Документирование командировок

АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

МОСКОВСКИЙ ГУМАНИТАРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ

 

 

 

 

Контрольная  работа

 

Студента 5 курса М - 534 учеб. гр. Факультета экономики и управления

Зубарев Евгений Станиславович

Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления

Тема: Документирование командировок

 

                                         

 

 

       Преподаватель: к.э.н., доцент  Старшинова Т.А.

 

 

 

 

                                                                                              Оценка

«___»___________2013                                               «_____________»

 

 

 

 

Тверь

2013

 

План

Введение……………………………………………………………………………..3

Служебное задание………………………………………………………………..3-5

Оформление приказа о  направлении работника в служебную  командировку. 6-7

Оформление командировочного удостоверения………………………………7-10

Журнал учета…………………………………………………………………....10-11

Заключение ………………………………………………………………………...11

Список используемой литературы………………………………………………..12

Приложение…………………………………………………………………….13-16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

На основании ст. 166 ТК РФ служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления  работников в служебные командировки установлены Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение). И первым делом нам нужно разобраться, что считать местом постоянной работы. Ответ на этот вопрос дан в п. 3 Положения: местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором.

Мы ссылаемся на отдельные  унифицированные формы документов. Однако отметим, что с 1 января 2013 г. они не являются обязательными для  применения. Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждаются организациями и предпринимателями самостоятельно. Исключение составляют формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании, например кассовые документы (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Служебное задание

Цель командировки работника  определяется руководителем командирующей  организации и указывается в  служебном задании, которое утверждает работодатель (п. 6 Положения о служебных  командировках).

Для составления служебного задания предусмотрена унифицированная  форма N Т-10а (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) Служебное  задание является основанием для  издания приказа о направлении  работника в командировку и оформления командировочного удостоверения. В  графе "Наименование организации" должно быть указано название организации  в соответствии с учредительными документами. Согласно п. 3.8 ГОСТ 6.30-2003, принятого Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст, сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных  документах. Сокращенное наименование (в скобках) приводят ниже полного  наименования или сразу после  него.

В служебном задании указываются  фамилия, имя, отчество командируемого работника, его структурное подразделение  и должность.

В графе "3" указываются  страна и город, куда направляется работник (в случае командировки внутри страны - следующим образом: "Россия, г. Тверь").

В графе "4" указывается  организация, в которую направляется работник.

В графах "5", "6" - дата начала и окончания командировки.

Начало командировки определяется в соответствии с датой отправления  поезда, самолета, автобуса или другого  транспортного средства от места  постоянной работы. Следует учитывать, что отправление от места постоянной работы не означает, что работник должен направиться в командировку от места  своей работы. Это означает лишь расположение транспортных путей сообщения  в той же местности, что и постоянная работа работника. Поэтому работник может отбывать в командировку из своего места жительства, если, например, транспортное средство отправляется до или после начала рабочего дня  работника. При отправлении транспортного  средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие (если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного  пункта, то учитывается время, необходимое  для проезда до станции, пристани или аэропорта).

В графе "7" указывается  продолжительность дней командировки (общая, независимо от праздничных или  выходных дней, выпадающих на период командировки).

В графе "8" "Не считая времени нахождения в пути" проставляется  количество дней командировки без учета  времени нахождения в пути. Например, работник направлен в командировку 7 августа, дата прибытия в место  командировки - 9 августа, отбытия - 16 августа, прибытия в место постоянной работы - 18 августа. В дни приезда и  отбытия работник исполнял свои трудовые обязанности. Таким образом, общий  срок командировки составляет 12 дней, а срок командировки, не считая времени  нахождения в пути, - 8 дней.

В графе "9" указывается  организация-плательщик, за счет которой  финансируется командировка (организация, которая направляет работника в  командировку либо которая принимает).

В графе "10" указывается  основание принятого решения  о служебной командировке. Это  может быть служебная записка  руководителя структурного подразделения, договор с организацией, куда работник направляется, график производства работ  и т.д.

В графе "11" кратко излагается цель задания - суть поручения работодателя командируемому работнику. Подписывают  служебное задание руководитель структурного подразделения, где работает командируемый работник, и руководитель организации. Служебное задание  передается работнику или хранится в кадровой службе либо бухгалтерии  до возвращения работника из командировки (это может регламентироваться локальным  актом организации, например Положением о служебных командировках).

По возвращении из командировки в графе "12" (краткий отчет  о выполнении задания) работник излагает, какую работу он выполнил в рамках командировки, и ставит свою подпись. Ниже подписи работника руководитель структурного подразделения пишет  заключение о выполнении задания (выполнил ли работник задание), расписывается  и ставит дату. Заполнение графы "Составление  отчета" является обязательным. Работник должен составить отчет в течение  трех дней со дня возвращения из командировки. При незаполнении данной графы расходы организации на командировку подтверждены не будут

 

Оформление приказа  о направлении работника в  служебную командировку

Служебная командировка - это  поездка по распоряжению работодателя (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Положение о служебных командировках и указанная статья не устанавливают определенной формы (устной или письменной), в которой работодатель отдает распоряжение. Однако в данном случае считаем целесообразным издание соответствующего приказа.

