Архивный фонд РФ

Состав системы каталогов для  различных звеньев государственных  архивов и архивов разного  профиля неодинаков. Однако существует некоторая стабильная часть системы, присущая всем государственным архивам.

Центральным элементом системы  является систематический каталог  документов. В качестве наиболее крупных  группировок сведений о содержании документов в нем выступают отрасли  знания и деятельности общества, расположенные  в логической последовательности. В  настоящее время в государственных  архивах СССР для организации  систематических каталогов советского периода применяется "Схема классификации  документальных материалов" (СЕК), подготовленная и введенная в действие ГАУ  при СМ СССР. Для каталогов дореволюционного периода используются индивидуальные схемы классификации, разработанные  архивами⁶. Поиск информации в систематическом каталоге ведется от общего к частному. Систематический каталог содержит сведения на разных уровнях обобщениях (в том числе, на уровне отсылочной карточки к другим каталогам системы и справочникам системы НСА архива) обо всем документальном комплексе архива. Благодаря такому комплексному характеру содержания и логической структуре построения систематический каталог способен выдавать информацию в целом по отраслям знания и деятельности общества, воспроизводить связи между событиями и явлениями, зафиксированными в документальных материалах. Все это определяет центральное положение в системе каталогов архива.

Однако комплексный характер информации систематического каталога, особенности  схемы систематической классификации, удовлетворяя задачам проблемного  поиска информации, в то же время, могут  затруднить поиск информации по конкретному  вопросу или отдельному объекту. Организовать такой поиск информации в систематическом каталоге позволяет  предметный указатель к каталогу. Предметный указатель к систематическому каталогу состоит из расположенных  в алфавитном порядке основных предметных понятий, содержащихся в систематическом каталоге, и соответствующих им индексов систематического каталога. Предметный указатель целесообразно организовывать на основе алфавитно-предметного указателя к СЕК. 

 Предметные каталоги, входящие в систему, предназначены для поиска информации по специально заданному направлению, ограниченному их целевым назначением. Среди предметных каталогов следует в первую очередь назвать именной и географический.

Именной каталог - разновидность предметного  каталога, основанием деления в котором является имя⁷. Каталожные карточки в нем концентрируются в единый комплекс и систематизируются в алфавитном порядке имен. Дальнейшая последовательность расположения карточек может быть различной. Существующие в некоторых государственных архивах именные каталоги, классифицирующие информацию по темам, т.е. построенные по логической структуре, приводят к параллелизму в группировке информации именного и систематического каталогов. Не удовлетворяет требованиям системы каталогов и размещение сведений о лицах в разделе "Персоналии" или тематических разделах систематического каталога, поскольку это затрудняет, а в отдельных случаях делает невозможным, поиск информации в именном аспекте. Однако этот недостаток может быть частично восполнен за счет организации именного указателя к систематическому каталогу. Этот указатель состоит из расположенных по строгому алфавиту имен карточек, на которых, кроме фамилии, имени, отчества, проставлены индексы разделов и подразделов систематического каталога, содержащие информацию о данном лице. Именной указатель позволяет осуществить поиск информации в специально заданном аспекте - от имени к соответствующему разделу систематического каталога, получая там адрес требуемой информации.

Именной каталог, в первую очередь, служит научным целям, хотя он может  использоваться также и для исполнения биографических запросов. Но основой  для справочной биографической работы являются картотеки по личному составу, которые можно условно рассматривать  в качестве элемента системы каталогов. Особенностью таких карточек является переменный состав информации в них. Часть информации картотек по личному  составу может через определенный промежуток времени пополнять именной  каталог или в результате экспертизы может быть отобрана к уничтожению.

Географический каталог - разновидность  предметного каталога, основанием деления  в котором является географическое наименование (названия стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек, и т.д.). Рубрики каталога располагаются  в алфавитной последовательности. Систематизация карточек внутри рубрик может быть хронологической или тематической. Географический каталог позволяет  вести поиск информации от частного к общему в специально заданном географическом аспекте. Каждый архив самостоятельно определяет, какие из географических наименований и информация о них  должны найти отражение в географическом каталоге.

Возможна замена географического  каталога географическим указателем к  систематическому каталогу. Указатель  состоит из расположенных по алфавиту географических наименований, вынесенных на разделители. Внутри разделов помещаются систематизированные по темам отсылочные карточки, на которых обозначена соответствующая  информация и отсылка к разделу  систематического каталога. Например, в разделе "Якутская АССР" географического  указателя к систематическому каталогу в тематическом подразделе указателя "Статистика" могут находиться следующие карточки (Рис.1):

статистика  животноводства см. Л4:Р4 50

 

статистика  земледелия см. Л4: Р4 06                                           Л4: Р4 12

 

статистика  энергетики см. Л4: М1 01

Рис.1. Подраздел указателя "Статистика"

В тематическом подразделе указателя "Планирование" могут иметь  место такие карточки (Рис.2) и  т.д.:

планирование  образования см. Л2 40 30: Ф6 50                                            Л2 40 30: Ф6 40                                            Л2 40 30: Ф3 01

 

планирование  культпросветработы см. Л2 40 30: Ш

 

Рис.2. Подраздел указателя "Планирование"

Применение географического указателя  также позволяет вести поиск  информации в географическом аспекте (от частного к общему).

При решении вопроса о целесообразности применения собственно каталогов или  соответствующих указателей необходимо учитывать следующие соображения: эффективность создания и использования  каталога или соответствующего указателя; характер, основные направления работы архива; состав и особенности уже  имеющегося в архиве научно-справочного  аппарата.

Предметно-тематический каталог основанием деления имеет вопрос или предмет, относящийся к определенной теме. Такой каталог организуется по логической структуре с использованием формальной структуры на низших ступенях (алфавит  и т.д.). Поиск информации ведется от общего к частному. Обязательным условием для предметно-тематического каталога, как элемента системы каталога, является группировка сведений по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

Содержание предметно-тематического  каталога, в отличие от систематического, ограничивается чаще всего одной, реже несколькими близкими, родственными темами. Содержание предметно-тематического  каталога, правомерность его создания определяются архивом на основании  информационных потребностей. Одной  из особенностей этого вида каталога является допустимость отражения в  нем документальных материалов других архивов и опубликованных источников.

В качестве разновидности предметно-тематического  каталога может выступать каталог  по истории государственных учреждений. Группировка сведений в нем на основных ступенях деления, как правило, отраслевая. Возможно создание предметно-тематического  каталога по истории административно-территориального деления и другим темам.

Делопроизводственные картотеки  в системе каталогов

В системе каталогов документальных материалов государственных архивов  со временем могут занять место отдельные  элементы учетно-информационного аппарата учреждений.

В настоящее время можно отметить, что картотеки, создаваемые в  учреждениях, представляют определенный интерес как один из источников комплектования системы каталогов. Наибольшего  внимания в этом смысле заслуживают  картотеки учета нормативных  актов. Необходима значительная работа в части сближения принципов  описания и классификации информации в учреждениях и архивах, прежде чем делопроизводственные картотеки  смогут выступить источником пополнения системы каталогов государственного архива. Положительные изменения  в сближении учетно-информационного  аппарата учреждений и научно-справочного аппарата государственных архивов могут произойти с внедрением Единой государственной системы делопроизводства. 

 

2.2. Каталоги специфической документации - центральный фондовый каталог

 

Государственные архивы с общей  документацией, как правило, имеют  в своем составе некоторое  количество специфической по форме  документации. К ней относится  документы на небумажной основе, а  также документальные материалы  в графическом исполнении (фотографии, чертежи, карты, ноты и др.). Они могут  представлять значительный научный  интерес, поэтому целесообразно, чтобы  сведения о подробной документации нашли отражение в системе  каталогов госархива. Информация о  таких материалах может быть включена в систематический каталог. Однако, учитывая особенности их использования  возможно создание самостоятельных  каталогов специфической документации, что должно быть строго обосновано информационными потребностями, обычно - практическим использованием.

Принципы организации каталогов  специфической документации различны. Они могут организовываться в  соответствии с алфавитной или логической структурой и по существу и по существу являются разновидностью предметного  или передметно-тематического каталогов. Сведения о картографических материалах могут систематизироваться в  каталоге по алфавиту имен авторов (или  составителей) или алфавиту названий территорий (алфавитно-территориальные), а также по темам. Нотные материалы - по алфавиту названий произведений или имен авторов.

Элементом системы каталогов можно  считать также фондовый каталог. Его основная функция - централизованный учет документальных материалов, но фондовый каталог несет и информационную нагрузку. Он дает информацию о документальных материалах архива, обобщенную на уровне названия фонда. Использование такого каталога непосредственно архивом затруднено существующими нормативами документами - создание его предусмотрено в архивных управлениях (или архивных отделах). В государственных архивах подобная информация содержится в листах фондов и указателях к ним.

Проблема классификации архивной документной информации – это  стержневая проблема современной организации  архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее время  ведется работа по созданию отраслевого  классификатора архивной документной  информации.

Работа по созданию научно-справочного  аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц  необходимой документной информацией. Документная информация – это  сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной  действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей  первичной документной информации.  

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных  шифров и кодов, называются информацией  об информации, или вторичной документной  информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную  документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие  документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К  ним относятся архивные описи  и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются  с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки  и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Принципы построения системы НСА. Основными принципами построения системы  НСА являются:

1. взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;
2. неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
3. преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

Плевые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать  поиск более эффективным и  избегать затрат труда архивиста  на дублирование информации.

Если описание и каталогизация  фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и  взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда  и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и  заголовки документов и более  подробную информацию с указанием  на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.