Документ: характеристика, структура, складові, властивості, функції

Документ: характеристика, структура, складові, властивості, функції. Реферат

Характеристика  документа, як системного об’єкта. Інформаційна складова документа. Матеріальна складова документа. Структура документа. Внутрішня  структура документа. Зовнішня структура  документа. Реквізити документа. Властивості  та ознаки документа. Функції

Документування та організація  роботи з документами, що охоплює  сукупність форм, прийомів, способів і  методів їх укладання й обробки, називається діловодством (справочинництвом).

Сучасний термін "документацій не забезпечення управління" є інформаційно-технологічною  складовою в сучасній організації  діловодства.

Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному  носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати.

Документ – складний об’єкт, що являє собою цілісність інформації і матеріального носія. З’ясувати  його суть – це задача, яку можна  вирішити за допомогою системного підходу  – методологічного напрямку в  науці, що має за мету розроблення  засобів, методів дослідження складно  організованих об’єктів – систем.

Характеристика документа, як системного об’єкта

Документ – являє собою систему – велику кількість закономірно пов’язаних одне з одним елементів і частин, як цілісне утворення. Елемент – найменша одиниці поділу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію називаються підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною.

Поняття системи відносне, так само як і поняття елемента. Якщо документ вважати за систему, тоді матеріальна  і інформаційна складова будуть його підсистемами, також документ мусить містити конструктивні елементи: титульну сторінку, форзац, обкладинку і ін.

Вивчення документа як системи  полягає у виявленні всіх його елементів, підсистеми і зв’язків між  ними, тобто у вивченні структури. Встановлюються ознаки і параметри, які характеризують документ як систему.

При системному підході документ розглядається  як частина великої системи соціальної комунікації. Тому, насамперед, важливо  вияснити, частиною якої загальної  системи в даному випадку є  документ. Саме цим визначаються його можливості, задаються мета існування, функції виконувані в суспільстві, закономірності функціонування.

Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності  власних ознак і властивостей, що обумовлюють його різницю чи схожість з іншими матеріальними об’єктами. Ознака відображає внутрішню прикмету по якій (частіше сукупності яких) можна  віднести той чи інший об’єкт до документа. На відміну від ознаки, властивість відображає якісну, тобто  внутрішню належну документну відмінність. Документ характеризується наявністю  всіх властивостей одночасно (різна  лише ступінь їх виявлення), а набір  ознак в кожному випадку індивідуальний.

Інформаційна складова документа

Значна частина управлінських  функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить  тут своє відображення. До кожного  з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка  структура та зручність в обробці.

Документ створюється для передачі і зберігання соціальної інформації в просторі і часі. Лише документ організовує, систематизує інформацію, подає її в зафіксованому порядку.

Вперше питання про соціальну  інформацію розглядалося вченими ще на початку ХХ століття.

Соціальна інформація – це спосіб передавання знань, емоцій і волевиявів у суспільстві. В загальному соціальну інформацію можна визначити як відомості призначені для передачі в суспільстві. Саме інформація, вміщена в документі, є об'єктом вивчення в документознавстві та суміжних науках.

Соціальну інформацію легко  розпізнати по ряду ознак:

• По способу розповсюдження соціальна інформація поділяється на два види: опубліковану (що розповсюджується за допомогою тиражного розмноження) і неопубліковану (не розрахована на широке розповсюдження).
• По ступеню переробки соціальна інформація поділяється на первинну, що вміщує безпосередні результати наукової роботи, і вторинну (результати переробки первинної інформації).
• По сферах отримання і використання інформації в різних областях соціальної діяльності виділяється декілька видів соціальної інформації.

Кожний із названих видів інформації може бути об’єктом відображення в  документі. Ці сфери можна розширювати  за рахунок галузевого поділу інформації (медична, сільськогосподарська, біологічна, історична і т. п.).

Інформація – це вміст деякого  повідомлення. Ту саму інформацію можливо  передавати за допомогою різних повідомлень, наприклад, на різних мовах.

Передавання інформації однією людиною  іншій можна розглядати як процес передавання повідомлень, закодованих  у вигляді знаків. Суть і значення цих знаків потребують відповідного сприйняття і розуміння.

Сукупність знаків для споживача  може залишатися тільки повідомленням  і не перетворюватися в інформацію, якщо він не може декодувати сукупність цих знаків (наприклад, текст на іноземній  мові, витвір авангардного мистецтва). Здатність сприймати інформацію цілком залежить від того, хто її отримує, його можливостей і здібностей.

Іншими словами, інформація має  об’єктивну форму у вигляді повідомлень  і суб’єктивну – як процес її сприйняття і розуміння. З суб’єктивної точки зору інформація це результат  її сприйняття (виділення сигналу  із навколишнього середовища), її розпізнавання, вірифікації (роз’яснення значення і суті), перекодування і систематизації (віднесення до тої чи іншої групи  понять).

В професійній діяльності, об’єктом якої є документ, потрібно розрізняти поняття "документна інформація", "інформація документа", "інформація на документі", "документальна  інформація". Інформація може бути недокументною  – не зафіксованою на матеріальному  носієві і матеріальною – закріпленою  на ньому.

Основу будь-якого документа  складає документна інформація, тобто  інформація, що вміщена в документі. Для її зберігання та передачі і  був створений документ.

Матеріальна складова документа

Інформація, як така не є достатньою ознакою документа. Матеріальна  складова документа – одна з двох необхідних і обов’язкових складових  документа, без якої він не може існувати.

Матеріальна складова документа –  це його фізична сутність, форма  документа, що забезпечує його здатність  зберігати і передавати інформацію в просторі і часі.

Матеріальну складову документа визначає носій інформації – матеріальний об’єкт, навмисно створений людиною, посередництвом якого можна зберігати  і передавати інформацію.

Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів, газет, буклетів, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень.

Інформація, що міститься в документі, обов’язково закріплена на якому  – небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно-, фотоплівка і  т. д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка  і д. т). крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей і т. п.) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер і т. п.).

Таким чином під матеріальною складовою документа розуміють:

• матеріальну основу документа;
• форму носія інформації;
• спосіб документування чи запису інформації.

Матеріальна основа документа –  сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи носій  інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві  великі групи: природні та штучні. Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи  на не паперовій основі – полімерні  документи.

До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, ізовидання, перфострічки, перфокарти і ін.

Папір відповідає багатьом вимогам: відносно простий у виготовленні, доступний, достатньо довго зберігається і  дозволяє легко фіксувати інформацію. Найцінніша якість паперу – він  дозволяє тиражувати інформацію.

Поява штучних носіїв на полімерній основі поповнила видове різнобіччя документів, що здатні нести музику, рухоме і об’ємне зображення. Були створені гра пластинки, магнітні плівки, фото – і кіноплівки, магнітні і  оптичні диски – матеріальні  носії тієї інформації, яка не може бути зафіксована на папері.

Структура документа

Функціональність документа, тобто  застосування його для зберігання і  передачі тієї чи іншої інформації, визначається його структурою, яка  зазвичай розуміється, як ціле, що задає  характер елементів, які до нього  входять, їх взаєморозміщення і зв’язок.

Визначену структуру мають як окремі елементи документа, так і документ в цілому. Обкладинка книги –  це складне художнє ціле; типографічне оформлення книги теж ціле, його складають спеціально підібраний шрифт, титульний листок, рядки заголовку, що гармонують із вмістом, гарно надруковані  ілюстрації, - єдиним цілим є і  текст книги. Це означає, що документ в цілому - це сукупність усіх елементів  і компонентів, що його складають.

Структура – відносно стійкий спосіб організації елементів документа, як системи. Якщо поняття системи охоплює найрізноманітніші сторони того чи іншого об’єкту: його будову, зміст, спосіб існування, форму розвитку, то поняття структури виділяє, насамперед, стійкість, стабільність, цього об’єкту, завдяки чому він зберігає свої властивості при зміні зовнішніх і внутрішніх умов. Доки зберігається структура, зберігається і система вцілому, а порушення чи перетворення структури веде до зміни чи знищення системи взагалі.

По своїй структурі документ може бути простим або складним. Під простим документом розуміють  окреме завершене повідомлення, цілісність якого виражається загальним  змістом і логічним викладом, зафіксованим на одному матеріальному носії. Іншими словами, простий документ – це одне повідомлення, розміщене на одному матеріальному носії (автореферат, десертація, відкритка).

Складний документ складається  із двох чи більше повідомлень, пов’язаних однією темою чи проблемою, метою, автором, зафіксованих на декількох матеріальних носіях. Складний документ – це декілька повідомлень, поміщених в декількох томах, випусках (збірка віршів, журнал і ін.).

Існує також поділ документів на монодокументи і полідокументи.

Таким чином, структура документа  – скоординована більшість документів, взаємозв'язки яких дають можливість функціонувати деякому цілому (системі), дозволяє відрізнити книгу від журналу, грампластинку від дискети, мікрофільм від кінофільму, перфокаркту від  географічної картки і т. д.

Внутрішня структура документа

Оформлення документа – це надання  йому закінченої зовнішньої і внутрішньої  форм, що включає встановлення формату, вибір шрифту, підготовку ілюстрацій. Оформлення документа – це його зовнішня і внутрішня структура.

Внутрішня структура документа  – це його внутрішня будова, набір  взаємопов’язаних елементів і частин, що дозволяють більш ефективно шукати, сприймати і використовувати  вміщену в ньому інформацію. Вона об’єднує документ в єдине ціле, підпорядковує його внутрішні документи  один одному.

Вміст внутрішніх структурних елементів  і частин багато в чому визначається видом документа. Найбільш чітко  внутрішню структуру документа  можна побачити на прикладі видань – книг, журналів, газет і т. д.

Видання повинно включати розміщені у визначеній послідовності  наступні елементи і частини:

• елементи видання, на яких розміщуються вхідні дані;
• зміст;
• передмову;
• вступну частину;
• основну частину;
• післямову;
• допоміжні покажчики;
• додатки.

Вихідні дані – сукупність даних, що характеризують документ і призначені для його оформлення, бібліографічної обробки, систематичного обліку і інформування користувачів.

До основних елементів вихідних даних відносяться: автор, заголовок, надзаголовочні дані, підзаголовочні дані, анотація, місце і рік видання, видавництво.

Автор – особа, яка створила документ чи приймала участь у його створенні, а також заклад чи організація  від імені яких публікується матеріал. В особі автора можуть виступати  одна чи декілька людей - авторський колектив.

Заголовок документа – слово, фраза  чи закінчена пропозиція, в яка  формує зміст (тема, ідея, предмет, об’єкт), твору, що друкується. Видання може мати декілька варіантів заголовків (на титульному аркуші, обкладинці, корінці  видання і т. д) ідентичних або  різних.

Місце видання - місцезнаходження видавництва, що випускає документ.

Місце друку – місцезнаходження поліграфічного закладу, яке надрукувало  документ.

Рік видання – рік виходу документа  в світ.