Документооборот на предприятии

     На  современном этапе органы местного самоуправления играют очень большую  роль в общественной жизни населения. В условиях непрекращающегося поиска наиболее эффективных форм местного самоуправления, изменения форм и методов управленческой деятельности, роста объемов информации, а также интеграции новых технологий в традиционные делопроизводственные системы повышаются требования к качеству документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления, к его соответствию современным требованиям местного самоуправления в России. Именно для этой цели разрабатываются законодательные, нормативные и нормативно – методические документы общегосударственного действия. Законодательные акты Российской Федерации обладают высшей правовой силой. На их основании создаются нормативные – правовые акты и методические документы органов законодательной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие в свою очередь вопросы ДОУ на муниципальном уровне, то есть в администрации Хасанского района Приморского края. Рассмотрим более подробно основополагающие документы, в соответствии с которыми ведется делопроизводство в администрации Хасанского района.

     Основными законодательными актами, регулирующими ДОУ на муниципальном уровне, являются следующие федеральные законы:

     - ФЗ РФ № 131 «Об общих принципах  организации местного самоуправления  в Российской Федерации» от 06.10.2003;

     - ФЗ РФ № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995. Данный закон закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов, урегулировал ряд отношений, возникающих при создании и использовании информационных технологий.

     На  сегодняшний день действуют и  общегосударственные нормативно – методические документы по организации делопроизводства, на основании которых осуществляется ДОУ в администрации. К таким документам относятся:

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документации и службам документационного обеспечения. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, на предприятиях, в общественных организациях. Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти содержит в себе общий порядок подготовки и оформления документов, а также отдельных видов документов. Типовая инструкция определяет технологию работы с документами, которая включает в себя регистрацию документов, построение поисковых систем для справочной работы, организацию контроля исполнения документов, работу с номенклатурой дел, порядок формирования дел, хранение дел и другие процессы работы с документами. Типовая инструкция в своем составе имеет и формы некоторых видов документов. Таким образом, инструкция отражает практически все вопросы организации делопроизводства и служит основой при разработке инструкций по делопроизводству для организаций, в частности и для администрации Хасанского района.
3. ГОСТ Р 6.30 – 2003. УСД. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. По названию документа можно предположить его содержание, то есть ГОСТ Р 6.30 – 2003 содержит требования к оформлению организационно – распорядительной документации (протоколы, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, письма и др.), используемой в деятельности органов местного самоуправления, в нашем случае и в администрации Хасанского района.
4. Основные правила работы ведомственных архивов освещают следующие вопросы:

- Требования  к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, заполнения, ведения;

- Порядок  формирования дел в делопроизводстве;

- Организация  и порядок проведения экспертизы  ценности документов в делопроизводстве;

- Подготовка  дел к передаче в архив: оформление  дел, составление описей, передача  в архив;

- Работа  с документами в архиве.

5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Перечень содержит современные типовые документы, образующиеся при документировании общих для всех учреждений, организаций и предприятий функций управления, с указанием сроков хранения документов. Этим перечнем руководствуются при определении сроков хранения и отборе документов на государственное, муниципальное хранение или уничтожение.

     Действующие сегодня нормативно – правовые документы и методические разработки регламентируют лишь небольшую часть вопросов документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления. В целом, анализируя эти документы можно сказать, что они предназначены для федеральных органов исполнительной власти, для предприятий и организаций, но никак не для органов местного самоуправления. Для органов местного самоуправления нет специально предназначенного нормативно – методического документа, позволяющего привести правила работы с документами к единообразию. Кроме того, унификация правил ДОУ в муниципальных образованиях необходима для сокращения бюджетных расходов и включения информационных ресурсов органов местного самоуправления в общегосударственное информационное пространство. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      4 Организация документооборота и  построение информационно-поисковой  системы

     В соответствии с инструкцией по делопроизводству работа с документом начинается с  его регистрации. В зависимости  от вида документа он регистрируется либо в журнале входящей документации, либо в журнале исходящей документации. Инструкцией предусмотрены также журналы регистрации для отдельных видов документов (журнал регистрации распоряжений, журнал регистрации постановлений). Кроме журналов данные о документе заносятся и в регистрационно-контрольную карту (далее РКК). Причем регистрация проходит в строго определенном порядке. В приложении к инструкции указывается перечень документов, не подлежащих регистрации (Приложение 1).

     Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения. На каждом входящем документе, подлежащем регистрации, на нижнем поле первого  листа (справа) проставляется регистрационный  штамп, в котором указывается  дата его поступления и индекс. Все поступившие документы должны быть рассмотрены в день их поступления руководителем учреждения или его заместителем в соответствии с распределением между ними обязанностей. Результаты рассмотрения каждого полученного документа, указания о его исполнении отражаются в резолюции, которая проставляется в правой верхней части или на любой свободной площади лицевой стороны документа, кроме полей. Резолюция должна содержать указание, кому конкретно поручается исполнение документа, предписываемое действие, способ, порядок и срок его исполнения, личную подпись руководителя и дату её написания. Текст резолюции переносится в журнал регистрации входящей документации, а затем передается исполнителю. Если документ в соответствии с резолюцией руководителя направляется для исполнения нескольким исполнителям, то ответственным за его исполнение является то должностное лицо, к ведению которого относится основной вопрос, или то лицо, которое в резолюции указано первым. Документ передается исполнителям либо поочерёдно, либо одновременно в размноженных копиях.

     Документы, по которым поставленные в них  вопросы могут быть решены учреждении, не должны пересылаться в подчинённые  или другие организации.

