Документування обліку кадрів на підприємстві

     Далі  записується дата заповнення особової картки інспектором з кадрів з моменту оформлення, прийняття працівника на роботу.

     Загальний стаж записується з початку трудової діяльності людини. Безперервний стаж роботи вказують стаж роботи, відповідно до якого обчислюють виплати по соціальному страхуванню на підставі положення про порядок призначення і виплати посібників з соціального страхування.

     Останнє місце роботи, посада: записується  повне найменування підприємства, установи, організації, де востаннє працював і яку посаду займав. В графі дата і причина звільнення: вказується дата і причина звільнення людини з підприємства, установи, організації (з вказівкою відповідної статті КЗпП).

     Родинний  стан: записуються всі члени сім’ї із зазначенням дати народження і записується родинний стан людини. Паспорт, домашня адреса (місце реєстрації, місце фактичного проживання), телефон: вказується повністю серія і номер паспорта, ким виданий, дата видачі. Данні паспорта і адреси записується олівцем із паспорта.

     Після заповнення інспектором відділу  кадрів усіх пунктів першого розділу  особисту картку підписує особа, що оформляється на роботу і проставляє дату заповнення. Усі наступні зміни в даних про працівника (освіта, зміна місця проживання, зміна прізвища та ін.) регулярно відбивається в особистій картці.

       ІІ Відомості про військовий облік: у цьому розділі відображаються всі необхідні відомості про військовозобов'язаних працівників та призовників, за якими здійснюється звіряння з військовими комісаріатами. Відомості про військовий облік заповнюються на підставі військово-облікових документів, зокрема:

• для військовозобов'язаних — військового квитка або тимчасового посвідчення, яке видають замість квитка;
• для призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці.

     ІІІ Професійна освіта на виробництві (за рахунок  підприємства): у цьому розділі вказується період навчання, вид навчання(бюджет чи контракт), форма навчання (денна чи заочна) і  потрібно вказати повну назву документа, що посвідчує професійну освіту, і ким він виданий.

     ІV Призначення і переведення: при оформленні на роботу робиться відповідний запис, надалі в цьому розділі відбиватимуться переміщення по роботі, зміни кваліфікації (посади, розряду, окладу). Усі записи з цього розділу переносяться і в трудову книжку працівника.

     V Відпустки: цей розділ призначений для обліку щорічних і всіх додаткових відпусток, який дублюється в журналі обліку відпусток.

Формування  особової справи

     Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає  основне місце в системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що знаходяться в особовій справі, проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління (Додаток 3).

     Особові справи заводяться на керівника організації  його заступників, спеціалістів та матеріально-відповідальних осіб незалежно від посади. Оформляються особові справи після зарахування працівників на роботу, спочатку до особової справи вносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім - всі основні документи, які виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.

     Систематизуються  особові справи в алфавітному  порядку або за структурними підрозділами, згідно зі штатним розписом.

     Справи  на матеріально-відповідальних осіб зберігаються окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номеру у штатно – посадовій книзі. Цей номер записується в алфавітну книгу та в особову картку форми П-2.

     Особова справа складається  з таких документів:

• Особовий листок з обліку кадрів з фото розміром 4×6 см.
• Додаток до особового листка з обліку кадрів.
• Автобіографія.
• Копії документів про освіту, науковий ступінь, підвищення кваліфікації.
• Перелік наукових праць ( для працівників, які мають учений ступінь чи звання).
• Характеристики чи рекомендаційні листи.
• Документи, на підставі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (заява, контракт, подання , листи про переведення).
• Копії наказів про прийняття, звільнення, переведення або виписки з них.
• Матеріали проведення атестації ( характеристика, атестаційний лист, пропозиції атестаційної комісії.
• Опис документів.

     Порядок розміщення документів в особовій справі хронологічний.

     До  особової справи не допускається включення  наказів про відпустки, про відрядження, про направлення на курси підвищення кваліфікації, документи другорядного значення можуть групуватися в самостійну справу окремо від особової справи або розміщуватись у кишені на зворотному боці особової справи.

     Документи особової справи ведуться протягом усього часу праці особи на підприємстві й до номенклатури справ не заносяться.

     Обкладинка  особової справи повинна містити  повну назву підприємства, номер  справи, в називному відмінку прізвище, ім’я, по батькові особи, на яку заведено , обов’язково ставиться дата заведення (день прийому на роботу), дата звільнення (дата закінчення особової справи).

     Обкладинка  особової справи зазвичай тверда, бо вона є документом тривалого зберігання.

     Доступ  до особових справ обмежений, вони знаходяться на особливому зберіганні, як секретні документи. Зберігаються у сейфах або в залізних шафах. По закінченню робочого дня сейфи(шафи) замикаються. Відповідальність за зберігання особових справ несе начальник відділу кадрів, інспектор відділу кадрів, секретар (залежно від категорії підприємства).

     Особові справи видаються для службового використання лише особам, коло яких визначено  керівником установи. Не дозволяється виносити особові справи за межи кабінету. В разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення в документах, вносити нові записи, вилучати підшиті документи чи долучати нові. Не дозволяється  видавати особову справу особі, на яку вона заведена.

