Документы Архивного фонда в собраниях музеев и библиотек

■ внесением их в конец имеющейся архивной описи (при небольшом их количестве);

■ составление на них самостоятельной архивной описи (при значительном количестве документов);

■ составление новой архивной описи на весь фонд.

Если архивная опись состоит не из одного, а из нескольких томов, то итоговая запись составляется к каждому тому. В каждом последующем томе дается также сводная итоговая запись по всем предыдущим томам.

Завершительная надпись к описи (тому) составляется на отдельном листе-заверителе, содержит сведения о количестве листов описи (тома) и подписывается составителем.

Научно-справочный аппарат к архивной описи содержит:

■ титульный лист;

■ оглавление;

■ предисловие;

■ список сокращений;

■ указатель.

На титульном листе указываются: полное название музея, название и номер фонда, название и номер описи (по листу фонда), крайние даты документов, внесенных в опись. Для описей, имеющих несколько томов, на титульном листе указывается также и номер тома.

Оглавление отражает структуру описи. В оглавлении (содержании) перечисляются: предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, указатели.

Предисловие содержит историю фонда и фондообразователя, общую характеристику фонда или его части, на которую составлена данная опись, особенности формирования единиц хранения, их описания и систематизации, научно-справочного аппарата к описи. В предисловии даются сведения о музейных предметах, поступивших в музей в составе фонда личного происхождения. При наличии нескольких томов описи предисловие составляется только к первому тому и включает общую характеристику всех последующих томов. Предисловие подписывается составителем.

Сокращения, применяемые в тексте описи, вносятся в список сокращенных слов. В список не включаются общепринятые сокращения (шт., км, тыс., мл и др.).

Указатели к архивной описи составляются только для больших по объему и сложных по составу и содержанию фондов.

При приведении ранее составленных описей в соответствие с требованиями данных Правил проводится целенаправленная работа по усовершенствованию и переработке описей. 

 

Централизованный учет документов государственного Архивного фонда РФ

Данный функционал отнесен к полномочиям Федерального архивного агентства[31]. Принцип централизации государственного учета документов государственного Архивного фонда РФ обеспечивает взаимосвязь учета документов АФ РФ вне зависимости от места их хранения.

Инструментом осуществления централизованного учета является Центральный фондовый каталог (ЦФК Росархива), а также фондовые каталоги органов управления архивным делом в субъектах Федерации.

Первоначально ЦФК Росархива велся в виде карточного каталога описаний фондов. С января 2011 г. тестовая версия отраслевого программного комплекса. Центральный фондовый каталог – федеральной государственной информационной системы, представляющей сведения о составе Архивного фонда Российской Федерации и предназначенной для информационного обеспечения пользователей архивными документами, – представлен в сети Интернет. 

 

Автоматизированный учет документов Архивного фонда в музейной и архивной практике

О состоянии и перспективах развития автоматизированного учета документов Архивного фонда у архивистов подробно рассказывалось на страницах журнала[33].

Так, с 1996 г. в архивной сфере Российской Федерации внедряются и применяются единые отраслевые программные средства для осуществления автоматизированного учета документов. Архивного фонда – программные комплексы “Архивный фонд”, “Фондовый каталог”, “Центральный фондовый каталог”, предназначенные для использования в государственных, региональных и муниципальных архивах (первый), в органах управления архивным делом субъектов Федерации (второй) и в Федеральном архивном агентстве (третий)[34].

В 2000 г. в масштабах отрасли был утвержден “Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах”[35], действующий до сих пор.

В рамках Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений, утвержденной в декабре 2011 г. в качестве основного механизма реализации функции единого государственного учета документов. Архивного фонда в электронной форме, предполагается использование ведомственной Единой автоматизированной информационной системы. Она состоит из уже упомянутых программных комплексов: “Архивный фонд”, “Фондовый каталог” и “Центральный фондовый каталог”.

Однако следует признать, что данные программные комплексы предназначены, прежде всего, для автоматизации учета документов Архивного фонда в архивных учреждениях. При этом они обладают потенциалом представления в базах данных информации о любых хранящихся в архивах вещественных и письменных исторических источниках (включая книжные памятники) и расширения набора дополнительных атрибутов для отражения в своей структуре информации о предметах, например, из музейного или библиотечного фондов, где хранятся и описываются архивные документы. Однако запросов на развитие программных комплексов в данных направлениях архивистам никто не направлял. 

 

К сожалению, придется признать, что в настоящий момент ни одна из существующих и активно используемых в музейной сфере автоматизированных систем по учету предметов музейного фонда, разработанных коммерческими организациями, не дает возможности вести учет и описание архивных документов, хранящихся в музейных собраниях, в соответствии с описанными и действующими правилами и инструкциями.  

 

Не учитывает эту специфику и Государственный каталог Музейного фонда[37]. И это при том, что в утвержденной 19 июля 2011 г. Концепции Государственного каталога Музейного фонда[38] (далее – Концепция) зафиксирована позиция, согласно которой Госказалог является учетным документом, а в перечне законодательных актов, являющихся правовой основой для создания и ведения Госкаталога, под п. 15 указаны “Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН”, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19.

Это положение было проигнорировано и при выборе стандарта формата сведений – LIDO[39] (п. 5.7. Концепции). Данный формат[40]относится к группе библиотечных коммуникативных форматов, предназначенных для обмена и агрегирования информации (т. е. группировки, обобщения и “усреднения” терминологии – развития стандартизованного лингвистического обеспечения, позволяющего довольно просто осуществлять примитивные поисковые процедуры). Очевидно, что формат, предназначенный для однократной записи информации об объекте, основанный на словарях и тезаурусах, сразу же войдет в противоречие с имеющейся учетной документацией и принципами ее формирования и ведения[41] как в архивной, так и в музейной практике. Более того, он никоим образом не предназначен для проведения учета архивных документов, находящихся на хранении в музейных фондах. 

 

В этой связи уместно спросить: так каким же образом, учитывая функцию государственного учета, которую должен выполнять Госкаталог, будут теперь учитываться и описываться архивные документы, находящиеся в музеях? В том числе, как они будут описываться в автоматизированных системах, применяемых в музеях? Какие сведения будут отражаться в Госкаталоге музейного фонда об архивных документах: описание фонда, описи (тома описи), заголовок дела, атрибуты описания единичного документа? Будут ли вообще представлены архивные документы в рамках Госкаталога? Как эта информация будет соотноситься и с традиционным учетом архивных фондов и с архивными автоматизированными системами, внедренными по всей стране?

Понять высказанную обеспокоенность нетрудно, если обратиться к статистике. Музеи и библиотеки страны хранят примерно 2,6% всего объема документов Архивного фонда РФ[42]. Это примерно 12,544 млн дел, из них около 9 млн[43] хранится в музеях и может быть отнесена к особо ценным. Но в объеме самого Музейного фонда РФ (по итогам проверки наличия музейных фондов, опубликованных летом 2011 г., – 73,14 млн предметов), архивные документы составляют 1/8 часть! 

 

Как правило, одной из причин невозможности совмещения в программном обеспечении учета музейного и архивного учета разработчики называют разные принципы, лежащие в основе этих учетных систем. Между тем, этот аргумент полностью несостоятелен. 

 

К примеру, в 2005 г. в Государственном историческом музее, продолжавшем выполнять свои функции научно-методического центра для исторических музеев страны, была принята и начала реализовываться Программа информатизации учетно-фондовой работы[44]. Несколько лет назад в Отделе письменных источников, хранящем документы Архивного фонда (более 73 тыс. единиц хранения, почти 15 млн листов), была предпринята попытка создания такого программного обеспечения, которое бы удовлетворяло требованиям музейной “Инструкций по учету…” и обеспечило возможность полномасштабного архивного учета. В отделе был смакетирован и апробирован программный модуль, совмещающий в себе как требования музейного учета, так и традиционный учет архивных документов[45] и представляющий отдельные позиции источниковедческого анализа и элементы научно-справочного аппарата в виде тематических указателей и классификаторов. К сожалению, этот опыт так и остался “внутримузейным” и невостребованным.