Во-первых, составление такого приказа свидетельствует о том, что работодатель принял решение  отправить работника в поездку  для выполнения служебного поручения (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках). Служебное задание и командировочное удостоверение не выполняют такую функцию. Их задачи - определить цель командировки и подтвердить определенные сведения, в частности срок поездки, даты приезда и выезда из пунктов назначения (п. п. 6, 7 Положения о служебных командировках).

Во-вторых, подпись работника  на приказе свидетельствует о  том, что он ознакомлен с решением о направлении его в служебную  поездку. Невыполнение распоряжения работодателя может привести к тому, что работник будет привлечен к дисциплинарной ответственности по ст. 192 ТК РФ.

Приказ о направлении  работника в командировку оформляется  по унифицированной форме N Т-9 (N Т-9а) (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

В приказе следует указать  наименование организации в соответствии с учредительными документами. В  него также вносятся фамилия, имя, отчество работника, его должность и структурное  подразделение. Графа "Место назначения (страна, город, организация)" заполняется, например, таким образом: "Россия, г. Тверь, ООО "Монтажспецстрой". В  приказе также указывается срок командировки (ее общая продолжительность  независимо от праздничных или выходных дней, выпадающих на период командировки). Необходимо указать даты ее начала и окончания. В графе "С целью" отражается суть поручения (как и  в служебном задании). В графе "Командировка за счет средств" указывается  организация, которая оплачивает командировочные  расходы. В графе "Основание" приводится документ, на основании которого работник направляется в командировку (как  правило, это служебное задание). Приказ подписывается руководителем  организации и доводится до сведения работника под подпись.

Оформление командировочного удостоверения

На основании решения  работодателя работнику оформляется  командировочное удостоверение, определяющее срок его пребывания в командировке, а также устанавливающее дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату отбытия из него (из них) (п. 7 Положения о служебных командировках).

Командировочное удостоверение  оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, после чего вручается работнику  и сохраняется им в течение  всего срока командировки. При  этом фактический срок пребывания в  месте командирования определяется по отметкам о датах приезда в  место командировки и выезда из него, которые проставляются в командировочном  удостоверении. Данные отметки заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной  деятельности организации, в которую  командирован работник.

Таким образом, оформление командировочного удостоверения при командировке является обязательным. Именно этот документ подтверждает фактический срок пребывания работника в командировке. Отсутствие такого документа или отметок  в нем не позволит организации  доказать обоснованность расходов, произведенных  в связи с командировкой.

Если отметки в командировочном  удостоверении не могут быть проставлены  по объективным причинам, например проведение переговоров с физическими  лицами, не имеющими печати, то факт нахождения в месте командировки в установленное  время может быть подтвержден  иными документами, а именно:

- приказом (распоряжением)  о направлении работника в  командировку;

- служебным заданием для  направления в командировку и  отчетом о его выполнении;

- проездными документами,  из которых следуют даты прибытия  и выбытия из места назначения;

- счетом гостиницы, подтверждающим  период проживания в месте  командирования.

Указанный перечень приведен в письме Минфина РФ от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7.

Порядок документального  подтверждения нахождения работника  в командировке в тех случаях, когда отметки в командировочном  удостоверении отсутствуют, целесообразно  закрепить в локальном нормативном  акте (письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).

В письмах от 16.11.2006 N 03-03-04/2/244, от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226 Минфин России указывал, что приказ о направлении работника  в командировку и командировочное  удостоверение имеют одинаковое назначение. Параллельное составление  двух документов по одному факту хозяйственной  деятельности было необязательно. Поэтому, если был издан приказ о командировании, командировочное удостоверение  можно было не оформлять. Суды ранее  придерживались следующей позиции: если имеется приказ о командировке, то в целях признания расходов оформление командировочного удостоверения  необязательно и его отсутствие не влечет необоснованности командировочных  расходов.

Однако в настоящее  время в связи с введением  Положения о служебных командировках, где командировочное удостоверение  указано в качестве документа, подтверждающего  расходы работодателя на командировку наряду со служебным заданием, следует  признать обязательность его оформления.

Командировочное удостоверение  оформляется на основании решения  работодателя (п. 7 Положения о служебных  командировках). Такое удостоверение  является подтверждением срока пребывания работника в командировке.

Для работника, командированного в одну из стран СНГ, командировочное  удостоверение может стать единственным документом, который подтвердит срок его командирования. Пограничные  органы могут быть не уполномочены ставить в документах отметки  о пересечении государственной  границы страны - участника СНГ, если с ней подписано межправительственное соглашение о безвизовых поездках граждан  обеих стран. Например, российскому  гражданину разрешен въезд на территорию Украины или Белоруссии на основании  паспорта РФ (Протокол от 24.03.2005 "К  Соглашению между Правительством Республики Беларусь, Правительством Республики Казахстан, Правительством Кыргызской Республики, Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Таджикистан о взаимных безвизовых поездках граждан от 30 ноября 2000 года", Нота МИД России от 02.02.2007 N 3544/кд). Однако отметки о въезде на территорию названных  государств и выезде с нее во внутреннем паспорте гражданина РФ ставить запрещено. Это следует из п. п. 5 и 6 Положения  о паспорте гражданина Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства  РФ от 08.07.1997 N 828).