Документы Архивного фонда в собраниях музеев и библиотек

 

В научно-вспомогательный фонд включаются не подлежащие государственному учету копии документов, муляжи, полученные от государственных учреждений или частных лиц или подготовленные музеем для экспозиционно-выставочной и другой деятельности.

Включение подлинных документов государственного Архивного фонда РФ в научно-вспомогательный фонд категорически запрещается. Ранее включенные подлинники подлежат переводу в основной фонд по решению ФЗК. 

 

Учет документов

Первая ступень

Первичный учет (регистрация) письменных (архивных) документов в музеях на практике осуществляется аналогично учету музейных коллекций на первой стадии музейного учета.

Документы, включенные в состав основного фонда на постоянное хранение, по решению ФЗК записываются (регистрируются) в Книге поступлений музейных предметов основного фонда[21].

Запись документов производится под дробным номером, в числителе которого ставится порядковый номер по Книге поступлений музейных предметов основного фонда на постоянное хранение, а в знаменателе через тире – крайние порядковые номера документов по коллекционной описи, приложенной к Акту приема предметов на постоянное хранение.

При поступлении в музей одного или нескольких документов без составления Коллекционной описи на документы они регистрируются в Книге поступлений музейных предметов основного фонда на постоянное хранение на основании Акта приема предметов на постоянное хранение.

После записи документов в Книгу поступлений музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение они передаются на ответственное хранение в отдел (сектор) или ответственному хранителю документальных фондов по Акту приема предметов (документов) на ответственное хранение, который составляется в двух экземплярах: первый остается в отделе (секторе) учета, второй – хранится в деле фонда. К Акту приема предметов (документов) на ответственное хранение прилагается Коллекционная опись на документы. 

 

Вторая ступень

Учет документов в фондохранилище музея ведется:

■ по книге учета поступлений документов – для учета каждого поступления документов в фондохранилище музея;

■ по списку фондов – для пофондового и количественного учета фондов;

■ по листу фонда – для учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи отдельно;

■ по архивной описи (на правах научного инвентаря)[22] – для поединичного учета и определения общего количества единиц хранения по каждому фонду.

Документы, поступившие на ответственное хранение, записываются (регистрируются) в Книге учета поступлений документов. Каждое поступление независимо от объема получает один порядковый номер. Запись всех поступивших документов производится суммарно, согласно Акту приема предметов (документов) на ответственное хранение и приложенной Коллекционной описи на документы.

В Книгу учета поступлений документов записываются последовательно все первичные и повторные поступления документов каждого фонда, ежегодно подводится итог поступивших за год единиц хранения.

Фонд заносится в список фондов только один раз при первом поступлении или при образовании фонда. Каждому фонду присваивается очередной порядковый номер. В списке фондов указывается полное название фонда.

Если в музее присутствуют фонды разных исторических эпох, то перед номером фонда советского периода через тире проставляется индекс “Р”, который сопровождает номер фонда во всех учетных документах.

В случае передачи фонда в другой музей или архив, а также если фонд был использован и позднее объединен с другим архивным фондом, освободившийся номер фонда другому фонду не присваивается. 

 

Изменение нумерации фондов не допускается. 

 

На 1 января каждого года в списке фондов составляется итоговая запись о фактическом наличии фондов в музее. В числителе дроби указывается общее количество фондов, а в знаменателе – количество фондов советского периода.

В листе фонда фиксируется количество описанных (включенных в архивную опись) и неописанных единиц хранения (дел, документов, листов).

Поступление документов фиксируется в листе фонда на основании Акта приема предметов (документов) на ответственное хранение, а выбытие (списание) – на основании приказа Министерства культуры.

Листы фондов располагаются в порядке номеров фондов в папках с клапанами и составляют, в зависимости от количества листов, один или несколько томов. Листы каждого тома нумеруются, составитель (хранитель) заверяет их количество. В случае изменения количества листов в томе составитель (хранитель) делает новую завершительную надпись. 

 

К листам фондов в случае необходимости составляется карточный указатель фондов, систематизированный по установленной музеем классификационной схеме. На карточках указателя фондов проставляется в обязательном порядке номер фонда, его название, крайние даты документов.

Архивная опись закрепляет результаты научной обработки (описания) фонда, систематизацию единиц хранения внутри фонда, выполняет функцию их учета.

Опись составляется в трех экземплярах:

■ первый (страховой) хранится в сейфе;

■ второй (рабочий) находится у ответственного хранителя в соответствующем хранилище;

■ третий выдается для работы с документами в процессе их использования в различных целях.