       При прохождении документа определенного  этапа работы в РКК ставится  соответствующая отметка или журнале. На исполненном документе исполнитель ставит отметку слева на нижнем поле первой страницы документа «исполнено» и заверяет её своей подписью.

     Таким образом входящий документ проходит этап регистрации и рассмотрения.

     В соответствии с инструкцией по делопроизводству администрации Хасанского района при подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование. Служебные документы пишутся на бланках учреждения. В случае отсутствия бланков документ оформляется с помощью углового штампа с наименованием организации, который проставляется в левом верхнем углу с указанием даты и номера.

     Каждый  вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения, соответствующий требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и инструкции по делопроизводству администрации Хасанского района. Все реквизиты оформляются в соответствии с вышеуказанными документами.

     Согласно  инструкции по делопроизводству администрации  Родинского района согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, поэтому каждый документ должен быть согласован с заинтересованными лицами и организациями. Оформляется согласование либо визированием проекта документа, либо грифом согласования. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку его подписи и дату согласования. При необходимости может быть указана должность визирующего.

     Проекты постановлений и распоряжений администрации  района согласовываются исполнителями, руководителями заинтересованных отделов, управлений и комитетов, юрисконсультом, заместителями главы администрации, курирующих соответствующие вопросы.

     Документы подписываются должностными лицами учреждения в соответствии с распределением обязанностей. Решения представительного  органа подписываются его председателем, при его отсутствии – заместителем председателя. Решения о принятии нормативно – правого акта подписываются председателем районного Совета депутатов, а сам нормативно – правовой акт (положения, правила, порядок, решения и др.) подписывает глава района. Постановления, распоряжения администрации района подписываются главой администрации района, при его отсутствии – заместителем главы администрации, назначенным главой района распоряжением.

     В отделах, управлениях, комитетах документы  подписываются руководителем, а при его отсутствии – заместителем руководителя. Подписанные постановления, распоряжения регистрируются в журнале. Для каждого вида документа ведется отдельный журнал. Порядковый номер при этом устанавливается в пределах календарного года.

     Распоряжения  администрации издаются по вопросам, требующим оперативного разрешения. В соответствии с номенклатурой  дел распоряжения по основной деятельности, по личному составу, командировкам  и отпускам формируются в самостоятельные  дела.

     Некоторые документы приобретают юридическую силу только после утверждения. Они утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

     На  документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. ГСДОУ рекомендует примерный перечень документов, на которых ставится круглая печать (Приложение 2). Размноженные экземпляры (ксерокопии) постановлений представительного органа и постановлений, распоряжений администрации заверяются специальной печатью «Для распоряжений» либо «Для постановлений». Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала личную подпись должностного лица, подписывающего документ. Ксерокопии документов с черной печатью являются недействительными. Копии документов, используемых в документообороте, заверяются проставлением ниже реквизита «подпись» заверительной подписи «Верно», наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, её расшифровки и даты заверения.

     К проекту решения, постановления или распоряжения исполнитель прилагает список лиц и организаций, которым должен быть разослан подписанный документ, а также указать свою фамилию и номер служебного телефона.

     Приложение  к решению представительного  органа или постановлению (распоряжению) администрации должно обязательно иметь следующие элементы: указание вида документа, к которому прилагается приложение, его дату и номер, заголовок, текст, подпись составителя и визы лиц, которые ответственны за достоверность его содержания. Если в приложении есть цифровые показатели, то указывается единица их измерения.

     В процессе проведения в коллегиальных  органах сессий, собраний, коллегий ход обсуждения вопросов фиксируется  в соответствующих протоколах. Протокол оформляется на основании записей хода сессии (заседания, собрания), а также подготовленных материалов: текстов докладов, содокладов, постановлений, записей выступлений депутатов. Текст протокола должен быть точным, отпечатанным на пишущей машинке. При составлении протокола необходимо обеспечивать их юридическую полноценность. Она определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, их правильным оформлением и строгой информацией, содержащейся в протоколе. В протокольной записи могут содержаться:

     - поручения по доработке проекта решения с указанием ответственных лиц и сроков исполнения, если эти сроки не соответствуют Регламенту представительного органа;

     - поручения должностным лицам,  не включенным в проект решения.

     Все принятые решения, подписанные председателем  представительного органа, прилагаются к протоколу. Регистрация решений представительного органа идет последовательно, начиная с первого номера в пределах каждого календарного года. Протокол подписывается председателем представительного органа и секретарем. Подлинные экземпляры протоколов заседаний хранятся в течение установленного срока в архиве администрации, а затем сдаются в муниципальный архив на постоянное хранение.

     Организация контроля и проверки исполнения служебных  документов в администрации Хасанского района осуществляется согласно инструкции по делопроизводству. Прежде всего, нужно отметить, что ответственность за своевременное исполнение служебных документов возлагается на руководителей органов местного самоуправления. Контроль над соблюдением сроков исполнения документов поручается конкретному лицу, ведущему делопроизводство. Контролю подлежат законы, указы, постановления, распоряжения органов государственной власти, постановления представительных органов, постановления и распоряжения администраций, требующие исполнения, письма депутатов, а также обращения граждан. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены и другие документы. На контролируемых документах на левом поле первого листа на уровне заголовка проставляется знак контроля «К» или штамп «Контроль», после чего документ направляется исполнителю. Срок исполнения входящих документов исчисляется с даты их поступления в учреждение, исходящих - со дня отправки, внутренних - с момента подписания (выходные и праздничные дни в срок исполнения не включаются). В случае, когда срок исполнения документов не указан, он должен быть исполнен в срок не более 10 рабочих дней. Если в процессе исполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного срока, он может быть продлен только лицом или учреждением, которое его установило.