Документ: характеристика, структура, складові, властивості, функції

Будь-який документ є складовою  частиною (елементом) відповідної системи  документації.

Система документацій – це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення.

Офіційні документи залежно  від сфери їх застосування та функціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі і ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок  управління об’єктів як у межах  усієї держави, так і в окремій  організації.

Основними комплексами  всієї документації є:

• організаційно-правова документація;
• планова документація;
• інформаційно-довідкова й довідково-аналітична документація;
• звітна документація;
• документація щодо особового складу;
• фінансова документація;
• документація з матеріально-технічного забезпечення;
• договірна документація;
• документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів.

Окрім зазначених, є ще спеціалізована документація, яка відображає діяльність конкретного закладу.

Висновок

Будь-яка сфера людської діяльності так чи інакше пов’язана з документами  і не обходиться без них. Читаючи  книжку, журнал, газету, переглядаючи фільм  чи фотографію, людина отримує, запам’ятовує, накопичує і використовує інформацію.

Спеціалісти області інформації, бібліотекарі, бібліографи і т. п. в силу своїх  професійних можливостей повинні  вміти її збирати, переробляти і  передавати в суспільне користування.

Організація роботи з документами  – це створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів у діловодстві. Сюди входять: прийняття  документів, їх реєстрація, розподіл, контроль за виконанням, формування справ, довідково-пошукова робота, перед архівна обробка, зберігання та використання документів.

Вірна та своєчасна інформація, носієм якої є документ, відіграє важливу  роль в управлінні. Управлінська діяльність багатогранна. Вона охоплює всі сторони  роботи будь-якої установи, організації, підприємства і потребує документування.

В наш час документацій не забезпечення управління в організаціях і установах  регулюється діючим законодавством, постановами та розпорядженнями  Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами вищестоящих організацій, положеннями про установи, інструкціями по документуванню управлінської діяльності та посадовими інструкціями.

Право видання розпорядчих документів визначене Основним Законом –  Конституцією України. Окремі напрямки діяльності установ, організацій і  підприємств регламентуються відповідними законами, постановами та розпорядженнями  органів державної влади та управління. Діяльність кожної установи, організації  та підприємства визначається положенням про нього. Положення – правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов’язки та організацію  роботи підприємства, структурного підрозділу.

Створення Єдиної Державної системи  діловодства (ЖДСД) було викликане потребами  удосконалення управлінської роботи і роботи з документами, тому що документування організаційної діяльності апарату  управління є однією з найважливіших  форм його роботи.