые могут быть применены к работнику в случае несоблюдения им требований должностной инструкции, установленных трудовым законодательством. Например, для отдельных категорий работников должностная инструкция может предусматривать полную материальную ответственность в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами.

Раздел "Взаимоотношения (связи по должности)" устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и, как правило, содержит:

- перечень структурных подразделений  и (или) отдельных должностей, которые  непосредственно подчинены работнику  в связи с его должностью (трудовой  функцией) или которым он обязан  подчиняться по работе;

- условия и порядок замещения  временно отсутствующего работника. В этом разделе могут быть  указаны иные дополнительные  положения, уточняющие положение  работника, занимающего указанную  должность, регламентирующие условия  его деятельности.

Внесение изменений

 

Должностная инструкция действует довольно продолжительное время, что вытекает из свойства трудового правоотношения, которое носит длящийся (продолжительный характер). В ряде случаев возникает необходимость внести в инструкцию соответствующие изменения.

Следует отметить, что работодатель вправе вносить в нее определенные изменения. При этом необходимо учитывать, что работодатель вправе единолично вносить изменения в должностную инструкцию относительно квалификационных требований; взаимоотношений (связи по должности), устанавливающих субординацию, подчинение, взаимозаменяемость при условии, что это не влечет за собой изменение условий трудового договора, определенных соглашением сторон. Трудовая функция работника, определенная соглашением сторон трудового договора в соответствии с функцией, определенной должностной инструкцией, может быть изменена только соглашением сторон.

Исходя из изложенного, представляется необходимым обратить внимание на Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников". Соглашаясь с мнением Роструда о том, что должностная инструкция является важным документом, нельзя признать убедительным утверждение о том, что работодатель вправе самостоятельно решить, как ее оформить и как вносить в нее изменения. Роструд полагает, что работодатель уполномочен решать эти вопросы, поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован. Однако это не так.

Заметим, что ТК РФ предъявляет достаточно жесткие требования к изменению определенных сторонами условий трудового договора, особенно это касается трудовой функции работника.

Так, согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, включая перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора. Исключение составляют случаи, предусмотренные ТК РФ, например временный перевод, связанный с производственной необходимостью. При этом соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

В силу ст. 74 ТК РФ работодатель вправе в одностороннем порядке изменить условия труда при наличии условий, предусмотренных ТК РФ. Так, в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя. Однако даже в этом случае изменение трудовой функции работника не допускается.

Исходя из этого, представляется ошибочным вывод, сформулированный Рострудом относительно порядка внесения изменений в должностную инструкцию.

Обратите внимание! Работодатель не всегда вправе единолично изменить в должностной инструкции трудовую функцию работника.

Примечание. Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

 

Оформление должностной инструкции

 

Независимо от того, является должностная инструкция приложением к трудовому договору или утверждена как самостоятельный документ, она в любом случае подлежит утверждению как самостоятельный документ с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Разница состоит в порядке определения трудовой функции работника, его прав и обязанностей трудовым договором.

Если условиями трудового договора трудовая функция работника, под которой в силу ст. 57 ТК РФ понимается работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы, предельно конкретизированы, то в ряде случаев необходимость ссылаться на должностную инструкцию работника отсутствует. Поэтому трудовая функция работника может быть изменена соглашением сторон в порядке, предусмотренном ст. 72 ТК РФ. При этом следует учитывать, что увеличение количественной составляющей трудовой функции (расширение объема полномочий работника) не может происходить без увеличения заработной платы работника. Поскольку это противоречит положению ч. 1 ст. 129 ТК РФ, согласно которой заработной платой работника является вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы.

Если трудовой договор содержит отсылочное условие, т.е. определяет трудовую функцию работника, его права и обязанности путем ссылки на должностную инструкцию, то конкретизация таких условий содержится в должностной инструкции, с которой работник должен быть ознакомлен при приеме на работу под роспись. При этом судебная практика, сложившаяся в ходе применения трудового законодательства, свидетельствует о необходимости в этом случае прилагать должностную инструкцию к трудовому договору, включая в его содержание условие о том, что должностная инструкция является неотъемлемой частью трудового договора. В этом случае работодатель обязан выдать работнику должностную инструкцию на руки, надлежащим образом зафиксировав факт получения им документа.

Следует подчеркнуть, что как в первом, так и во втором случае трудовая функция работника, его права и обязанности установлены соглашением сторон. Разница состоит лишь в способе оформления достигнутого сторонами соглашения. Если трудовая функция работника определена в виде отсылочного условия трудового договора, то это означает, что стороны достигли соглашения по этому вопросу. Поэтому внесение в должностную инструкцию изменений, особенно если это связано с изменением обязательных условий трудового договора, должно осуществляться с соблюдением требований, предусмотренных ТК РФ.

Таким образом, если работодатель имеет намерение изменить квалификационные требования по должности, он вправе это сделать в одностороннем порядке, поскольку они не влекут за собой изменения условий, определенных соглашением сторон. Между тем изменение данных относительно, например, прав и обязанностей работника в силу ч. 8 ст. 74 ТК РФ не должны ухудшать его положение по сравнению с установленным коллективным договором соглашениями. Кроме того, изменение таких условий допускается при наличии условий и в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ.

Если речь идет об изменении трудовой функции, то работодатель не правомочен изменить ее в одностороннем порядке, в т.ч. путем внесения изменений в должностную инструкцию, поскольку это нарушает требования, предусмотренные ст. ст. 72, 74 ТК РФ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Практическая часть: АКТ.

 

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; ревизии; расследования несчастных случаев, аварий и др. Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме.

Прежде всего лица, составляющие акт, должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с "Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях". Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, порядок регистрации, хранения и т.д., наметить круг вопросов для проверки. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа. Главное при составлении акта - установить фактическое состояние дел и объективно их отразить в документе.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Для актов с повторяющейся информацией следует разработать и применять бланки с трафаретным текстом. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы бланков. Например, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и т.п. Госкомстатом 30.10.97 утверждён ряд унифицированных форм актов по учёту основных средств и нематериальных активов; материалов; малоценных и быстроизнашивающихся предметов; работ в капитальном строительстве. Например, акт на списание основных средств (форма № ОС-4), акт о приёмке материалов (форма № М-7), акт приёмки законченного строительством объекта (форма № КС-11) и др.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта (распорядительный документ, нормативный документ, договор и т.п.), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом "Основание", которое печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставятся две точки и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ директора школы от 17.04.11 №2 "О проведении инвентаризации на складе школы".

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово "Составлен" и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии. Например: