Документы Архивного фонда в собраниях музеев и библиотек

Документы Архивного фонда в собраниях музеев и библиотек: проблемы учета и описания

Классификация письменных (архивных) документов Архивного фонда РФ, хранящихся в музеях, порядок их учета и описания в музейной документации. 

 

Тема статьи довольно сложна и нечасто обсуждаема: это взаимоотношения, которые существуют между двумя родственными фондами, музейным и архивным, хранящими исторические источники – культурное наследие страны. Названное деление закреплено в законодательстве РФ и в подзаконных актах, регулирующих деятельность в той или иной области[1].

На практике музейный и архивный (а также библиотечный) фонды не являются замкнутыми сущностями, переданными в оперативное управление соответствующим уполномоченным государством и управляемым собственным федеральным исполнительным органом структурам: музейный – музеям, архивный – архивам, библиотечный – библиотекам. На самом деле, объекты – исторические источники, отнесенные к этим трем фондам, – распределяются между организациями в различных пропорциях таким образом, что каждый из музеев, архивов и библиотек хранит в своих собраниях ту или иную часть сопредельного фонда.

В этом утверждении нет никакого открытия: всем известно, что в собрания музеев на правах (зачастую) самостоятельных отделов входят собрания архивных документов и коллекции редкой книги; архивы, в свою очередь, хранят книжные собрания и музейные предметы, а в библиотеках есть документы и предметы, отнесенные к ведению Архивного и Музейного фондов. 

 

Видовое разнообразие порождает ряд проблем, в частности в области учета и описания конкретных видов объектов культурного наследия (архивных документов, музейных предметов, книжных памятников).  

 

Преодолению этих проблем посвящены соответствующие “перекрестные” разделы отраслевых инструкций[2] и правил по учету, предполагающие обязательные учет и описание таких “чужих” для типа данной организации объектов по правилам, соответствующим их природе[3]. 

 

Все инструкции предписывают в случае работы с объектами культурного наследия, относящимися к “соседнему” фонду, учитывать эти объекты по правилам, действующим в соответствующем им фонде.  

 

Но многие ли организации, владеющие подобными “чужими” для себя объектами, реализуют на практике “правильные” учет и описание? Многие ли музеи (даже литературные, мемориальные, большая часть коллекций которых состоит из документов архивного фонда) следуют этому правилу, осуществляя, по сути, двойной (по музейным и архивным правилам) учет хранящихся у них архивных документов (фондирование, составление описей, ведение и развитие научно-справочного аппарата, использование единого классификатора документной информации и т. п.)? С высокой степенью уверенности можно утверждать, что таковых единицы. Зеркальная ситуация по отношению к музейным предметам и книгам редкого фонда существует и в архивной, и библиотечной сферах. 

 

Игнорирование норм Инструкций и Правил, с одной стороны, является нарушением единой государственной политики в области учета культурных ценностей. В результате исследователи не могут получить качественную информацию о содержании фондов различных организаций и полноценный доступ к историческим источникам и артефактам. 

 

Ситуация усугубляется тем, что системы учета и описания фондов в музейной и архивной практике и сформированная на их основе учетная документация выполняют также справочно-информационную функцию и являются единственным инструментом предоставления исследователям информации о предметах (документах), включенных в собрания. То есть, в отличие от библиотек, где функции учета библиотечного фонда и справочно-информационных каталогов разделены и реализованы в разных видах документов (инвентарные книги и карточные каталоги), в музеях и архивах обе функции выполняют одни и те же документы (инвентарные книги в музеях и описи в архивах).

Поэтому отсутствие грамотного, ведущегося по утвержденным инструкциям и правилам, учета приводит к крайне негативным последствиям, среди которых:

■  невозможность исполнения управленческих функций;

■  невозможность в полной мере реализовать государственные проекты;

■ спорность отчетности и статистических данных о составе соответствующих фондов, их состоянии и использовании;

■  недоступность фондов исследователям.

Между тем, еще в 1990 г. Министерство культуры СССР и Главное архивное управление при Совете Министров СССР при участии ведущих специалистов и экспертов в области архивного и музейного дела разработали и утвердили “Правила работы музеев по учету и организации хранения письменных документов Государственного архивного фонда СССР”, основной задачей которых было “введение в практику работы музеев единых межотраслевых требований по централизованному государственному учету, организации хранения и обеспечения сохранности документов ГАФ СССР”.

Правила регламентируют работу государственных музеев с письменными документами[5] государственного Архивного фонда, хранящимися в отделах (секторах) письменных источников, рукописей или документальных фондов в зависимости от структуры и сложившейся практики работы с документами в конкретном музее. При этом Правила могут быть использованы не только для государственных (федеральных, муниципальных и пр.) музеев, но и для музеев с иной формой собственности.

На сегодняшний день эти Правила стали библиографической редкостью, но не утратили, не своей юридической силы, ни актуальности. Текст Правил состоит из введения и шести разделов. В первом разделе изложены основные принципы классификации и фондирования документов государственного Архивного фонда в музеях. Во втором-пятом разделах поэтапно рассмотрен порядок учета и описания документов государственного Архивного фонда: первичный учет при поступлении (первая стадия музейного учета), учет и описание в отделе (фондохранилище) в музее (вторая стадия музейного учета) и централизованный государственный учет документов в Главархиве СССР. Шестой раздел посвящен вопросам организации хранения и обеспечения сохранности документов.

В рамках данной статьи, учитывая объемность и сложность темы, сосредоточимся только на классификации письменных (архивных) документов Архивного фонда РФ, хранящихся в музеях, и рассмотрим порядок их учета и описания в музейной документации. 

 

Классификация документов Архивного фонда

Под классификацией документов Архивного фонда РФ в музеях понимается их группировка:

■ по историческим эпохам (досоветский, советский и постсоветский периоды);

■ по способу и технике закрепления информации (письменные, графические, кино- фото-, фоно-, электронные документы);

■ по архивным фондам, архивным коллекциям, архивным собраниям, а внутри них – по единицам хранения (делам) и/или единицам учета.

Письменным документом Архивного фонда РФ является подлинник (или заверенная копия на правах подлинника) текстового документа, информация которого зафиксирована каким-либо типом письма.

В государственных музеях к числу письменных документов государственного Архивного фонда, как правило, относятся включенные в состав основного фонда документы личного происхождения рукописи, письма, автографы, дневники, нотные и текстовые записи фольклора и музыки, другие документы, содержащие текстовую информацию. Также к документам государственного Архивного фонда относятся прошедшие экспертизу ценности и подлежащие постоянному (бессрочному) хранению наиболее ценные документы текущего (ведомственного) и научного архивов музея.

В комплексе с письменными документами государственного Архивного фонда учитываются логически взаимосвязанные с ними печатные издания с автографами и пометками, а также фотографии, карты, плакаты, афиши, эстампы, лубки, марки, открытки, листовки, вырезки из газет и журналов и др. 

 

Основные принципы учета документов государственного Архивного фонда в составе музейных собраний. Термины и определения

Письменные документы государственного Архивного фонда должны быть сосредоточены в составе основного фонда, текущего (ведомственного) и научного архивов музея. 

 

Учет и описание документов государственного Архивного фонда, входящих в  основной фонд музея, ведется отдельно от учета и описания документов текущего (ведомственного) и научного архивов. 

 

Для документов Архивного фонда, входящих в собрание музея, также как и в архивах, основными учетными единицами являются архивный фонд, архивная коллекция (собрание) и единица хранения (дело).

Согласно Закону № 125-ФЗ, Архивный фонд – это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. В музейной практике Архивный фонд – это часть документального фонда учреждения или лица, имеющая историческую, научную, художественную и иную культурную ценность, принятая на постоянное (бессрочное) хранение либо сформированная в музее. Учреждение или лицо, в результате деятельности которого образуется архивный фонд, называется фондообразователем.