     В особовій справі необхідно тримати  контрольну картку, яка заповнюється в період видачі особової справи. Особова  справа зберігається в архіві, як самостійна одиниця зберігання. В разі переведення  працівника на інше підприємство особова  справа не передається.

    2.2 Облікові похідні документи

     Облікові  похідні документи призначені для  узагальнення інформації про кадри  в цілому по господарюючому суб’єкту. До таких документів належать:

• книга реєстрації наказів;
• штатно – посадова книга;
• алфавітна книга і алфавітна картка;
• журнал обліку руху особового складу;
• журнал обліку трудових книжок.

     Книга реєстрації наказів

     Усі накази по особовому складу реєструються в книзі реєстрації наказів (Додаток 4).

     Книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника та печаткою підприємства. Вилучення аркушів з книги та виправлення не допускаються.

       У разі відміни наказу чи  зміни пункту наказу пишеться  новий наказ, який реєструється  в цій книзі на загальних  підставах.

     Кількість записів у книзі повинна відповідати наявності наказів .

     Книга реєстрації наказів є документом суворої звітності та постійного зберігання. Ведеться працівником кадрової служби, який готує і веде облік  наказів з особового складу. Заповнення граф необхідно робити коротко відповідно до змісту наказу. 

     Штатно  – посадова книга

     Штатно-посадова книга - це основний робочий документ відділу кадрів який показує стан укомплектованості апарату підприємства і його підрозділів працівниками усіх категорій персоналу. Цю книгу складають на основі штатного розпису виробничого підприємства по певній формі з такими графами: номер по порядку; найменування підрозділу і посад; оклад; ПІБ; дата народження; кваліфікація (категорія, розряд); дата і номер наказу про прийняття на роботу, переведення (Додаток 5).

     Порядкові номери записів працівників в  книзі привласнюють їх особовим справам і особовим карткам за формою П-2. Ведення штатно-посадової книги дає можливість працівникам відділу кадрів швидко дати відповідь про укомплектованість, якісний і кількісний склад персоналу будь-якого підрозділу, підготувати довідку, інформацію необхідного змісту.

     Особливістю ведення штатно-посадової книги  є те, що всі відомості до неї (окрім  назв структурних підрозділів і  посад) записують олівцем. Після  звільнення працівника з роботи чи переведення на іншу посаду відомості  про нього витирають ластиком, а на цьому місці записують  відомості про нового працівника. За відсутності нового працівника відповідні графи навпроти вакантної посади мають залишатися незаповненими.

     Записи  до штатно-посадової книги слід робити відразу після видання наказу про прийняття на роботу, переведення  на іншу посаду тощо, інакше книга втратить своє практичне значення.

     У філії штатно-посадова книга не ведеться в зв’язку з тим, що персональний склад підприємства невеликий. Замість штатно-посадової книги допускається ведення штатно-посадового списку за тією ж формою, що й посадова книга. 

    Алфавітна книга

     В компаніях з невеликою чисельністю  персоналу доцільно вести алфавітну  книгу особового складу для зручності  пошуку узагальненої інформації про  працівників в розрізі структурних  підрозділів або категорій персоналу. Як і всі облікові книги, алфавітна  книга нумерується, прошнуровується, скріплюється підписом керівника й  печаткою. В алфавітну, як і в штатно-посадову, книгу запис роблять одночасно з оформленням наказів про прийняття, переведення, звільнення робітника (Додаток 6).

    Алфавітна картка

     На  великих підприємствах з метою  полегшення роботи з картотекою, де це доцільно, на кожного працівника відкривається додатково алфавітна картка (форма П-3). Картотека алфавітних карток ведеться по підприємству в цілому і картки в ній розкладаються в алфавітному порядку (Додаток 7).

     На  практиці компанії визначають необхідність ведення окремо взятих документів з  обліку персоналу, виходячи з їх практичної доцільності. Крім того, рекомендується узгоджувати практичну доцільність  необов’язкових документів та їх рекомендовану  форму із спеціально уповноваженими органами державної влади, які здійснюють нагляд і контроль за додержанням  законодавства про працю³, а саме:

• Державний департамент нагляду за додержанням законодавства про працю 
• Територіальні державні інспекції праці
• Державний комітет України по нагляду за охороною праці
• Інспекції служб зайнятості тощо

 
 

    Книга обліку руху особового  складу

     Для вирішення проблем управління підприємством, установою, організацією керівництву необхідно мати загальні та аналітичні дані про особовий склад, його чисельність, про плинність кадрів, про зв’язок з державними службами зайнятості населення тощо. Керівник щоденно повинен знати рух кадрів у структурних підрозділах і загалом, щоб своєчасно приймати рішення щодо укомплектування, особливо спеціалістами.

     У кадровому діловодстві, особливо для  підготовки державної звітності, підрахування плинності кадрів, необхідно вести  журнали руху кадрів з обліку прийнятих, переведених, звільнених. Для усього у відділу кадрів ведуться: