Документирование управленческой деятельности

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. Сопроводительное письмо……………………………...………….3
2. ПИСЬМО-РАЗРЕШЕНИЕ………………………………………………...….7
3. Решение…………………………………………………………………..…8
4. АКТ О СПИСАНИИ ИМУЩЕСТВА………………………....……………..9
5. Правила оформления документов

5.1. Состав реквизитов документов……………………………………..….10

5.2. Правила оформления реквизитов документов………………………..13

5.3. Оформление текстовых документов…………………………………..24

5.4. Оформление таблиц…………………………………………………….25

    6.  Технические средства, используемые при создании и обработке документов………………………………………………….…27

Список  использованной литературы……………………………......34

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………….....35

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Сопроводительное письмо 

 

Сопроводительное письмо - это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

Составление сопроводительного письма осуществляется согласно общей структуре делового письма. Данный документ состоит из:

• вступления, которое может включать заголовок письма, обращение к получателю, цель письма;
• основной части, текст которой должен отражать основную суть сопроводительного письма;
• заключения, которое содержит подпись отправителя (ФИО отправителя, его должность, подпись).

Текст данного  документа пишется в произвольной форме. Главная задача сопроводительного  письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя. Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.

Документ должен быть оформлен на отдельном листе; все  реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых  писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.

Сопроводительное письмо к резюме – используется при трудоустройстве, является неотъемлемой частью резюме. В нем, как правило, делается акцент на профессиональных навыках работы и достижениях. Сопроводительное письмо к резюме позволяет вызвать интерес работодателя к кандидатуре соискателя и повысить его шансы на приглашение на собеседование.

Пример (Приложение 1):

Добрый день, уважаемая Татьяна!

На сайте http://hh.ru я узнал, что  в Вашей компании открыта вакансия торгового представителя. Ознакомившись  с перечнем квалификационных требований, я пришел к выводу, что могу претендовать на данную должность, учитывая тот факт, что уже почти 2 года работаю в сфере продаж, при этом эффективно выполняя поставленные передо мной планы и задачи.

Желаемый уровень заработной платы: от 1000$.

Более детальную информацию о моих обязанностях и достижениях на должности торгового представителя Вы можете увидеть в приложенном резюме. С удовольствием приму предложение встретиться с Вами и рассказать более подробно о своем профессиональном опыте работы и возможном потенциале. Вы можете связаться со мной по телефону (495) 111-11-11.

Заранее благодарю Вас за внимание к письму и уделенное моей кандидатуре  время.

С уважением, 
Комаров Юрий Викторович

Сопроводительное письмо к документам – содержит перечень передаваемых документов: наименование, номер, дату документа. Также может содержать просьбу (подтвердить получение, вернуть, передать и т.п.).

Пример (Приложение 2):

Директору 
ООО «Стандарт» 
Е.С. Кузьмину

27.07.2013 № 23

Уважаемый Евгений Станиславович!

Направляем  Вам подписанный и скрепленный  печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать  в наш адрес в течение 10 дней.

Приложения: 
1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах); 
2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах). 

 

Директор

Дыков

С.М. Дыков

 

Сопроводительное письмо к договору – является пояснительной запиской к отправляемому договору: содержит наименование и номер договора, а также инструкцию получателю, какие экземпляры нужно пропечатать, какие вернуть обратно.

Пример (Приложение 3):

Генеральному  директору 
ООО «Светлица» 
Е.В. Филипповой

29.07.2013 № 29

Уважаемая Елена Владимировна!

Высылаем  в Ваш адрес подписанный и  скрепленный печатью договор  поставки № 2013-26-07 от 26.07.2013 г. Просим его  подписать, скрепить печатью и один экземпляр направить нам в  течение 7 дней.

Приложение: договор в 2-х экз.(всего на 6 листах). 

 

Директор

Светлова

О.Я.Светлова

 

Сопроводительное письмо в налоговую – содержит опись документов, отправленных в налоговую инспекцию: их наименование, количество листов и экземпляров. Зачастую сопроводительное письмо в налоговую составляют к уточненной декларации по НДС, главная задача которого – убедить инспекторов в том, что необходимости в проведении выездной проверки нет.

Пример (Приложение 4):

04.08.2013 № 08-13/048    На № 245 от 31.07.2013

Руководителю  ИФНС России № 2 по г.  Санкт-Петербургу  А.Н. Воронину

О направлении  документов

Направляем  в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов от 31.07.2013 № 245, следующие документы в целях проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС за второй квартал 2013 года: 
1. Счета-фактуры выставленные на 10 листах в 1 экз. 
2. Счета-фактуры полученные на 10 листах в 1 экз. 
3. Книга покупок на 10 листах в 1 экз. 
4. Книга продаж на 10 листах в 1 экз. 
5. Выписка с расчетного счета на 2 листах в 1 экз. 

 

Генеральный директор

Величко

Величко Л.П.

 

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению – содержит ключевые моменты коммерческого предложения, краткую презентацию компании и ее продукции. Составляется в случае громоздкости коммерческого предложения.

Пример (Приложение 5):

Добрый день, уважаемая  Татьяна Николаевна!

Вас приветствует компания ООО «Пингвин», г. Москва - эксклюзивный представитель немецкой торговой марки детской одежды «Zollner» на территории России. Высылаем Вам на рассмотрение условия сотрудничества с нами.

Мы предлагаем: 
- продукцию высочайшего качества; 
- приемлемые цены; 
- скидки и отсрочки; 
- оперативную доставку.

Во вложениях Вы найдете  прайс, презентацию продукции ТМ Zollner и более детальные условия  работы с нашей компанией.

По любым возникшим  вопросам обращайтесь по телефону: (495) 742-15-22.

С уважением,  
региональный менеджер ООО «Пингвин»  
Комаровская Татьяна

 

 

 

2. ПИСЬМО-РАЗРЕШЕНИЕ

 

Письма-разрешения –  вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы. Приведем пример:

 

Открытое акционерное  общество                                 Генеральному директору

            «Уралхиммаш»                                                   ОАО «Стройпроект»

                                                                        И.И. Макарову

ул. Грушевского, д.12/2, г.Москва,122088 

Адрес для корреспонденции: ул.Металлургов,

д.5, г.Москва,177021

тел.: 65-73-15,факс: 657-29-71

ИНН 5674196078,ОКПО 65874123,ОКВЭД 33.10

 

01.11.2012  №  08.2-435/08

На № _______  от _________

 

Уважаемый Иван Иванович,

Спасибо за Ваше предложение  установить новое напольное покрытие в нашем офисе. Я доверяю Вам заказать покрытие, которое мы выбрали и после этого можете начинать работу. Вы знаете о нашем бюджете, и мы полагаем, что Вы останетесь в этих рамках. Мы с нетерпением ждем, когда вы приступите к выполнению работы.

 

Наши реквизиты:

      ОАО «Уралхиммаш»

      Место нахождения: ул. Грушевского, д.12/2, г.Москва,122088 

      Адрес для  корреспонденции: ул.Металлургов,  д.5, г.Москва,177021

      ИНН 5674196078, КПП 569741357

      р/с 40703810900000000059 в АКБ «Преодоление» (ЗАО) г. Москва,

      к/с 30201810900000000792,БИК  045552683

 

Заместитель генерального директора

по строительству                                                          __________     О.С.Марков 

 

О.В.Сухов 

345-91-74                            

 

 

 

3. Решение

 

Решение  — распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.). Пример приведен в Приложении 6.

Решения оформляются, как  правило, на бланках, включающих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, индекса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.

Текст решения состоит  из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пишется прописными буквами. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

 

 

 

4. АКТ О СПИСАНИИ ИМУЩЕСТВА

 

В широком смысле акты - это обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке.

При составлении и  оформлении акта используются следующие  реквизиты:

- наименование вышестоящей  организации (если имеется);

- наименование организации;

- название вида документа;

- место составления;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии  приложения (если оно имеется);

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Дополнительными реквизитами  некоторых разновидностей актов  могут быть:

- гриф утверждения;

- печать;

- код организации по  Общегосударственным классификаторам Республики Беларусь «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) или «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП);

- код документа по  Общегосударственному классификатору  Республики Беларусь «Унифицированные  документы» (ОКУД);

- отметка о контроле;

- отметка об ознакомлении  с актом.

Акт в организации  составляется на общем бланке или  чистом листе бумаги формата А4.

Образец оформления приведен в Приложении 7.

 

5. Правила оформления документов

5.1. Состав реквизитов документов

 

Состав реквизитов документов

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа¹.

Состав реквизитов, которые  используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов².