Библиографическое информирование: организация и методика

Следует заметить, что стремление к максимально возможной полноте вводимых в систему документов может привести к нежелательной ситуации, суть которой состоит в следующем. При решении какой-либо задачи абонент системы (преимущественно ученый), не имея четкого представления о необходимой ему информации, стремится всегда сам следить за публикациями по его специальности или по той проблеме, над которой он работает. Для этого он знакомится со всеми доступными ему периодическими изданиями, а также с отечественными и зарубежными реферативными журналами. Затем, спустя некоторое время, библиотека или орган НТИ информируют его о тех статьях, с которыми он уже непосредственно познакомился. Ясно, что такая информация является для него лишней.

Чтобы избежать такой ситуации, целесообразно, по согласованию с абонентом, исключать  из направляемых ему оповещений карточки со сведениями о статьях из тех журналов, которые он регулярно просматривает.

Существенное значение имеет соблюдение требования о раскрытии содержания документов, вводимых в систему. Наличие реферата, аннотации или перечня ключевых слов позволяет абоненту оценить документ не только с точки зрения соответствия содержания его информационным потребностям, но и сделать вывод о степени полезности информации, содержащейся в первичном документе. Ограничение библиографической записи только библиографическим описанием затрудняет предварительную оценку документа потребителем и может привести к «ложным» запросам.

Реферирование и аннотирование  документов, предназначенных для  ввода в систему ИРИ, возможно при наличии в штате специалистов в определенной области. Поэтому обслуживающий персонал большинства систем ИРИ состоит, как правило, из библиографов и специалистов информационной службы соответствующего профиля. Однако это не означает, что система ИРИ может быть создана только при наличии информационной службы. Располагая квалифицированными кадрами библиографов, практически любая библиотека имеет возможность перейти от традиционной формы информирования к обслуживанию в режиме ИРИ.

Требование оперативности  и регулярности доведения библиографической информации обусловливается необходимостью своевременного знакомства потребителя со всем новым, что происходит в интересующей его предметной области. Нерегулярное поступление информации и (или) запаздывание может сделать ее бесполезной или малоэффективной. Более того, как отмечают некоторые ученые, запоздалая информация негативно отражается на ходе научных исследований.

Наличие постоянно действующей  обратной связи позволяет судить об эффективности библиографического информирования, оценивать соответствие посылаемых абонентам системы ИРИ оповещений о документах их запросам.

Как показывает практика, некоторые абоненты системы ИРИ  отказываются от обратной связи, мотивируя это разными причинами. В их числе не только рядовые инженерно-технические работники производственных участков, но и инженеры-технологи, конструкторы, а также руководящий состав. Объясняется это в значительной мере низкой информационной культурой. Работники библиотеки должны разъяснять важность обратной связи для улучшения качества обслуживания и по возможности повышать информационную культуру абонентов.

Немаловажное значение имеет и последнее требование, поскольку вторичная информация только «нацеливает» потребителя на первичные документы, и лишь последние в конечном итоге могут удовлетворить информационную потребность абонента.

Система ИРИ предъявляет более высокие требования к изучению информационных потребностей абонентов, иначе она может вызвать отрицательное с их стороны отношение и посеять недоверие к библиотеке как информационной службе. Поэтому целесообразно использовать такие методы изучения информационных потребностей, которые в условиях конкретной библиотеки дали бы наилучшие результаты.

Трудоемкость обслуживания абонентов при переходе к системе  ИРИ намного увеличивается. По этой причине ее внедрение в настоящее время возможно далеко не во всех типах библиотек. В частности, практически невозможно обеспечить ее функционирование на должном уровне в ЦБС государственных массовых библиотек. Поэтому в методическом пособии «Организация работы централизованной библиотечной системы» (1985) сказано, что индивидуальное информирование отдельных читателей по определенным темам может осуществляться письменно с применением лишь элементов избирательного распространения информации. Под элементами в данном случае понимается обратная связь с абонентами⁹.

