Документування обліку кадрів на підприємстві

• журнал обліку прийняття на роботу (Додаток 8);
• журнал обліку переведення (переміщення) працівників (Додаток 9);
• журнал обліку звільнення працівників (Додаток 10).

    Наявність похідних облікових документів надає  можливість, з одного боку, забезпечити  орган управління всією необхідною інформацією про кадри, з іншого – забезпечити формування статистичної звітності по кадрах, а також забезпечити  працівників необхідною для них  інформацією. 
 
 
 
 
 
 
 

    РОЗДІЛ  ІІІ

    СТАТИСТИЧНА ЗВІТНІСТЬ ЩОДО ОБЛІКУ ТА РУХУ КАДРІВ

    3.1 Статистична звітність

     Звітність – це періодичне складання суб’єктами господарювання звітів про свою діяльність, які подаються до державних органів.

     Звітність буває: фінансова, податкова, статистична, оперативна та інша, в залежності від  особливостей суб’єкта господарювання та потреб одержувача звітної інформації.

     З питань праці та її оплати, зайнятості, використання робочого часу складається  статистична звітність, яка узагальнюється по регіонах та по країні в цілому, що дає можливість судити про зайнятість населення, про безробіття та попит на робочу силу, про підготовку та підвищення кваліфікації кадрів, про зайнятість молоді, про стан умов праці, про номінальну та реальну заробітну плату, про середньомісячну заробітну плату, продуктивність праці тощо.

     Мета  складання звітності – надання повної та неупередженої інформації користувачам для прийняття рішень.

     Статистична звітність регулюється Законом  України «Про державну статистику України».

     Закон регулює права та обов’язків органів статистки та респондентів (тих, що надають інформацію).⁴

     Респонденти мають право знати, які первинні дані про них збираються у процесі статистичних спостережень, як, ким і з якою метою будуть використовуватися. Також респонденти зобов’язані безкоштовно подавати органам статистики у повному обсязі, за встановленими формами та у визначенні терміни достовірну статистичну інформацію, у тому числі з обмеженим доступом.

     Для того, щоб інформація, яка надається  органам статистики, не була використана  на шкоду респондентів, закон передбачає захист конфіденційної інформації.

     Працівники  кадрових служб готують та подають  до органів статистики статистичну  звітність з кадрів за формами: «Звіт  з праці» - форма №1 – ПВ (Додаток 11), «Звіт про використання робочого часу» - форма № 3 – ПВ (Додаток 12). Форма № 6 – ПВ (поштова – річна) подається не пізніше 5 січня наступного календарного року підприємствами, установами, організаціями та колективними сільськогосподарськими підприємствами незалежно від форм власності (Додаток 13).

     Під час заповнення форм працівники кадрових служб повинні проводити записи чітко згідно питань у рядках.

     Слід  зазначити, що надані статистичні дані в свої відомчі організації, не повинні  мати розбіжностей з даними, які  надаються в державну статистичну  службу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3.3 Звітність, що  подається в державну  службу зайнятості

     До  обов’язків працівників кадрових служб належать підготовка та подання в державну службу зайнятості у відповідності до Закону України «Про зайнятість населення» інформації за статистичними формами:

• форма № 3 – ПН, поштова місячна, «Звіт про наявність вільних робочих місць та потребу в працівниках» (Додаток 14);
• форма № 4 – ПН, поштова (при необхідності), «Звіт про звільнення працівників», подається підприємствами у разі звільнення працівника за п.1 ст. 40 КЗпП України⁵ (Додаток 15);
• форма № 5 – ПН, щодекадна, «Відомості про прийняття працівників» (Додаток 16).

    Форма звітності № 3 –  ПН, порядок її заповнення і подання.

     Форму звітності № 3 – ПН поштова місячна  «Звіт про наявність вільних  робочих місць та потребу в  працівниках», вказуються статистичні  дані про наявність вакантних  робочих місць, характер і умови  праці на них, про всіх звільнених, прийнятих працівників та інформацію про передбачені зміни в організації  виробництва і праці, інші заходи, що можуть призвести до звільнення працівників.

