Архивоведение

Хронологически-функциональная или  функционально-хронологическая схемы  систематизации применяются по отношению  к фондам организаций с часто  менявшейся структурой.

При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) организации. При этом подгруппы дел располагаются  с учетом значимости функций организации (руководство, финансирование, учет и  отчетность и т.д.) или по классификатору самой организации.

При систематизации дел по функционально-хронологической  схеме дела группируются вначале  по функциям деятельности организации, а затем по хронологическому признаку.

Хронологически-тематическая или  тематически-хронологическая схемы  систематизации применяются по отношению  к небольшим по объему фондам, а  также отдельным архивным коллекциям.

Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются, как правило, для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.

Комплектование архива включает:

• определение источников комплектования архива в соответствии с его профилем:
• определение состава документов, подлежащих приёму в архив;
• приём документов в архив.

Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами: принадлежности документов к составу Архивного  фонда РФ; соблюдения прав собственности  на документы; происхождения и территориальной  принадлежности документов; недробимости фондов.

Государственные и муниципальные  архивы комплектуются документами  Архивного фонда РФ, образующимися  в процессе деятельности государственных  органов, органов местного самоуправления, организаций, предприятий и граждан  и имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

Комплектование архива включает:

• определение источников комплектования архива в соответствии с его профилем:
• определение состава документов, подлежащих приёму в архив;
• приём документов в архив.

Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами: принадлежности документов к составу Архивного  фонда РФ; соблюдения прав собственности  на документы; происхождения и территориальной  принадлежности документов; недробимости фондов.

Государственные и муниципальные  архивы комплектуются документами  Архивного фонда РФ, образующимися  в процессе деятельности государственных  органов, органов местного самоуправления, организаций, предприятий и граждан  и имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной  или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных  организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные  и муниципальные архивы.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной  собственности, поступают в государственные  и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между  этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных  документов.

Передача на постоянное хранение в  государственные и муниципальные  архивы обязательного бесплатного  экземпляра документов осуществляется в порядке, установленном законодательством  Российской Федерации об обязательном экземпляре документов².

Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и  муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном  состоянии документов Архивного  фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и  муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой  и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе  с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов  и организаций, передающих документы.

Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном  состоянии в государственные  и муниципальные архивы находящихся  в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной  собственности.

При реорганизации государственных  органов архивные документы в  упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных  органов.

При изменении структуры органов  местного самоуправления архивные документы  в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.

Документы личного происхождения  поступают в государственные  архивы:

• от фондообразователей, передающих архивы лично или по завещанию;
• от лиц, владеющих архивом по праву наследования;
• от собирателей и коллекционеров;
• из общественных организаций (творческих союзов и так далее);
• из нотариальных контор как выборочное имущество.

 

2. Архивная коллекция  как вид архивного фонда

2.1 Состав, структура, комплектование  архивной коллекции

 

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных  лиц и объединенных составителем коллекции по одному или нескольким признакам. Документы коллекций  в зависимости от их характера  и состава формируются в единицы  хранения в соответствии с авторским (коллекция автографов), хронологическим (коллекция манифестов), географическим (коллекция открыток с видами различных  стран) или тематическим (коллекция  революционных листовок 1905 г.) признаком.

Для архивных документов в отличие  от архивных фондов и объединенных архивных фондов характерно преобладание не исторических, а логических связей. В основе комплектования архивной коллекции  лежит признак логической связи, т.е. она собрана искусственно.

В названии архивной коллекции обязательно  указывается признак (признаки) объединения  документов, а при необходимости  и ее составитель (юридическое или  физическое лицо, учреждение, в том  числе архив организации). Например, коллекция автобиографий и анкет  писателей.

В наименовании коллекции, поступившей  в архив от частного лица, указывается  характер или общее содержание коллекции, фамилия, имя, отчество коллекционера  и даты его жизни.

Пример. Коллекция фотографий деятелей искусства, собранная Ильиным Арсением Александровичем (1911-1970).

Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо лицом и поступить  в таком виде в архив (коллекция  древних рукописей, автографов, нотных рукописей и т.п.), а могут быть созданы в архиве по тому же признаку из разрозненных документов или дел разных учреждений с целью создания благоприятных условий для их всестороннего использования.

Каждый из этих комплексов учитывается  как фонд и на этом основании является классификационной единицей. Историческая справка, составляемая в архивных коллекциях, должна освещать историю создания коллекции:

- составитель;

- время;

- условия создания;

- комплектование.

Хронологическими границами архивной коллекции являются даты самого раннего  и самого позднего документа, входящих в её состав.

Коллекции могут быть сформированы частным лицом и поступать  на государственное хранение или  в составе личного архива коллекционера (как результат его собирательской деятельности), или отдельным комплексом документов без личного архива коллекционера. В первом случае они становятся разделом личного фонда коллекционера (коллекция  автографов, собранная П. А. и П. П. Вяземскими); во втором — являются самостоятельной  классификационной и учетной  единицей (коллекция Василия Александровича Регина в ЦГАЛИ).

Если документы самого фондообразователя малочисленны по сравнению с собранной им коллекцией, весь комплекс документов считается коллекцией и получает соответствующее название — коллекция фотографий деятелей литературы и искусства, собранная Е. В. Тихоновым.

Коллекции, поступающие на государственное  хранение в составе личного архива фондообразователя или отдельными комплексами документов, расформированию по другим фондам не подлежат, даже, если объектом коллекционной деятельности являются не отдельные документы, а личные архивы других лиц.

При поступлении в государственный  архив отдельные разрозненные документы  личного происхождения, из которых  нельзя сформировать самостоятельный  архивный фонд, могут объединяться самим государственным хранилищем в архивные коллекции.

Объединение документов в архивные коллекции производится по видам  документов профессиональной принадлежности их создателей или по тематическому  признаку. Состав архивной коллекции  может пополняться вновь поступившими документами и изменяться в связи  с передачей отдельных документов во вновь образуемые фонды.

Архивная коллекция поступает  в архив или формируется в  архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности (см. Приложение). Исторически сложившаяся  архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или  гражданина, перефондированию не подлежит.

Архивная коллекция вносится в  список фондов при первом поступлении  их документов в архив организации. Каждому фонду присваивается  очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.

Архивные документы, сформированные в архивную коллекцию перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.

Перемещение документов из одного фонда  личного происхождения в другой не допускается. Исключение составляет передача отдельных документов из архивных коллекций, созданных государственным  архивом, которая практикуется в  двух случаях: при создании новых  фондов личного происхождения; при  атрибуции отдельных, ранее не атрибутированных документов, хранящихся в архивных коллекциях.

Передача документов производится по акту, который составляется в  двух экземплярах, утверждается руководством архива и передается в соответствующие  дела фондов. Изменения вносятся одновременно во все учетные документы.

При единичных поступлениях документов на государственное хранение подлинники писем включаются в фонды адресатов. Если эти фонды отсутствуют или  если адресаты не установлены, эти документы  помещаются в фонды корреспондентов. Если нет ни фондов адресатов, ни фондов корреспондентов, документы передаются в архивную коллекцию писем.

По результатам выполнения внутриархивных работ (составления сводных описей, научного описания архивных коллекций, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляется акт описания документов архивной коллекции.

 

2.2 Экспертиза ценности  документов архивных коллекций

 

Методологической базой проведения экспертизы ценности документов архивных коллекций являются основные принципы экспертизы ценности документов: историзм, всесторонность и комплексность  оценки документов.

Нормативная база проведения экспертизы ценности документов архивных коллекций  отсутствует в отличие от документов официального происхождения, отбор  которых на государственное хранение обеспечен системой нормативных  документов (перечней, номенклатур  дел).

Научно-методическим обоснованием экспертизы ценности документов архивных коллекций  является система критериев их ценности.

Критерии ценности составляют две  основные группы:

1. критерий ценности архивных коллекций;
2. критерии ценности документов архивных коллекций.

Критерии ценности архивных коллекций  следующие: значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;история архивных коллекций и её состав; взаимосвязь архивной коллекции с другими комплексами документов.