Документ: характеристика, структура, складові, властивості, функції

Головними носіями інформації про  видання є: титульний листок (верхня частина першої сторінки з текстом), перша сторінка видання, зворотній  бік титульного листка, остання сторінка видання чи кінцева полоса – в  книгах, брошурах, альбомах, нотних виданнях, журналах, бюлетенях, збірниках; перша  сторінка (або верхня частина першої сторінки) і нижня частина останньої  сторінки – в буклетах, листівках, газетах і календарях (крім кишенькових  і мініатюрних табелів-календарів); верхня частина листка і нижнє поле листка – афішах, графіках руху транспорту, текстових і показових плакатах, художніх репродукціях, естампах і ін.

Зміст – елемент апарату видання, що являє собою перелік творів, надрукованих у виданні, або прізвищ авторів і заголовків творів, а також заголовків розділів, що входять в склад твору, з вказанням сторінок, на яких починаються ці розділи чи твори.

Передмова – елемент апарату видання, який передує основному тексту, що вміщує пояснення тексту і містить пояснення мети, особливостей твору і ін. Може належати автору, видавництву, редактору, перекладачеві.

Текст – тематично взаємопов’язана послідовність висловлювань чи одна думка, що виражається за допомогою деякої системи знаків, а також письмова орієнтація висловлювань; основна частина літературного твору, що виражається у вигляді пов’язаних лексично, логічно, стилістично фраз, які передають його зміст.

Післямова – елемент апарату видання, розміщений після основного тексту, що вміщує необхідні пояснення, відомості про автора, його творах, розрахований на читача, що знайомий з його основним текстом.

Допоміжний покажчик – частина видання, що відтворює дані про текст в іншому аспекті ніж основний текст з посиланням на відповідні бібліографічні записи.

Додатки – довідкова чи документальна частина видання, розміщена вкінці (статті, документи, карти, схеми, таблиці та ін.).

В залежності від виду документа  набір внутрішніх елементів і  їх розміщення можуть змінюватись.

Зовнішня структура документа

Зовнішня структура документа (конструкція) – це його зовнішня форма, яка дозволяє ідентифікувати його як вид документа. Мета - надання документу такої  форми, яка викликала б у споживача  бажання читати, шукати ту чи іншу потрібну інформацію.

Так, основними елементами зовнішнього  оформлення картографічних видань, що випускаються на листках є заголовок  карти, обкладинка, папка, конверт. Наприклад  атлас має таку зовнішню структуру: титульний листок, обкладинку чи перепліт, суперобкладинка, папку, шмуцтитул  і авантитул. Кінофонофотодокументи  володіють наступним наборах  зовнішніх елементів: етикетка, титри  діафільмів і кінофільмів, пакувальний  контейнер (конверт, альбом), рамка діапозитива, кадр. Особливе значення зовнішній  вигляд книжкових видань: яскрава  і витривала обкладинка, міцний перепліт, якість паперу, кількість і якість ілюстрацій, розмір і форма шрифту та ін. надають виробництву особливого значення і цінність.

До зовнішніх структурних  елементів книжкових видань відносять:

• обкладинку,
• суперобкладинку,
• перепліт,
• книжковий блок,
• форзац,
• титульний листок,
• корінець,
• шмуцтитул,
• колонтитул,
• авантитул,
• контртитул,
• колонцифру,
• футляр.

Обкладинка – зовнішнє покриття видань, нерозраховане на довготривале збереження, за звичай із твердого паперу, інколи захищене плівкою прозорого кольору, з’єднане з книжковим блоком без форзаців.

Суперобкладинка – допоміжна, за звичай об’ємна обкладинка книги чи брошури у вигляді листка паперу з клапанами, загнутими на внутрішню чистину сторін переплету чи обкладинки.

Перепліт – міцне покриття з картону, пластмаси чи картонних сторін, покритих шкірою, тканиною, папером, яке з’єднується з книжковим блоком за допомогою форзаців і служить для захисту блока від пошкодження і забруднення, а також для початкової інформації про видання і в якості елементу художнього оформлення.

Книжковий блок – комплект скріплених зошитів чи листків, що містять всі сторінки і комплектуючі деталі майбутнього видання.

Форзац – зігнутий листок паперу, який з’єднує перший і останній листок книги з переплітною кришкою.

Титульний листок – заголовочний листок видання (книги, брошури), що містить основні відомості про нього, дозволяє відрізнити його від будь-якого іншого, що служить основою для вміщення бібліографічного опису.

Авантитул – перша сторінка книжкового блоку, видань, що передує титульному розвороту і має декоративно-композиційне значення.

Шмуцтитул – сторінка із заголовком більшої частини твору.

Контртитул – ліва частина розгорнутого титульного листка, що містить відомості, які відносять до багатотомного або серійного видання в цілому, чи титульні відомості на мові джерела в періодичному виданні.

Колонтитул – довідкова інформація над основним текстом лінії, що пояснюють читачу, який матеріал надрукований на сторінці.

Колонцифра – порядковий номер сторінки чи стовпчика книжки, періодичного видання і д. т., найчастіше розміщується у верхньому чи нижньому полі верхньої сторінки.

Корінець – бокова сторона книжкового блоку, місце з’єднання його листків, а також пересікаюча цю сторону блоку частина переплетеної книжки.

Футляр - коробка, призначена для упаковки найбільш цінних видань з метою їх захисту.

Особливості оформлення зовнішніх  елементів документа залежать від  його типових характеристик, цільового  призначення, використаних матеріалів і технологій творів.

Реквізити документа

Реквізити документа – це сукупність обов’язкових даних у документі, встановлених стандартом чи положенням. Наявність реквізитів дозволяє ідентифікувати об’єкт в соціальній комунікації.

Розрізняють постійні і змінні реквізити.

Основні реквізити наводяться, як правило у вихідних даних документів. Набір і послідовність реквізитів для кожного виду документа індивідуальна. Проте, для документів одного виду він  ідентичний. До основних реквізитів видання  відноситься: відомості про автора та інших осіб, які приймали участь в створенні видання; заголовок, надзаголовочні дані; підзаголовочні дані; нумерація; вихідні дані; шифр збереження видань; індекс УДК; реферат, анотація; знак охорони авторського  права; міжнародні стандартні номера. Склад реквізитів і їх розміщення залежать від виду видань.

Автор видання. Кожний документ, в  тому числі і видання, має свого  автора. Ним може бути окрема особа  чи колектив, тобто автор буває  колективним і індивідуальні. Автори вказуються на титульному листку чи його звороті. Якщо їх багато, документ видається  під назвою, а передмові чи звороті  титульного листка вказується розподіл обов'язків між авторами, найменування закладів і організацій, від імені  яких вони працюють.

Імена особи, які приймали участь в  створенні видання, вказують на окремому листку. Прізвища та ініціали наукового  редактора вказуються на титульному листку чи на його звороті. Імена інших  редакторів розміщуються на звороті  титульного листка чи в кінці книги.

Заголовок видання – словесне позначення документа. Воно виступає в якості пошукового образу документа, повинно бути коротким, точно відображати вміст документа чи його ідею, правильно орієнтувати користувача. Заголовок вказують в такому вигляді, в якому він встановлений чи затверджений автором, видавництвом чи організацією, яка дає дозвіл на видання. Випуск видань без заголовка не допускається. Заголовок для всіх типів випусків, номерів видання повинен бути оформлений однотипно і відрізнятися від останніх відомостей на титульному листку.

Надзаголовочні дані - відомості, що розміщуються над заголовком видання: найменування організації від імені якої випускається видання; заголовок серії.

Підзаголовочні дані – відомості, що розміщуються під заголовком видання.

Вихідні дані включають: місце випуску  видання, назву видавництва і  рік випуску видання.

Анотація – коротка характеристика документа з точки зору вмісту, призначення, форми та інших особливостей.

Реферат - скорочений виклад змісту документа.

Випускні дані –включають: дату здачі оригіналу в набір; дату підписання в друк; формат листка і долю листка, вид і номер паперу, спосіб друку, об’єм видання в умовних друкованих листках, об’єм видання в звітних видавничих листках, ціна, назва і поштова адреса видавництва чи видавничої організації.

Реквізити документа – це його допоміжний апарат, який допомагає користувачу орієнтуватися в потоці інформації, а професіоналу - правильно його відбирати, обробляти, зберігати і рекламувати.

Властивості документів

Як і будь-який об’єкт документ володіє багатьма властивостями. Найбільш вагомими з них є:

1. Атрибутивність документа, тобто найменування невід’ємних складових, без яких він не може існувати.

Документ, як єдина система складається  з двох основних складових – інформаційної  і матеріальної. Відсутність однієї із складових перетворює документ в  недокумент (усний вислів, предмет).

Документ має дві сторони: зміст (духовна дійсність, думки. ідеї) і  форму (матеріальну, що служить для  закріплення і передачі інформації). Теза про подвійну природу документа  є аксіомою документознавства. Змістовно-інформаційна дійсність документа є головною ознакою документа. Його форма зазвичай розглядається з точки зору матеріалу (носія зафіксованої інформації) і  особливостей матеріальної конструкції. Розрізняють зовнішню (поліграфічне чи інше оформлення) і внутрішню  форму документа (внутрішня організація  документа). саме по матеріальній конструкції  відрізняють книгу від газети, карти, грампластинки і ін. Інколи до формальних ознак документа відносять  форму запису інформації. Тоді розрізняють  форму матеріально-конструктивну  і знакову.

Між інформацією (повідомленням, текстом) і матеріальним носієм настільки  тісний зв’язок, що прийнято використовувати  особливий термін "документна інформація".

2. Функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі і часі. Документ – поліфункціональний об’єкт, тобто він виконує багато загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітністю потреб суспільства в інформації, знаннях. Саме здатність документа, виконувати свої функції дозволяє розглядати його, як джерело інформації, засіб соціальної документної комунікації.

3. Структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечують його цілісність і відповідність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.

Набір перелічених властивостей документа  – це особлива цілісна система, яка  виконує усі на неї покладені  суспільством функції. Зв’язок між  ними є настільки тісни, що відокремити  їх одне від одного можна лише умовно.

Ознаки документів

До основних ознак документа  відносяться:

• Наявність логічного змісту.
• Документ – носій змісту, який передається знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають його суть, зміст (повідомлення) є його обов’язковою ознакою.
• Стабільна матеріальна форма, забезпечуюча довготривалу збереженість документа, можливість багаторазового використання і переміщення інформації в просторі та часі.
• Призначення для використання в соціальній комунікації. Документний статус мають лише ті джерела, які з самого початку призначені для зберігання і передачі інформації в просторі і часі. Документи – це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації.
• Завершеність повідомлень. Ця ознака обумовлена областю використання документа. Фрагментне, незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Потреба завершеності є відносною, оскільки є ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень (нариси, чернетки, ескізи).

Функції документів

У соціальному плані будь-який офіційний  документ полі функціональний, тобто  одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

До загальних функцій  документа належать:

• Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.
• Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.
• Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).
• Культурна – документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій  документа належать:

• Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.
• Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).
• Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.