Организация делопроизводства в юридической службе

Одним из наиболее сложных  направлений претензионно-исковой  работы является исполнение судебных решений. Для того, чтобы сделать  данную работу эффективной, необходимо работать в тесном контакте с подразделениями  службы судебных приставов, участвовать  в исполнительных действиях, предоставлять  транспорт, организовывать присутствие  понятых, оказывать другую помощь. Такая  работа зачастую носит разъездной характер. С учетом изложенного, представляется целесообразным поручить данное направление деятельности одному работнику юридической службы, который бы сосредоточил на нем все усилия и не привлекался для решения других вопросов.

В рамках взаимоотношения с надзорными, контролирующими и иными органами государственной власти и местного самоуправления рамках юристы участвуют в рассмотрении дел о привлечении предприятия к ответственности за нарушение законодательства (таможенного, валютного, налогового и другого), вырабатывают правовую позицию фирмы, готовят документы для ее подтверждения, обжалуют неправомерные решения, действия и ненормативные акты органов власти и должностных лиц.

В последнее время большое  значение приобрели вопросы оформления прав на занимаемый предприятием земельный  участок: согласование границ участка, оформление кадастрового плана, согласование условий договора, на основании которого участок передается предприятию. Работники юридической службы должны активно участвовать в данных процессах.

Это направление работы имеет  большое значение для крупных  предприятий с большим трудовым коллективом. Споры, которые возникают  между работниками и администрацией, чаще всего связаны с неправомерным, по мнению работников, привлечением их к ответственности или увольнением. Необходимо отметить, что в таких  спорах суды зачастую встают на сторону  работника. Поэтому задачей юридической  службы, в первую очередь, является профилактика данных споров.

Прежде всего, необходимо создать на предприятии нормативную  базу, принять локальные нормативные  акты, регулирующие деятельность администрации  и работников (коллективный договор, правила внутреннего трудового  распорядка, положения о структурных  подразделениях, должностные инструкции). Эти нормативные акты должны достаточно подробно регламентировать деятельность участников трудовых правоотношений и  содержать четкие, недвусмысленные  формулировки, что впоследствии позволит избежать спорных ситуаций, которые, как правило, возникают при различном  толковании сторонами правовых норм.

Важное значение имеет  разработка локальных нормативных  актов, регулирующих процедуры приема на работу, перевода, увольнения. Соблюдение предписаний, содержащихся в таких  документах, позволит избежать нарушений  прав работника и законодательства, избежать судебных разбирательств.

Юридическая служба должна обеспечить знание работниками, занятыми решением кадровых вопросов, данных инструкций и неукоснительное их соблюдение.

По итогам состоявшихся судебных разбирательств целесообразной представляется подготовка информационных писем, в  которых следует указывать на выявленные в ходе процесса ошибки, допущенные представителями администрации, разъяснять последствия этих ошибок, давать рекомендации по их повторному недопущению.

В завершение следует отметить, что организация правовой работы во многом зависит от специфики деятельности конкретного предприятия, в связи  с чем сложно выработать какие-либо общие рекомендации. При решении  вопросов организации этой работы от юристов требуется понимание  целей, стоящих перед конкретной фирмой.

В сфере правового обеспечения социального партнерства и трудовых отношений:

участие в разработке условий  и в заключении коллективного  договора;

участие в подготовке и  осуществлении мероприятий по укреплению трудовой дисциплины в организации, по пресечению фактов хищения или  иного причинения убытков организации  его работниками;

подготовка заключений по предложениям должностных лиц организации  о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности, юридическая  экспертиза и визирование приказов, а в случае несоответствия приказа  действующему законодательству - представление  руководству предложений о законном решении того или иного вопроса;

участие в заключении с  работниками договоров об индивидуальной и коллективной материальной ответственности;

участие в разработке ученических  договоров, договоров о направлении  работников на обучение;

участие в подготовке аттестации работников, правовое обеспечение организации  деятельности аттестационной комиссии;

юридическое сопровождение  всех форм работы с персоналом - конкурсный отбор, адаптация, ротация, стажировки, рост карьеры персонала;

оказание правовой помощи профсоюзной организации и другим представительным органам работников (если таковые имеются в организации);

представительство в уполномоченных органах по разрешению трудовых споров (конфликтов);

консультирование работников организации по правовым вопросам.

В сфере работы с доверенностями:

обеспечение систематизированного учета доверенностей;

организация работы по подготовке доверенностей.

В сфере корпоративного управления (если речь идет об акционерном обществе) - обеспечение функционирования акционерного общества как организационно-правовой формы предпринимательской деятельности:

обеспечение законности функционирования органов управления и контроля акционерной  организации;

участие в подготовке проектов решений совета директоров, коллегиального и единоличного органа;

участие в работе, проводимой отделом ценных бумаг, а при его  отсутствии - оформление выпуска и  обращения ценных бумаг, подготовка отчетов о размещении ценных бумаг, отчетов эмитента по ценным бумагам  в порядке, установленном органами; обеспечение информирования акционеров о деятельности организации, о проведении общих собраний акционеров и осуществление  других мер, связанных с проведением  общих собраний;

консультирование акционеров организации по правовым вопросам.

В сфере оформления прав на недвижимое имущество организации (в случае отсутствия в организации отдела по работе с недвижимым имуществом):

обеспечение систематизированного учета объектов недвижимого имущества  организации;

организация работы по осуществлению  государственной регистрации объектов недвижимого имущества организации.

В сфере формирования правовой культуры организации:

обеспечение коллектива общества информацией о действующем законодательстве, организация изучения должностными лицами и специалистами общества законодательства, иных правовых актов  общества;

участие в обучении персонала  общества правовым дисциплинам.

В зависимости от организационно-правовой формы и структуры организации  можно выявить ряд других функций.

2.Типовое положение

о юридической службе федерального органа

исполнительной власти

1. Юридическая служба федерального органа исполнительной власти (далее - юридическая служба) создана для правового обеспечения его деятельности.

Юридическая служба осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями центрального аппарата федерального органа исполнительной власти, территориальными органами федерального органа исполнительной власти, а также организациями, входящими в систему этого федерального органа.

Юридическая служба руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, а также настоящим Типовым положением.

2. Основными задачами юридической службы является правовое обеспечение деятельности федерального органа исполнительной власти, осуществление работы, связанной с совершенствованием законодательства Российской Федерации, регулирующего вопросы, входящие в компетенцию федерального органа исполнительной власти, а также улучшение качества проектов нормативных правовых актов.

3. Юридическая служба организуется в виде самостоятельного структурного подразделения центрального аппарата федерального органа исполнительной власти (департамент, главное управление, управление, отдел) и возглавляется руководителем (начальником), назначаемым на должность и освобождаемым от должности в установленном порядке.

Структура юридической службы и штатная численность работников определяются руководителем федерального органа исполнительной власти.

4. Юридическая служба подчиняется непосредственно руководителю федерального органа исполнительной власти.

5. Руководитель (начальник) юридической службы должен иметь высшее юридическое образование и соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации.

6. Юридическая служба:

а) подготавливает либо участвует в подготовке (анализирует, осуществляет правовую экспертизу) проектов федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других нормативных правовых актов, разрабатываемых федеральным органом исполнительной власти;

б) проводит правовую экспертизу проектов приказов, инструкций, постановлений, распоряжений и других нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти;

в) подготавливает самостоятельно или совместно с другими структурными подразделениями предложения об изменении или отмене (признании утратившими силу) приказов и других нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти;

г) подготавливает самостоятельно или совместно с другими структурными подразделениями заключения по проектам нормативных правовых актов, поступающим в федеральный орган исполнительной власти;

д) визирует проекты нормативных правовых актов и заключения, представляемые на подпись руководителю федерального органа исполнительной власти;

е) принимает участие в разработке предложений о совершенствовании государственного управления в сфере деятельности федерального органа исполнительной власти и об уточнении полномочий федерального органа исполнительной власти;

ж) обобщает совместно с другими структурными подразделениями практику применения законодательства Российской Федерации, разрабатывает предложения о его совершенствовании и вносит их на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти;

з) участвует в подготовке проектов международных договоров, по поручению руководителя федерального органа исполнительной власти проводит правовую экспертизу проектов международных договоров;

и) участвует в проводимой структурными подразделениями работе по отбору и направлению нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации;

к) представляет в установленном порядке интересы федерального органа исполнительной власти в судах и других органах;

л) ведет систематизированный учет и хранение нормативных правовых актов;

м) осуществляет методическое руководство правовой работой территориальных органов федерального органа исполнительной власти и организаций, входящих в систему этого федерального органа;

н) оказывает работникам федерального органа исполнительной власти, его территориальных органов и организаций, входящих в систему этого федерального органа, правовое содействие по вопросам, относящимся к компетенции федерального органа исполнительной власти;

о) подготавливает для руководства федерального органа исполнительной власти справочные материалы по законодательству;

п) редактирует проекты нормативных правовых актов;

р) подготавливает для издания сборники и собрания нормативных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию федерального органа исполнительной власти;

с) осуществляет иные функции в соответствии с положением о юридической службе конкретного федерального органа исполнительной власти и иными актами этого федерального органа.

7. Юридическая служба имеет право:

а) запрашивать у структурных подразделений и территориальных органов федерального органа исполнительной власти, а также организаций, входящих в систему этого федерального органа, в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, справки и другие документы, необходимые для выполнения своих обязанностей;

б) привлекать с согласия руководителей структурных подразделений федерального органа исполнительной власти работников этих подразделений к подготовке проектов нормативных правовых актов, а также к разработке и осуществлению мероприятий, проводимых юридической службой в соответствии с возложенными на нее функциями;

в) осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

8. Руководитель (начальник) юридической службы вправе принимать участие в совещаниях, проводимых руководством федерального органа исполнительной власти, при обсуждении на них вопросов, касающихся практики применения законодательства Российской Федерации и иных участков правовой работы.