Документирование управленческой деятельности

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов Других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст  содержит несколько решений, выводов  и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях  и т.д.) организаций, действующих  на принципах единоначалия, а также  документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола  излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих  права и обязанности организаций и их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого  лица множественного числа («просим  направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

20. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 10л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить  их названия, количество листов и экземпляров  каждого. Например:

Приложение: на 10л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить  их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения: 1. Штатное  расписание на 4 л. в 3 экз.

    2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу  в правом верхнем углу следует  сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

 

Приложение 1

к постановлению

администрации

области

от 10.01.99 №30

21. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

Директор Проектно-конструкторского и технологического института автоматизированных систем управления

Подпись

Н.А.Сергеев

или

Директор института

Подпись

Н.А.Сергеев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Директор завода	Подпись	В.В.Волков
Главный бухгалтер	Подпись	В.М.Семенова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

Заместитель министра связи РФ		Заместитель министра транспорта РФ
Подпись	А.А.Петров	Подпись	А.В.Смирнов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

Председатель  комиссии	Подпись	Н.В. Куликов
Члены комиссии	Подпись Подпись Подпись	К.М. Артемьева С.П. Матвеев В.А. Филатов

22. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления

начального  профессионального

образования

Министерства  образования

Подпись Е.Я.Бутко

12.03.2000

Если согласование производится коллегиальным органом  или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

педагогического совета ПУ 45

от 10.02.2000 №5

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Главархива РФ

от 10.02.2000 №01-4/270

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись»  или на отдельном листе согласования.

Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывают должность визирующего. Например:

Начальник юридического отдела

Подпись В.А. Сидоров

25.11.97

При наличии  замечании по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Подпись А.С. Орлов

25.08.97

Визы проставляют  на последнем листе подлинника распорядительного  документа, на копии отправляемого  документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа  на отдельном листе.

24. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:

Начальник управления    Печать     Подпись              Г.В.Сидоров

25. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:

Верно

Инспектор отдела кадров             Подпись    А.С.Смирнов

10.02.98

При пересылке  копии документов в другие организации  или выдаче ее на руки заверительную  подпись удостоверяют печатью.

26. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Аксенов

22 50 32

или

Аксенов Юрий Михайлович

22 50 32

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело должна быть подписана и  датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации — получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

29. Идентификатор электронной копии документа , проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

5.3. Оформление текстовых документов

 

Изложение текста и оформление работ следует выполнять  в соответствии с требованиями ГОСТ 7.32 – 2001.

1. Текст работ следует печатать, соблюдая следующие требования:

• текст набирается шрифтом Times New Roman кеглем не менее 12, строчным, без выделения, с выравниванием по ширине;

• абзацный отступ должен быть одинаковым и равен по всему тексту 1,27 см;
• строки разделяются полуторным интервалом;
• поля страницы: верхнее и нижнее не менее 20 мм, левое не менее 30 мм, правое не менее 10 мм;
• полужирный шрифт не применяется;
• разрешается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания на определенных терминах, формулах, теоремах, применяя шрифты разной гарнитуры;
• введение и заключение не нумеруются.

2. Основную часть работы следует делить на разделы и подразделы:

• разделы и подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений;
• нумеровать их следует арабскими цифрами;
• номер подраздела включает номер раздела и порядковый номер подраздела, разделенные точкой;
• после номера раздела и подраздела в тексте точку не ставят;
• разделы и подразделы должны иметь заголовки;
• заголовки разделов и подразделов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая;
• если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой;
• переносы слов в заголовках не допускаются;

3. Нумерация страниц текстовых документов:

• страницы работ следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту работ;
• титульный лист включают в общую нумерацию страниц работ;
• номер страницы на титульном листе не проставляют;
• номер страницы проставляют в центре нижней части листа без точки.

 

5.4. Оформление таблиц

 

По ГОСТ 7.32-2001 на все таблицы в тексте должны быть ссылки. Таблица должна располагаться непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице. Все таблицы нумеруются (нумерация сквозная, либо в пределах раздела - в последнем случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера внутри раздела, разделенных точкой (например: Таблица 1.2). Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением впереди обозначения приложения (например: Таблица В.2). Слово «Таблица» пишется полностью. Наличие у таблицы собственного названия по ГОСТу не обязательно, но вузы требуют его всегда. Название таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире (например: Таблица 3 - Доходы фирмы). Точка в конце названия не ставится.

При переносе таблицы  на следующую страницу название помещают только над первой частью, при этом нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, не проводят. Над другими частями также  слева пишут слово «Продолжение» и указывают номер таблицы (например: Продолжение таблицы 1).

Таблицу с большим  количеством столбцов допускается  делить на части и помещать одну часть под другой в пределах одной  страницы. Если строки и столбцы  таблицы выходят за формат страницы, то в первом случае в каждой части таблицы повторяется головка, во втором случае - боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером столбцов и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами столбцы и(или) строки первой части таблицы.

Заголовки столбцов и строк таблицы следует писать с прописной буквы в единственном числе, а подзаголовки столбцов - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или  с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков столбцов и строк точки не ставят. Разделять заголовки и подзаголовки боковых столбцов диагональными линиями не допускается.