Документооборот на предприятии

     1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

     2. Унифицированная система ОРД  (УСОРД), Государственная система  ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.

     3. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных  категорий служащих однотипных  учреждений или структурных подразделений.  Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

     4. Положение о структурном подразделении  организации. Положение и должностные  инструкции – это взаимосвязанные  и взаимозаменяемые документы,  т. к. обязанности каждого работника  устанавливаются исходя из всего  комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

     Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

     Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

     Инструкция  по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

     Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

     - Типовая инструкция по делопроизводству  в Федеральных органах исполнительной власти;

     - ГСДОУ. Основные положения. Общие  требования к документам и  службам документационного обеспечения; 

     - Основные правила работы архивов  организаций. 

     Инструкция  должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

     В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

     Подготовку  инструкции осуществляет служба ДОУ  при участии архива, юридической  службы. Подписанная руководителем  службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

     Табель  форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

     Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

     Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов.

     После завершения работ по составлению  Табеля он подлежит согласованию с  руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.

     Альбом  форм документов организации. Наряду с  Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

     Унифицированные формы документов располагаются  в Альбоме в порядке, предусмотренном  Табелем.

     Альбом  согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.

     На  сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры  службы ДОУ:

     1. Управление делами.

     2. Канцелярия.

     3. Общий отдел. 

     4. Секретарь. 

     Управление  делами создаётся в министерствах  и ведомствах как структура, в  которой выполняется работа с  документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

     1. Секретариат – это структурное  подразделение, создаваемое для  обслуживания руководства организации. В его состав входят:

     - приемная;

     - секретариат руководителя и секретариаты  заместителей руководителя;

     - секретариат коллегии;

     - протокольное бюро;

     В функции секретариата входит:

     - предварительное рассмотрение и  подготовка к докладу руководителю  поступающих на его имя документов;

     - подготовка по указанию руководителя  проектов отдельных документов  и их согласование с функциональными  структурными подразделениями организации; 

     - организация и документационное  обслуживание совещаний, проводимых  руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

     2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) – это центр совершенствования  ДОУ, методический центр. 

     К его функциям относятся:

     - разработка и внедрение мероприятий  по совершенствованию технологии делопроизводства;

     - разработка нормативно-методического  обеспечения делопроизводства (положений,  инструкций, правил, регламентов, табеля  унифицированных форм и др.);

     - разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

     3. Канцелярия, которая, в свою очередь,  подразделяется на:

     - экспедицию;

     - бюро переписки; 

     - бюро учета и регистрации документов;

     - компьютерный центр обработки  и размножения текстов документов.

     4. Отдел писем

     5. Центральный архив

     6. Инспекция

     Канцелярия, как и другая организационная  структура службы ДОУ, создается  на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре  канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

     1. Экспедиция – специализированный  участок, осуществляющий прием  и отправку по почте и курьерской  связи документации и корреспонденции. 

     2. Подразделение по учету и регистрации  документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

     3. Группа контроля (бюро, инспекция,  отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

     4. Группа писем (обращений граждан)  занимается приемом и учетом  предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:

     - подготовка обращений к рассмотрению  руководством;

     - контроль за сроками подготовки  ответных документов в структурных  подразделениях организации; 

     - извещение заявителей о результатах  рассмотрения их обращений; 

     - организация приема граждан по  личным вопросам руководством  организации. 

     5. Группа подготовки документов  осуществляет перепечатку документов  с черновиков, считку и правку  текстов документов, учет выполняемой  работы.

     6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.

     7. Архив организации – осуществляет  прием от структурных подразделений  отработанных и подготовленных  к хранению дел, оказание им  методической помощи, ведет учет  и хранение документов, контроль  за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

     Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

     В общих отделах обычно создаются  те же участки, которые характерны для  канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие  этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

     Протокольная  группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре  постоянно действующий коллегиальный  орган. Выполняет функции:

     - подготовка проектов нормативно-распорядительных  документов (редактирование, оформление  и выпуск), писем, справок, их  согласование со структурными  подразделениями; 

     - анализ документов, подготовленных  структурными подразделениями; 

     - подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;

     - организация и проведение заседаний  коллегиального органа, документирование  их деятельности.

     Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших  учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

     Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативных структурах – общее собрание членов кооператива.  
 
 
 
 
 
 

      3 Документирование деятельности  организации