Архивные фонды личного происхождения подразделяются на личные (персональные), семейные и родовые:

■ личный фонд состоит из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица. В состав личного фонда, кроме документов личного происхождения, могут быть включены более поздние документы об этом лице, дающие возможность с наибольшей полнотой охарактеризовать его жизнь и деятельность. В музейной практике личные фонды выдающихся деятелей принято называть персональными фондами;

■ семейный фонд состоит из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности представителей не более трех поколений одной семьи;

■ родовой фонд состоит из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности представителей более трех поколений одного рода.

Архивная коллекция – это совокупность документов, являющаяся результатом деятельности коллекционера, поступившая в музей на постоянное (бессрочное) хранение.

Архивное собрание – это совокупность отдельных документов, объединенных непосредственно музеем по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, хронологическому и т. д.).

Единицей учета письменных документов государственного Архивного фонда является единица хранения (“дело”). Она представляет собой физически обособленный отдельный документ или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку. 

 

Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам, коллекциям, собраниям (все это входит в понятие “фонд”) называется фондированием. Фондирование включает в себя определение (уточнение) фондовой принадлежности документов, обозначение хронологических границ документов фонда, формирование фонда и установление его названия.

При определении фондовой принадлежности документов, прежде всего, учитываются их хронологические и тематические признаки. Определение (уточнение) фондовой принадлежности документов может производиться как на этапе научной экспертизы ценности, так и на этапе научного описания фонда.

Хронологическими границами архивного фонда являются даты самого раннего и позднего документа (в терминологии архивного дела – “крайние даты документов”). Хронологические границы документов фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты и др.

Принадлежность архивных фондов к соответствующему историческому периоду определяется в зависимости от хронологических рамок документов, а в отношении фондов личного происхождения – в зависимости от того, в какой эпохе протекала вся или большая часть деятельности фондообразователя.

Вновь поступающие в музей отдельные документы или группы документов, которые не могут быть отнесены к имеющимся в музее архивным фондам, коллекциям, собраниям, включаются в архивное собрание единичных поступлений с последующим (по мере их накопления) фондированием. 

 

Поступление архивных документов в музей

Поступление архивных документов в музей на практике оформляется аналогично поступлению иных музейных предметов.

Так, на документы, поступающие в музей отдельно или в комплексе с другими музейными предметами, составляется Акт приема предметов на постоянное (временное) хранение в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в отделе (секторе) учета музея или у главного хранителя фондов, второй – вручается владельцу (лицу или учреждению), сдавшему документы в музей.

При передаче документов в музей в дар или при закупке Акт приема предметов на постоянное (временное) хранение составляется только на основании заявления владельца и с заключением соответствующего договора. К Акту приема предметов на постоянное (временное) хранение может быть приложена “легенда”, отражающая сведения об истории поступивших документов. 

 

При поступлении в музей документов отдельно или в комплексе с другими музейными предметами одновременно с Актом приема предметов на постоянное (временное) хранение составляется в двух экземплярах Коллекционная опись на документы или коллекционная опись на предметы, включая документы. 

 

При одновременном поступлении в музей большого объема предметов и документов они опечатываются комиссией и комиссионное вскрываются для составления коллекционной описи. Срок записи в Книгу поступлений музейных предметов основного фонда на постоянное хранение предметов и документов определяется фондовое закупочной комиссией (ФЗК) с учетом сложности и объема работ. 

 

При поступлении в музей одного или нескольких документов коллекционная опись не составляется, но в Акте приема предметов на постоянное (временное) хранение они указываются по документной.

В течение месяца после поступления в музей архивные документы рассматриваются ФЗК, которая выносит решение об отнесении их к основному или научно-вспомогательному фондам. Решение фиксируется в протоколе.  

 

В основной фонд включаются подлинники. В отдельных случаях допускается включение в основной фонд заверенных копий или дубликатов документов. 

 

В состав основного фонда на правах документов государственного Архивного фонда РФ могут быть включены наиболее ценные документы из научного и текущего (ведомственного) архивов музея, отражающие историю и деятельность музея, с передачей их в фондо хранилище.