Документооборот на предприятии

     Продление срока должно быть оформлено соответствующим  письмом, просьбой с указанием причин и сроков, когда будет исполнено, но не позднее, чем за 2-3 дня до истечения  срока документа. В противном  случае документ считается не исполненным в срок.

     Документы, подлежащие контролю, и материалы  к ним после исполнения хранятся в специальной контрольной папке. При передаче контрольного документа  одним исполнителем другому в  журнале делается отметка с указанием  даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ.

     Документ  считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем  вопросы и корреспонденту дан  ответ по существу. Если исполнение не документировалось, исполнитель  делает отметку об исполнении на самом  документе.

     После исполнения документы снимаются  с контроля. При этом на документе  и карточке делается отметка о  снятии с контроля.

     Переписка администрации Хасанского района с  другими учреждениями осуществляется посредством переписки, то есть с  использованием исходящей корреспонденции. Отправку исходящей корреспонденции ведут лица, назначенные руководителем. Все исходящие документы необходимо регистрировать в журнале исходящей документации. Исходящие телефонограммы регистрируются в общем порядке.

     При отправке исходящей корреспонденции ответственный за делопроизводство обязан проверить наличие указанных в письме приложений, правильность указанного адреса, а также заверена ли копия отправляемого документа или приложения. При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы документа ставится штамп или отметка «Подлежит возврату». Отправляемые одновременно одному адресату документы должны быть вложены в один конверт. Документы местным адресатам раскладываются по папкам или вручаются секретарем приемной лично. Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день её подписания, а телеграммы и срочная корреспонденция – немедленно.

     Делопроизводство  по предложениям, заявлениям и жалобам  граждан в администрации района ведется отдельно от других видов делопроизводства. Делопроизводство по обращениям граждан возлагается на секретаря приемной администрации. Все без исключения поступающие обращения граждан должны быть приняты, зарегистрированы в РКК и журнале регистрации входящей документации. Конверты обращениям оставляют только в тех случаях, когда по ним нужно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени их отправления или получения, а также в других необходимых случаях.

     При личном приёме граждан их письменные и устные обращения также подлежат централизованной регистрации в РКК.

     Повторным следует считать те обращения, которые  поступают от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени их подачи истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс. В правом верхнем углу повторных обращений и на РКК делается отметка «Повторно» и подбирается вся предшествующая переписка.

     РКК находятся в деле и расположены  в регистрационном порядке. Контроль над своевременным разрешением  письменных и устных обращений граждан  в администрации возлагается  на заведующего орготделом. В отделах, управлениях и комитетах администрации контроль над своевременным разрешением обращений граждан возлагается на их руководителей, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых для их разрешения. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по их разрешению. Решение о снятии их с контроля принимают глава района или его заместители, руководители отделов, управлений, комитетов или другие должностные лица, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.

     Ответы  на обращения граждан дают глава  района, его заместители, руководители отделов, управлений, комитетов, их заместители. Ответы даются в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в РКК.

     Регистрация ответов ведется в журнале  исходящей документации. Материалы  о письменных или устных обращениях граждан для анализа и обобщения подготавливают должностные лица, ведущие делопроизводство по обращениям граждан, оформляют их виде аналитических справок, которые представляют своим руководителям. Аналитические справки составляются по мере надобности.

     РКК после исполнения направляется главе администрации района или его заместителям для снятия с контроля. На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись «В дело» и личная подпись должностного лица, принявшего это решение. Письма граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

     При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплексность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается. Сроки хранения документов по обращениям граждан определяются утвержденной номенклатурой дел.

     По  истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению по акту.

     В целях правильной группировки документов, установления единообразия в формировании дел, их учета и сроков хранения составляется и утверждается индивидуальная номенклатура дел. Для этого используются примерные номенклатуры дел и рекомендации по их применению. Индивидуальная номенклатура дел согласовывается с отделом по делам архивов. При составлении номенклатуры дел должно быть учтено, что документы постоянного хранения формируются в дела отдельно от документов временного хранения. В номенклатуре необходимо учитывать все документы, образующиеся в результате деятельности районного Совета депутатов и администрации. Номенклатура дел ежегодно, не позднее 15 декабря, уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января нового года. Формированием документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль над правильным формированием дел в администрации района осуществляет заведующий орготделом.