На каждый фонд заводится дело фонда. В него включаются:

1) документы по истории  фондо образователя и фонда, отражающие процесс комплектования фонда;

2) Акт приема предметов (документов) на ответственное хранение  с коллекционной описью на  документы;

3) схема систематизации  фонда;

4) другие документы, фиксирующие  работу по описанию, проверке  наличия, изменениям в объеме  фонда;

5) информация о выбытии (списании), старые листы фонда  после усовершенствования и переработки и т. д. Учетные и другие документы включаются в дело фонда только после их окончательного оформления (утверждение, подписи, печать и др.). Документы, фиксирующие изменения в объеме фонда или отдельных единиц хранения, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы. На документы дела фонда составляется внутренняя опись. При усовершенствовании или переработке учетных документов (список фондов, листы фондов, описи) старые учетные документы сохраняются. Отметка о переработке с указанием даты переработки, должности и подписи проставляется на старом и вновь составленном учетном документе. Музей обеспечивает хранение основных учетных документов в сейфах. Учетные документы, за исключением третьего экземпляра архивной описи, исследователям не выдаются. Описание архивных документов в музейной документации: Процесс научной обработки (описания) документов фонда состоит из следующих этапов:1) предварительный просмотр документов;2) систематизация документов по основным разделам типовой схемы систематизации (первичный разбор);3) формирование единиц хранения;

4) описание и научная  аннотация единиц хранения;

5) составление схемы систематизации  фонда;

6) расположение единиц  хранения в соответствии со  схемой систематизации и их  шифровка, оформление обложек;

7) составление и оформление  описи;

8) составление научно-справочного аппарата к описи.

Предварительный просмотр документов предусматривает сверку документов фонда с учетной документацией (актами, коллекционными описями), ознакомление с историей фонда и фондообразователя, выяснение полноты, состава, содержания и хронологических рамок документов фонда.

Систематизация документов фонда при первичном разборе проводится в соответствии с основными разделами типовой схемы. Типовая схема систематизации определяется видом фонда (личный, семейный, родовой и др.), родом деятельности фондообразователя, видами документов и др.

Формирование документов в единицу хранения внутри каждого раздела типовой схемы проводится по одному из определенных признаков (авторскому, корреспондентскому, хронологическому, номинальному и др.) или в их сочетании.

Описание и научная аннотация единиц хранения проводится одновременно с их формированием.

При описании единицы хранения устанавливаются:

■ виды документов;

■ автор;

■ адресат;

■ лицо или учреждение, создавшее документы;

■ название или заглавие документов;

■ содержание документов, степень их полноты, подлинность, язык, способ написания или воспроизведения,

■ опубликованность;

■ наличие приложений;

■ внешние особенности;

■ даты документов;

■ количество листов единицы хранения.

Заголовок единицы хранения должен обобщенно и точно отражать смысловое содержание и состав документов. Содержание документов излагается современным языком независимо от времени происхождения документа, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

По “Правилам организации хранения…”, в архивной описи описываются единицы хранения (дела), а не документы. Описание документов отнесено к научно-справочному аппарату. Тем не менее, на практике в музеях можно совмещать в описях и описание единиц хранения, и их оглавление (т. е. описание входящих в них документов).  При этом описание самих документов производится в соответствии с п. 5.4.3. главы “Общие требования к описанию архивных документов” “Правил организации хранения…”[30]. 

 

Схема систематизации фонда составляется после формирования и описания единиц хранения.

Единицы хранения располагаются в соответствии со схемой систематизации фонда и нумеруются в валовом порядке. Все элементы описания полностью переносятся на обложку единицы хранения. Кроме того, на обложке указывается сокращенное название музея, номер по Книге поступлений музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение, архивный шифр, который состоит из номера фонда, номера описи и порядкового номера единицы хранения по описи.

При наличии в единице хранения особо ценных документов на обложке делается отметка – “ОЦ”.

В единицу хранения вкладывается лист-заверитель. В его первой графе оговаривается, есть ли в оформлении документов следующие особенности:

■ средства почтового обращения, (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпеля, штампы, пломбы);

■ печати и оттиски;

■ карты, планы, чертежи, фотографии, рисунки, типографские материалы, чистые листы бумаги с водяными знаками и другие материалы, имеющие коллекционную или материальную ценность.

Во второй графе указываются соответствующие номера листов единицы хранения.

Если на одном листе документа имеется несколько особенностей оформления, то все особенности перечисляются отдельно в первой графе, а во второй графе соответственно проставляется номер этого листа. Если в документе на одном листе имеется несколько экземпляров марок или иных материалов, то во второй графе в скобках после номера листа единицы хранения указывается количество экземпляров.

Перечисленные выше особенности единицы хранения, состоящей из одного документа, переносятся на обложку.

Листы внутри единицы хранения нумеруются карандашом, не брошюруются и в дальнейшем единица хранения не пополняется.

В зависимости от схемы систематизации, объема и завершенности комплектования фонда составляется одна или несколько описей.

Описательная статья описи включает в себя совокупность сведений о единице хранения: порядковый номер по описи, номер по Книге поступления музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение, заголовок, аннотацию (на особо ценные документы), крайние даты документов, количество листов, техника воспроизведения, сохранность, примечания.

При наличии особо ценных документов на титульном листе архивной описи и в графе “Примечание” ставится отметка – “ОЦ”.

Итоговая запись к описи помещается за последней описательной статьей и закрепляет (цифрами и прописью) количество единиц хранения, числящихся по данной описи, первый и последний номера единиц хранения по описи, отражает все особенности нумерации единиц хранения (пропуски номеров и литерные номера) и изменения в их количестве, произведенные на основе соответствующих актов. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием его должности и даты составления.

После каждого поступления или выбытия единиц хранения составляется новая итоговая запись, где указывается основание внесенных изменений.

Если к фонду, на который уже составлены архивные описи, поступили дополнительные документы, то в зависимости от характера и объема этих документов они могут включаться в фонд следующими путями: