Библиографическое информирование: организация и методика

На практике широкое распространение индивидуального библиографического информирования руководителей области (города, района) сдерживает несовершенство предоставляемой информации: она может поступить с опозданием, быть избыточной или, наоборот, недостаточно полной. Специфика управленческого труда требует получения сжатой информации по существу вопросов. Поставлять такую информацию в нужном объеме сегодня библиотеки не готовы. Поэтому в большинстве случаев руководящие работники области (города, района) обслуживаются универсальными библиотеками как групповые абоненты. Поскольку по всему спектру их информационных потребностей высокого качества библиографического информирования достичь практически невозможно, целесообразно сосредоточить внимание преимущественно на краеведческих аспектах этих потребностей, что соответствует и задачам универсальных библиотек как центров краеведческой библиографии.

Абонентами группового обслуживания в универсальных библиотеках  могут быть коллективы предприятий  и организаций, находящихся на территории области (города, района), независимо от форм собственности. Стремясь поднять престиж библиотеки, укрепить материальную базу и поддержать сотрудников прибавкой к зарплате, многие универсальные   библиотеки, используя маркетинговый подход, распространяют информационные услуги в первую очередь среди различных коммерческих структур, предприятий малого и среднего бизнеса.

Коллективы этих предприятий и, прежде всего, руководящий состав проявляют повышенный интерес к так называемой деловой информации, к правовым вопросам, связанным с налогами, инвестициями, внешнеторговыми отношениями и т. д.

Многие областные и  центральные городские библиотеки ЦБС образовали в структуре специальное подразделение (сектор, кабинет деловой информации) с тем, чтобы на договорной основе обслуживать такие предприятия и организации. Для осуществления обслуживания библиотеки приобретают не только необходимые традиционные источники информации, но и компьютерные версии библиографических источников, справочные издания типа «Бизнес-карта», «Асу-Импульс», правовую базу данных «Консультант-плюс» и другие.

В специальных библиотеках, непосредственно связанных с  научно-производственными коллективами, более широко развито индивидуальное библиографическое информирование. Руководящий состав предприятий и организаций обслуживается на приоритетных началах, как правило, по всему спектру информационных потребностей. Задача их обслуживания в специальных библиотеках облегчается тем, что на крупных предприятиях и в организациях научная или научно-техническая библиотека является одним из подразделений отдела научно-технической информации, под руководством которого и осуществляется информирование руководителей. Индивидуальными абонентами библиографического информирования являются также ведущие специалисты и руководители структурных подразделений (начальники цехов, заведующие отделами, лабораториями и т. д.), а также другие ответственные работники.

Вместе с тем и  в специальных библиотеках (включая  библиотеки вузов), имеющих благоприятные условия для развития индивидуального информирования, также широко применяется групповое информирование. Дело в том, что даже при наличии в структуре предприятия органа НТИ далеко не все специалисты могут быть охвачены индивидуальным информированием. Значительная часть их обслуживается на правах группового абонента. Более того, желательно, чтобы некоторые специалисты, обслуживаемые в индивидуальном порядке, выступали в качестве посредников между информационной службой (библиотекой) и сотрудниками подразделения, в котором работает данный специалист. Обычно для этого выбирается наиболее активный читатель библиотеки, являющийся информационным лидером в своем коллективе. Его функция посредника в этом случае может быть закреплена соответствующим распоряжением администрации предприятия (учреждения).

В основе дифференцированного  библиографического информирования как индивидуального, так и группового, лежит знание информационных потребностей абонентов. Эффективность обслуживания во многом зависит от того, насколько точно формулируемые абонентами запросы отражают тематическое содержание этих потребностей. Изучению последних должно уделяться большое внимание со стороны библиотечных работников.

В универсальных библиотеках  эта работа сопряжена с большими трудностями, так как непосредственные контакты библиографа возможны лишь с отдельными индивидуальными абонентами, регулярно посещающими библиотеку. Что касается коллективных абонентов, то из-за территориальной отдаленности (особенно специалистов сельского хозяйства) и отсутствия с ними непосредственного контакта библиотеки вынуждены сами определять профиль их информационных потребностей или уточнять при заключении договора⁶.

2.1.2 Технология дифференцированного библиографического информирования

Определение индивидуальных и групповых абонентов и изучение их информационных потребностей — важный подготовительный этап процесса текущего библиографического информирования. На этом же этапе должны быть тиражированы в нужном количестве, кроме опросных листов, бланки учетной документации. В частности, целесообразно иметь два комплекта учетных карт. Один из них предназначен для ведения алфавитной картотеки индивидуальных и (или) групповых абонентов, другой - для регистрации заявленных ими тем. На лицевой стороне карты указываются следующие сведения: фамилия, имя и отчество абонента, место работы, занимаемая должность, служебный телефон, адрес для высылки оповещений (в региональных библиотеках), названия тем (темы). На оборотной стороне карты ведется учет отправленных оповещений с указанием даты отправки, количества документов, о которых извещено. Можно предусмотреть специальную графу для учета запросов на первичные документы.

В картах групповых абонентов  обязательно отражается полное название предприятия (организации), фамилия руководителя (или лица, ответственного за организацию информационного обслуживания) и его служебный телефон, почтовый адрес, основной профиль деятельности и перечень тем, по которым необходимо информировать абонентов о новой литературе. Оборотная сторона карты предназначена для учета отправляемых оповещений и запросов на первичные документы.

Заявленные абонентами темы фиксируются в алфавитно-предметной картотеке тем. На каждой карте указывается  название темы и приводятся фамилии абонентов и (или) названия предприятий (организаций), которых она заинтересовала.

Работа по текущему библиографическому информированию начинается с регулярного просмотра вновь поступивших документов теми сотрудниками библиотеки, за которыми закреплены конкретные абоненты в соответствии с внутренними регламентирующими документами (положение об отделе, должностные и технологические инструкции). Так, в областной библиотеке этим, как правило, занимаются библиографы отраслевых отделов (патентно-технического, отдела обслуживания работников агропромышленного комплекса или сектора (кабинета) деловой информации). При такой организационно-функциональной структуре областной библиотеки на работников библиографического отдела, наряду с общим руководством этой работой, возлагается библиографическое обслуживание руководителей области, а также специалистов в области общественных наук.

Одним из недостатков  библиографического информирования индивидуальных и групповых абонентов в библиотеках (прежде всего универсальных) является ограниченная информационная база. Большая трудоемкость этой работы, скромные штаты, слабое знание информационных потребностей читателей приводят к тому, что из новых поступлений просматриваются преимущественно книги, реже — журналы и продолжающиеся издания. Для обеспечения наибольшей полноты библиографического информирования следовало бы просматривать текущие библиографические пособия (летописи РКП, реферативные журналы и др.). Естественно, что наряду с полнотой важно обеспечить и релевантность подбираемой библиографической информации. Для этого библиограф должен достаточно хорошо ориентироваться в соответствующих проблемах, понимать встречающуюся в документах терминологию.

Способ оповещения абонентов  о подобранной для них литературе выбирается библиотекой в зависимости от конкретных условий. Обычно посылаются письменные сообщения на специальных бланках. Однако более целесообразно предоставлять библиографическую информацию на карточках, так как это позволяет абонентам собирать сведения о литературе по интересующей их теме в личных картотеках. В некоторых библиотеках карточки с описаниями подобранных документов вкладывают в наклеенные на картонный лист кармашки с фамилиями абонентов. Этот способ предполагает систематическое посещение библиотеки каждым абонентом. При небольшом числе абонентов их можно извещать устно — по телефону или при личном общении. Преимущество такого способа заключается в оперативности и непосредственном контакте, позволяющем выяснить отношение абонента к подобранным для него материалам.

Сказанное относится и к групповым абонентам, поскольку их представляет конкретное лицо, ответственное за получение библиографической информации, ознакомление с нею членов своего коллектива и ведение тематической картотеки.

Библиографическое информирование с помощью рассылки списка новых поступлений в фонд библиотеки (или ряда библиотек) предполагает тщательный отбор литературы с установкой на соответствующую группу потребителей. Выполнить это требование нелегко, поскольку списки литературы создаются без предварительного изучения информационных потребностей их адресатов. Следовательно, субъективные решения библиографов-составителей списков должны основываться на хорошем знании соответствующих тематических направлений. В отдельных случаях в качестве консультантов можно привлекать специалистов из числа читателей.