     Формированию  подлежат все исполненные служебные  документы, списанные «В дело». При  этом:

     - проверяется правильность отнесения  документов в то или иное  дело, а также правильность оформления документов: наличие дат, подписей, заверительных надписей на копиях и др.;

     - устанавливается последовательность  группировки документов внутри  дела;

     - изымаются лишние дубликаты и  черновики документов, а также  удаляются скрепки и булавки;

     - в дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел. Документы представительного органа, указанные в примерных номенклатурах и рекомендациях по их применению, могут формироваться в дела за период его полномочий. Неисполненные документы подшивать в дела запрещается.

     Каждое  дело должно содержать не более 100 листов. Если документов больше, то заводится  второй том дела, ему присваивается  тот же индекс. Индекс дела состоит  из индекса структурного подразделения  и порядкового номера дела в пределах подразделения.

     Дела  с момента их создания в делопроизводстве и до сдачи в ведомственный  архив хранятся в рабочих комнатах или специальных помещениях, обеспечивающих сохранность документов. Дела помещаются вертикально, корешками наружу в  запирающихся шкафах канцелярского типа, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

     Сотрудники  аппарата администрации района хранят у себя только те документы, которые  находятся у них на исполнении и которые они ведут в соответствии с номенклатурой дел. При этом запрещается делать на документах лишние надписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию.

     В случае необходимости дела выдаются сотрудникам во временное пользование. Для осуществления контроля ведется  тетрадь выдачи дел во временное пользование.

     Завершенные дела находятся в делопроизводстве в течение последующего года, после  чего дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в  ведомственный архив администрации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в ведомственный архив по усмотрению руководства администрации.

     Документы, отражающие основную деятельность представительного  органа и администрации, отнесены к  постоянному сроку хранения, так  как являются документальными памятниками истории и культуры народа и частью Архивного фонда Приморского края. ² Администрация обеспечивает полную сохранность документов постоянного срока хранения в ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение. По окончании делопроизводственного года производится отбор документов постоянного срока хранения для подготовки их к описанию и последующей передаче на государственное хранение.

     При описании дел на обложке каждого  из них указывается полное название представительного органа или администрации, ниже – номер и название структурного подразделения или направление деятельности, индекс дела по номенклатуре, его заголовок, даты начала и окончания дела, количество листов, срок хранения, архивный шифр. На обложках дел постоянного хранения вверху проставляется также название архивного учреждения, в которое будет передано дело на государственное хранение.

     В делах постоянного хранения и  по личному составу листы должны быть пронумерованы простым карандашом. Номер листа ставится в верхнем  правом углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. В конце каждого дела постоянного срока хранения вкладывается лист с заверительной надписью.

     Описание  документов представительного органа и администрации производится ежегодно. Дела, формируемые в течение срока полномочий представительного органа, избирательной комиссии, включаются в опись по году их завершения в делопроизводстве.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

 

     В данном отчете мы рассмотрели вопросы  документационного обеспечения  деятельности органов местного самоуправления на примере администрации Хасанского района Приморского края. Документационное обеспечение администрации осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, которая в свою очередь разработана на основании законодательных и нормативно-методических актах, которым мы также дали краткую характеристику в данной курсовой работе.

     Документационное  обеспечение администрации непосредственно зависит от управленческих решений, процесс документирования которых требует:

     - информационной поддержки, то  есть обеспечением принимаемого  решения необходимой информацией  (документами),

     - согласования с заинтересованными  лицами;

     - редактирования документа;

     - правильного изготовления;

     - удостоверения; 

     - отправки;

     - контроля исполнения документа.

     Все эти моменты мы подробно рассмотрели  и охарактеризовали.

     Также в отчете была затронута актуальная на сегодняшний день тема – проблема совершенствования документооборота в органах местного самоуправления.

     Органы  местного самоуправления с недавних пор не входят в систему государственной  власти, поэтому в условиях поиска эффективных форм местного самоуправления, развития правового регулирования, роста объемов информации, развития информационных технологий повышаются требования к качеству документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления. 
 
 
 
 
 
 

Список  использованных источников

 

     Источники 

1. Об общих  принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации [Электронный ресурс]: закон Российской Федерации. – М.: Консультант Плюс: Высшая Школа, 2005. – 1 элекрон. опт. диск (CD-ROM).
2. Об информации, информатизации и защите информации [Электронный ресурс]: закон Российской Федерации. – М.: Консультант Плюс: Высшая Школа, 2005. – 1 элекрон. опт. диск (CD-ROM).
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документации и службам документационного обеспечения. – М.: 2003.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2003.
5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России,1998.