Документирвание трудовых правоотношений

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава 1. Документирование трудовых отношений……………………………..4

Глава 2. Оформление трудовых правоотношений при поступлении на работу………………………………………………………………………………5

Глава 3. Виды документов по оформлению трудовых отношений…………...6

3.1 Приказы по личному составу………………………………………………...6

3.2 Личная карточка ……………………………………………………………...8

3.3 Личное дело……………………………………………………………………8

3.4 Прием на работу……………………………………………………………..10

3.5 Трудовой договор……………………………………………………………11

Заключение……………………………………………………………………….12

Список литературы………………………………………………………………13

Штатное расписание…………………………………………………………….14

Деловое письмо………………………………………………………………….15

Приказ…………………………………………………………………………….16

Протокол………………………………………………………………………….17

Акт………………………………………………………………………………..19

 

 

 

 

 

 

Введение 

Большое значение в нашей  жизни имеют документы по личному  составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов.

Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

При работе с документами  необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают  составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

 

 

 

 

 

1. Документирование трудовых  отношений

Трудовые отношения  между работником и работодателем возникают на основании заключенного трудового договора. Под оформлением трудовых отношений понимается их документирование, т. е. создание соответствующих документов.

В результате документирования создаются организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей.

Обязательность регистрации  документов прямо обусловлена требованием  п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 №536: «...регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях»¹.

Таким образом, кадровое делопроизводство - это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению персоналом. Для своевременного и правильного выполнения этих процедур представляется наиболее целесообразным максимально регламентировать как состав кадровых документов, так и технологию работы с ними за счет создания комплекса локальных нормативных актов по делопроизводству: Табеля форм документов, Альбома форм документов, Графика документооборота кадровой службы, Инструкции по кадровому делопроизводству.²

Одной из главных задач  названных актов является отражение  особенностей производственной деятельности организации, а для начинающих работников кадровой службы локальные нормативные акты по делопроизводству должны стать справочником, дающим ответы на возникающие у них вопросы по документированию трудовых отношений.³

2. Оформление трудовых правоотношений при поступлении на работу

Оформление на работу, пожалуй, самый важный этап трудоустройства, от которого зависит будущее любого работника. Правильное составление  документов убережет от незаконного  увольнения и форс-мажорных обстоятельств.

 Когда все этапы  собеседования пройдены и компания  приглашает кандидата на работу, в первый трудовой день необходимо  принести необходимые для оформления  трудового договора документы.  Перечень этих документов установлен  в статье 65 Трудового кодекса РФ. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Трудовой договор заключается  в письменной форме, составляется в  двух экземплярах, каждый из которых  подписывается сторонами. Один экземпляр  трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается  заключенным, если работник приступил  к работе с ведома или по поручению  работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.

Стоит отметить, что прием  на работу оформляется приказом работодателя. Распоряжение издается на основании заключенного трудового договора. Работника обязаны ознакомить с приказом (под расписку) в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По желанию нового сотрудника ему выдается заверенная копия приказа.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

3. Виды документов по оформлению трудовых отношений

Документы по личному составу подтверждают место и  стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого  работника  фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях,  требующих  подтверждения  стажа  и места работы.

 

3.1 Приказы по личному составу.

 Они  являются  важнейшими  документами   составляемыми   в   процессе документирования   функций   кадровой    службы    предприятия.    Приказами оформляются: прием,  перевод  и  увольнение  работников;  предоставление  им отпусков и командирование; изменение  условий  и  оплаты  труда,  присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных;  поощрения  и  наложение взысканий.⁴

 Для оформления  приказов  по  личному  составу  необходимо  письменное обоснование,  в  качестве  которого  могут   выступать:   личное   заявление работника,   контракт,   докладная   записка    руководителя    структурного подразделения (например, о  переводе  работника  или  о  направлении  его  в командировку), акт (например,  о  нарушении  дисциплины) и др.⁵

Каждый пункт приказа  по личному составу должен  быть  сформулирован  в строгом соответствии с требованиями КЗОТ. Постоянной информацией для  любого кадрового приказа является  указание  распорядительного  действия  (уволить, премировать, перевести), фамилии и  инициалы  работника  (имени  и  отчества полностью – при приеме на работу), должности  и  структурного  подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления  в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).⁶