2.2.3 Функционирование системы ИРИ

В настоящее время  существуют как неавтоматизированные (ручные), так и автоматизированные системы ИРИ. В неавтоматизированных системах ИРИ, обслуживающих небольшое число абонентов по узкой теме, также необходимо ведение двух картотек — абонентов системы и заявленных ими тем. С помощью предметных рубрик, составляющих информационно-поисковый язык (ИПЯ) системы, выражаются информационные потребности абонентов и содержание вводимых в систему документов. Обычно каждой предметной рубрике присваивается условный цифровой код, облегчающий обработку документов при вводе в систему, определение необходимого количества карт для рассылки абонентам, а также последующий анализ талонов обратной связи.

Этот же принцип положен  в основу автоматизированных систем ИРИ, функционирующих на базе ЭВМ. Отличие заключается в том, что сформулированные потребителями запросы переводятся на ИПЯ данной системы и вводятся в память машины, образуя массив поисковых образов запросов (ПОЗ). Вводимые в систему библиографические записи также индексируются на том же языке и образуют массив поисковых образов документов. Во время очередного сеанса машина производит сравнение поисковых образов запросов и поисковых образов документов и в случае их совпадения на выходном устройстве печатает на естественном языке библиографическую информацию в виде списка документов с указанием абонентов, которым он должен быть направлен.

Даже из этого весьма краткого объяснения принципа действия автоматизированных систем ИРИ нетрудно сделать вывод, что их созданию предшествует огромная работа высококвалифицированных специалистов различного профиля (библиотечных работников, лингвистов, математиков и т. д.). Автоматизация существенным образом меняет технологию всех процессов, повышает требования к библиографам, занимающимся обработкой запросов и вводимых в систему документов.

Обслуживание в системе  ИРИ может осуществляться при  введении библиографических записей в такие базы данных, как электронный каталог, электронная картотека статей и других видов документов. Обычно в крупных библиотеках (в частности, вузовских) вводом библиографических описаний книг в электронный каталог занимаются работники отдела обработки литературы, а журнальных статей — сотрудники библиографического отдела.

Используя обе базы данных и имеющиеся другие (например, БД «Труды ученых вуза») на основе предварительного изучения информационных потребностей ведущих специалистов и преподавателей соответствующих кафедр, библиографы регулярно оповещают их о вновь поступивших документах в фонд библиотеки.

В настоящее время  получил широкое распространение  телекоммуникационный доступ библиотек и информационных служб низового уровня к базам библиографических данных библиотек и органов информации вышестоящего уровня. При наличии такого доступа библиотека может организовать дифференцированное библиографическое обслуживание своих абонентов в режиме ИРИ на правах группового абонента отраслевой и (или) региональной автоматизированной системы ИРИ. Необходимым условием для этого является наличие соответствующего парка ПЭВМ и средств размножения библиографических записей в соответствии с запросами своих абонентов.

Генераторами таких  БД являются, как известно, ВИНИТИ, ИНИОН, ГПНТБ РФ, ВНИИКИ и другие центры и библиотеки федерального уровня, включая РКП. Фрагменты своих БД они распространяют различными способами: в режиме прямого доступа, по электронной почте, на дискетах и компактных оптических дисках.

Пользуются компьютерной продукцией ВИНИТИ для группового и  индивидуального информирования БЕН АН РФ и ее филиалы как путем прямого доступа, так и в виде дискет. Вместе с тем ученые отмечают, что даже опережающая система ИРИ не может заменить просмотра профильных журналов. Сроки же подготовки БД в ВИНИТИ не позволяют говорить об оперативности информации по смежным вопросам, что снижает эффективность системы ИРИ для ученых БЕН и ее филиалов¹⁰.

2.2.3 Обратная связь и эффективность библиографического информирования в системе ИРИ

Как уже отмечалось, система  ИРИ предполагает постоянно действующую обратную связь, при которой абонент реагирует на каждое библиографическое сообщение. С этой целью библиографическая информация направляется абонентам на специальных картах с отрывным талоном, который и служит средством обратной связи.

Получая регулярно, в  установленные сроки партию карт, потребитель после просмотра должен обвести одну из цифр на талонах и возвратить их в библиотеку или информационную службу, а карты с описанием документов оставить для личной картотеки (или картотеки соответствующего подразделения как группового абонента). На образце приведена пятибалльная шкала оценок. Имеются другие варианты ранжированной оценки полученной информации (от 3-х до 6-балльной), однако во всех случаях обязательно присутствуют два существенных показателя: представляет интерес (ценная информация); не соответствует теме запроса. Таким образом, абонент оценивает документ по библиографическому описанию или по описанию и реферату (аннотации). На основе анализа талонов обратной связи осуществляется оценка системы, корректируются запросы потребителей, состав направляемой им библиографической информации. Важным требованием к системе ИРИ является обеспечение абонентов первичными документами или их копиями. С этой целью в талон обратной связи вводится специальный код, обозначаемый обычно цифрой «0» или «1».

Анализ запросов по талонам  обратной связи позволяет вносить  коррективы в тематический план комплектования библиотеки. Это существенно в тех случаях, когда в систему вводятся сведения об отсутствующих в фонде библиотеки документах. Если запросов поступило много, библиотека принимает решение об обеспечении потребителей такими документами (использует МБА или приобретает их).

В целях совершенствования  текущего библиографического обслуживания необходимо систематически определять практический эффект и целесообразность используемых форм.

В самой системе избирательного распространения информации заложены возможности для ее оценки на основе анализа талонов обратной связи. Значительно сложнее обстоит дело с оценкой эффективности традиционных форм библиографического обслуживания. В этом случае обратная связь проявляется обычно только в запросе потребителя на документ, о котором он был проинформирован библиотекой, и оценка потребителем каждого поступившего к нему библиографического сообщения не обеспечивается. Кроме того, запрос вообще не обязателен, поскольку читатель может получить документ, о котором он был проинформирован библиотекой, и по другим каналам. Поэтому библиотеки периодически прибегают к непосредственным контактам с абонентами, к специальным опросным листам или анкетированию. Анализируя ответы, они вносят коррективы в свою работу¹¹.

2.3 Массовое библиографическое информирование

2.2.1 Списки новых поступлении в библиотеку как форма массового информирования

Массовое библиографическое  информирование призвано содействовать информированию широкого круга лиц и коллективов, заинтересованных в систематическом получении сведений о вновь появляющейся литературе. В ГОСТе 7.0-99 оно определяется как «информирование широкого круга потребителей информации по социально значимым темам». В этом кратком объяснении нет упоминания об информационных потребностях, с учетом которых этим же ГОСТом определяются термины «индивидуальное» и «групповое библиографическое информирование». Однако это не означает, что «широкие круги потребителей» не имеют информационных потребностей. В данном случае речь идет о такой форме обслуживания, при которой индивидуальные и групповые информационные потребности не принимаются во внимание. Массовое информирование служит одним из средств пропаганды литературы, поступающей в фонд библиотеки.

Распространенной формой массового библиографического обслуживания является выпуск информационных бюллетеней, в которых сведения о поступивших в библиотеку изданиях располагают в определенном порядке (чаще всего в систематическом). Как правило, в этих бюллетенях помещают информацию только о книгах, однако специальные библиотеки включают сведения и о других видах документов (патентной и нормативно-технической литературе, отчетах и т. д.). Некоторые библиотеки проставляют шифр книги и индекс классификационной схемы, что облегчает ее поиск по запросу читателя. Одно из важнейших требований, предъявляемых к бюллетеням, — оперативность их издания и сведение к минимуму информационного интервала (времени от поступления литературы в библиотеку до отражения ее в очередном номере бюллетеня). Оптимальный вариант - ежемесячное издание бюллетеней с информационным интервалом, не превышающим полутора месяцев.

Большой объем литературы, поступающей в фонд крупной научной  библиотеки, требует значительных трудозатрат  на выпуск бюллетеней, и при сложившейся  системе централизованного библиографического информирования в масштабах страны делает их неэффективными и нерентабельными.

В свое время «Положение о централизации государственных  массовых библиотек» обязывало центральные библиотеки созданных библиотечных систем издавать бюллетень новых поступлений литературы единый фонд системы. Это требование не утратило своего значения и сегодня, поскольку читатели библиотек-филиалов должны иметь возможность пользоваться не только книгами из фонда библиотеки-филиала, но и теми, которые находятся как в центральной библиотеке, так и в других филиалах.