     Форма № 3 – ПН подається підприємствами, установами, організаціями, незалежно  від форм власності та господарювання, службі зайнятості 28 числа щомісячно, а також у разі необхідності.

    Форма звітності № 4 – ПН, порядок її заповнення і подання.

     Форму звітності № 4 – ПН поштова «Звіт  про звільнення працівників», подається  підприємствами, установами, організаціями, які звільняють працівників, службі зайнятості за два місяці до звільнення. Вказується підстави і строки звільнення, найменування професій, спеціальностей, кваліфікацій, розмір заробітної плати. У разі не подання або порушення строків подання цих даних, стягується штраф у розмірі річної заробітної плати за кожного вивільненого працівника.

    Форма звітності № 5 – ПН, порядок її заповнення і подання.

     Форма звітності № 5 – ПН, щодекадна, «Відомості про прийнятих працівників», розповсюджується на підприємства, установи, організації незалежно від форм власності та відомчої підпорядкованості.

     Форма заповнюється на підставі наказу про  прийняття на роботу в одному примірнику та щодекадно (за наявності прийнятих  працівників) подається державній  службі зайнятості за місцем розташування підприємства.

     Звітність про прийнятих працівників підписується керівником підприємства, установи, організації. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    ВИСНОВОК

     Рушійною  силою кожного підприємства, безумовно, є його кадри, адже недарма говорять, що кадри вирішують усе.

     Отже, кадрова робота  є одною з  головних складових ефективної роботи усього підприємства. Правильна організація обліку кадрів є необхідною передумовою для успішного проведення всієї аналітичної та оперативної роботи по кадрах. Також правильна організація діяльності кадрової служби, кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовий договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому.

     Кожен керівник трудового колективу повинен  враховувати, що документи по особовому складу, які відбивають трудову діяльність працівників і підтверджують трудовий стаж, необхідний для нарахування пенсії, грають особливу роль в житті людини. Неприпустимо відсутність цієї документації в організації, а також ведення кадрового діловодства з порушенням вимог Трудового кодексу України.

     Найважливіше  значення при цьому має не лише правильне складання змістовної частини кожного документу, але  і його оформлення відповідно до чинних нормативних актів, тобто надання  документу юридичної сили.

     Таким чином, кадрова документація, що завжди грала істотну роль в житті  кожної працездатної людини в нашій  країні, продовжує залишатися актуальною і в умовах розвитку ринкових стосунків, оскільки служить документальним підтвердженням прав працівника на соціальне забезпечення через старість і інвалідність, надається до суду при трудових конфліктах, здається в державні архіви на тривале зберігання, використовується в довідкових цілях при зверненні громадян до архівних установ.

     Робота  з документами повинна мати настільки  відпрацьований порядок, щоб працівники не відволікалися від головних виробничих цілей підприємства. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    СПИСОК  ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Закон України № 8312 «Про мови».
2. Закон України «Про державну статистику» N 2614-XII, від 17.09.1992.
3. Кодекс законів про працю України { Затверджується Законом N 322-VIII     від 10.12.71 ВВР, 1971, додаток до N 50, ст. 375 }.
4. Кадрове діловодство: Навчальний посібник – К.: Каравела, 2006.- 240 с.     Данюк в. М., Кулаковська Л. П.
5. Планирование и организация работі отдела кадров/ Е. Г. Войченко. – 2-е изд., перераб. И доп. – К.: Вища шк.. головне изд-во, 1986. – 343 с.
6. Загальне і кадрове діловодство: Навчальний посібник – К.: МАУП 2002. – 168 с. Козоріс В. П., Лапицька Н. І.
7. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навчальний посібник. 3-тє  видання. – К.: Либідь, 2001
8. Блощинська В. А. Сучасне діловодство: Навчальний посібник: - К.:, Центр навчальної літератури, 2005. – 320 с.
9. Організація роботи з документами: Підручник / За редакцією професора В.Я. Кучерява. - 2-е вид., Перероблене і доповнене. - М.: ИНФРА-М, 2002
10.   Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М.: ПРИОР, 2002
11. Кадрове діловодство: Методичний посібник. – Дніпропетровськ: Баланс-клуб, 1999. – 112с.