В специальных библиотеках  практикуются и другие формы информирования индивидуальных и групповых абонентов. Так, для непосредственного ознакомления с вновь поступающей литературой используют специальный шкаф с отдельными ячейками, каждая из которых закрепляется за одним из абонентов. Подобранную в соответствии с запросами литературу раскладывают по ячейкам с тем, чтобы каждый абонент ознакомился с нею и сделал заявку на заинтересовавшие его документы.

С помощью «кольцевой почты» информируют специалистов, имеющих близкие по содержанию информационные потребности. Для них библиотека подбирает из новых поступлений первичные и вторичные документы (включая библиографические карточки), которые вкладываются в специальные папки. К папке прикрепляется «путевка», то есть список специалистов, которые должны ознакомиться с вложенными материалами, передавая их друг другу в последовательности фамилий, приведенных в списке. Последний из них должен возвратить папку с материалами в библиотеку. Для ознакомления с материалами каждому специалисту отводится два-три дня. Одному из работников библиотеки поручается контроль за прохождением папки по «кольцевой почте».

Широко распространено на предприятиях и в организациях привлечение специалистов в качестве посредников между библиотекой и коллективом соответствующего подразделения. Чаще всего такие посредники называются техническими информаторами или общественными информаторами. Например, в вузах общественные информаторы выделяются от кафедры и других научных подразделений. В их обязанности входит активное посещение дней информации в библиотеке, информирование членов своего коллектива о новых поступлениях в библиотеку, ведение картотеки литературы по профилю своего подразделения, оказание помощи библиотеке в организации дней кафедры и т. д. Эти обязанности в некоторых библиотеках закрепляются в «Памятке общественного информатора», утверждаемой руководством предприятия (организации)⁷.

2.2 Избирательное распространение информации (ИРИ)

2.2.1 Общие вопросы  системы ИРИ

Недостатком дифференцированного  библиографического информирования является отсутствие постоянно действующей обратной связи с абонентами. Извещая абонентов о вновь поступивших в фонд документах по заявленным темам, работники библиотеки часто не знают, насколько содержание этих документов соответствует их информационным потребностям. Стараясь устранить такое положение, некоторые библиотеки в конце года при сборе опросных листков на следующий год просят абонентов высказать свое отношение к качеству обслуживания и предложения по его улучшению. К этому по сути дела сводится обратная связь с абонентами. Правда, работники специальных библиотек имеют возможность поддерживать эту связь более регулярно путем личных контактов с потребителями, следить за тем, какие конкретно документы спрашиваются ими после получения извещения о них. Переход на обслуживание в режиме избирательного распространения информации, чаще всего называемом системой ИРИ, обеспечивает возможность слежения за реакцией абонентов на посылаемые оповещения. Данная система является наиболее прогрессивной формой дифференцированного обслуживания. Она сформировалась и получила широкое распространение в органах информации, однако в ее основе заложены те же принципы, которые характерны для традиционного индивидуального и группового информирования в библиотеке. Принципиальное отличие ИРИ от традиционной формы заключается прежде всего в надежно организованной, постоянно действующей и, как правило, формализованной обратной связи с потребителем информации⁸.

2.2.2 Требования к системе ИРИ

В строгом смысле системой ИРИ можно назвать такую систему  информационного обеспечения, которая отвечает следующим требованиям:

• максимальная полнота доводимой до абонентов библиографической информации;
• краткое раскрытие содержания документа с помощью реферата (аннотации) и (или) набора ключевых слов;
• оперативность и регулярность доведения информации;
• наличие постоянно действующей обратной связи с абонентами; обеспечение абонента первичными документами или их копиями при поступлении на них запроса.

Требование максимальной полноты библиографической информации особенно актуально при обслуживании в режиме ИРИ научных работников. Для обеспечения полноты, наряду с отбором поступивших в библиотеку первичных документов и их обработкой для ввода в систему ИРИ, просматриваются текущие библиографические источники, которые могут содержать сведения о первичных документах, не приобретаемых библиотекой, но соответствующих информационным потребностям абонентов. Обычно для этой цели используются реферативные журналы и (или) библиографические источники сигнального типа.