Резюмируя вышесказанное: в настоящий момент существует достаточное количество действующих нормативно-методических актов, подробно описывающих процедуру учета и описания (в традиционной – “бумажной” форме) документов Архивного фонда в составе музейных собраний. Их исполнение является обязательным для всех организаций.

Вместе с тем, произошедшие за последние десятилетия изменения в правовом поле, а также активное внедрение информационных технологий в сферу учета историко-культурных ценностей настоятельно требуют согласования подходов к описанию и учету “чужих” объектов культурного наследия в отраслевых информационно-справочных системах, а впоследствии – приведения в соответствие с установившимися реалиями действующих нормативно-правовых актов и модернизации самих АИС.

Приложения

Список приложений – форм учетных документов - с комментариями

Все формы учетных документов (приложений) воспроизведены из «Правил работы музеев по учету и организации хранения письменных документов Государственного архивного фонда СССР», М., МК СССР, ГАУ при Совете Министров СССР, 1990 г.

№ п/п	Название файла	Название формы	Комментарии
1.	Акт приема на пост.хранение.jpg	Форма акта приема на постоянно (временное) хранение	Нуждается в сопоставлении с действующими на 01.01.2013 в музейной сфере формами.
2.	Форма заявления.jpg	Форма заявления	Нуждается в сопоставлении с действующими на 01.01.2013 г. в музейной сфере формами.
3.	Коллекционная опись-титул.jpg	Титульный лист коллекционной описи на документы	Актуальна на 01.01.2013
4.	Коллекционная опись-формуляр.jpg	Форма коллекционной описи на документы	Актуальна на 01.01.2013
5.	Форма Книги поступлений.jpg	Форма Книги поступлений музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение.	Нуждается в сопоставлении с действующими на 01.01.2013 в музейной сфере формами
6.	Акт на ОХ.jpg	Форма акта приема предметов (документов) на ответственное хранение.	Нуждается в сопоставлении с действующими на 01.01.2013 в музейной сфере формами
7.	КП документов-Титул.jpg	Книга учета поступлений документов	Актуальна на 01.01.2013
8.	КП документов- формуляр.jpg	Форма книги учета поступлений документов	Нуждается в сопоставлении с действующими на 01.01.2013 в музейной сфере формами.
9.	Список архивных фондов-титул.jpg	Титульный лист списка фондов	Актуальна на 01.01.2013
10.	Список архивных фондов-формуляр.jpg	Форма списка архивных фондов (коллекции)	Актуализированная форма: листа-заверителя – Приложение №6 к «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом МК РФ от 18.01.2007 № 19, зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный № 9059; с изменениями (утверждены приказом МК РФ от 16.02. 2009 № 68, зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893): http://www.rusarchives.ru/lows/pohkuidaf.shtml
11.	Лист фонда-титул.jpg	Форма титульного листа фондов	Актуальна на 01.01.2013
12.	Лист фонда-формуляр.jpg	Форма листа фонда	Актуальна на 01.01.2013
13.	Архивная опись-титул.jpg	Титульный лист архивной описи	Актуальна на 01.01.2013
14.	Архивная опись - формуляр.jpg	Форма архивной описи	Актуальна на 01.01.2013
15.	Лист-заверитель.jpg	Форма листа-заверителя дела №	Актуализированная форма: листа-заверителя – Приложение №3 к «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утвержденыприказом МК РФ от 18.01.2007 № 19, зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный № 9059; с изменениями (утверждены приказом МК РФ от 16.02. 2009 № 68, зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893): http://www.rusarchives.ru/lows/pohkuidaf.shtml
16.	Карточка фонда -лицевая сторона.jpg	Карточка фонда (лицевая сторона)	Актуальна на 01.01.2013
17.	Карточка фонда-оборотная сторона.jpg	Карточка фонда (оборотная сторона)	Актуальна на 01.01.2013
18.	Форма сведений об изменениях.jpg	Форма сведений об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.___ г.	Актуальна на 01.01.2013