При приеме на  работу  обязательно  указывается  установленный  размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация)  и,  при  необходимости,  условия приема:   временно   (с   …   по   …),   с   испытательным    сроком    (его продолжительностью)⁷. При переводе на другую работу – новая должность и  подразделение,  вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности),  причина перевода (в полном  соответствии  с  требованиями  КЗОТ),  изменение  оплаты труда (если оно возникает). При увольнении – причина увольнения, согласно статьям КЗОТа. При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность,  даты  начала и окончания. При командировании – дата  и продолжительность командировок,  место направления, наименование предприятия.

Приказы по  личному  составу  доводятся  до  сведения  работников  под расписку.

Приказы по личному составу  обязательно  регистрируются  (отдельно  от приказов  по  основной  деятельности).  В  качестве  регистрационной   формы используют  книгу   (журнал)   регистрации   (при   сравнительно   небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течении  календарного  года)  или регистрационные  карточки  (при  больших  массивах  приказов  для   удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной  форме  указываются:  дата  и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.

   Информация, содержащаяся  в приказах по  личному  составу  (сведения  о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

3.2 Личная карточка.

   На всех сотрудников, принятых  на  работу  заводится  личная  карточка (форма Т-2),  являющаяся  основным  учетным документом.  Личная   карточка используется для анализа состава и учета движения кадров. Все  последующие изменения в учетных  данных,  предусмотренных  формой,  должны  своевременно отражаться в личной карточке.

Карточка   ставится   в   алфавитную   картотеку   работающих.⁸   При

автоматизированной системе  данные о сотруднике могут  вводиться  в  ПЭВМ,  и затем на их  основе  при  необходимости  может  распечатываться  форма  Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному  составу организации.⁹

Личные  карточки  формируются  отдельно  на  работающих  и  уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица,  ответственного  за кадровую документацию, до увольнения  работника.

Личные карточки уволенных  выделяются из общего массива  и  хранятся  у ответственного за кадровую документацию в  течение  года.  Внутри  дела  они располагаются строго по алфавиту фамилий, и после  окончания  текущего  года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

3.3 Личное дело.

Особого внимания требует  ведение личных дел. Личное  дело  –  совокупность  документов,   содержащих   необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

 Первоначально в  личное  дело  помещаются  документы,  оформленные  при приеме на работу. В процессе  трудовой  деятельности  работника  его  личное дело может дополнятся другими документами, свидетельствующими  об  изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется  в отдельной папке.  Оформление  обложки включает: № дела, фамилию, имя,  отчество  работника,  дату  поступления  на работу. За правильное оформление личных дел несут  ответственность  работники, ведущие кадровую документацию.¹⁰

В  процессе  трудовой  деятельности  работника  в  его   дело   могут

добавляться  документы,  подтверждающие   изменение   анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов  ЗАГС,  аттестатные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Личное дело ведется  в одном экземпляре. Работник,  ответственный  за  ведение  кадровой  документации,  обязан своевременно:

- вносить записи в личное  дело об изменениях в служебном  положении работника,  биографических  данных,  семейном  положении,  месте жительства и т.п.; - приобщать к делу полученные документы.

Основанием  для  внесения  изменений  и  дополнений  в  личное   дело является:

- о  служебном  положении   –  приказ  руководителя  организации   о переводе;

- об образовании – документы учебных заведений (диплом,  аттестат,

удостоверение, свидетельство);

- об изменении   фамилии,  имени,  отчества  –  приказ  по  личном

составу изданный на основании  документов органов ЗАГС.

     Внесение  в документы личного  дела  изменений  и  дополнений  со  слов сотрудника не допускается.

 Изъятие документов  из  личного  дела  может  быть  проведено  лишь  с разрешения руководства организации. Вместо изъятого  документа  вкладывается справка,  подписанная  работником,   ответственным   за   ведение   кадровой документации, с указанием, с какой целью и по  чьему  распоряжению  документ изъят, кому передан.

При  увольнении  работника  в  личное  дело  помещается  заявление  об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел,  который  является основным  учетным   документом. При  увольнении  работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.