Организация делопроизводства в юридической службе

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Военный университет  Министерства обороны

Кафедра уголовного процесса

Реферат по ОДЮС

На тему

«Организация делопроизводства в 

юридической службе»

 

 

 

 

 

Научный руководитель:

Старший преподаватель  кафедры

Уголовного процесса

Корбашов Вячеслав Евгеньевич

Выполнил  работу:

Студент 6 курса  заочного отделения

Модестов К.С.

 

 

Москва 2013

Оглавлние реферата

 

Введение……………………………………………………………………...3

1.Делопроизводство юридической  службы на предприятии……………..4

2.Типовое положение о юридической службе федерального органа

исполнительной власти…………………………………………………….10

Заключение……………………………………………………………........13

Список использованных источников……………………………………..15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Юридическая служба – самостоятельная  функциональная служба предприятия, оказывающая  правовую помощь руководителям, администрации  и подразделениям предприятия в  разрешении вопросов, связанных с  применением законодательства.

Единственным нормативным  актом, регулирующим правовое положение  юридической службы на предприятии, на сегодняшний день является постановление  Совета Министров СССР от 22 июня 1972 г. «Об утверждении общего положения  о юридическом отделе (бюро), главном (старшем) юрисконсульте, юрисконсульте  министерства, ведомства, исполнительного  комитета совета депутатов трудящихся, предприятия, организации, учреждения» (в ред. постановлений Совмина  СССР от 4 декабря 1980 г. № 1124, 1 декабря 1987 г. № 1367, с изм., внесенными постановлением Совмина СССР от 21 декабря 1990 г. № 1332, решением Верховного Суда РФ от 27 декабря 2000 г № ГКПИ 2000–1409).

Указанный правовой акт не отменен, однако большинство предписаний  «Общего положения» устарели и не соответствуют тем условиям, в  которых сегодня функционируют  юридические отделы на предприятиях. В связи с этим регламентация  деятельности юридической службы должна осуществляться путем принятия локальных  нормативных актов (положения о  службе, должностных инструкций).

Структура юридической службы, как правило, следующая:

начальник;

заместители (один и более);

главный юрисконсульт;

ведущий юрисконсульт;

старший юрисконсульт;

юрисконсульт.

 

Важно, чтобы в разработке положения участвовал руководитель службы. Это позволит наиболее полно  отразить права и обязанности  вверенного ему подразделения, наделить юридическую службу большим объемом  полномочий, максимально урегулировать  деятельность службы, чтобы в дальнейшим облегчить взаимодействие с другими структурными подразделениями.

 

 

 

 

1. Делопроизводство юридической службы на предприятии

Правовая работа на предприятии  направлена на правовое обеспечение  производственно-хозяйственной деятельности юридического лица, целью которой  является реализация уставных задач, полное и своевременное выполнение договорных обязательств.

В ходе реализации определенных учредительными документами задач  юридические лица взаимодействуют  с органами государственной власти и местного самоуправления (в том  числе надзорными и контролирующими). Одним из направлений правовой работы является обеспечение защиты прав и  интересов предприятия в рамках данных отношений.

При ведении хозяйственной  деятельности важное значение имеют  отношения между предприятием в  лице администрации и трудовым коллективом. Урегулирование этих отношений составляет существенную часть правовой работы.

 

Рассмотрим каждое из направлений  деятельности юридической службы:

Обеспечение выполнения договорных обязательств складывается из договорной и претензионно-исковой работы.

Договорная работа – совокупность действий по составлению, рассмотрению, заключению, контролю за исполнением  договоров, разработке и принятию локальных  нормативных актов, регулирующих данную деятельность.

Первоочередной задачей  при осуществлении договорной работы является подготовка и внедрение  локального нормативного акта, в котором  регулируется порядок заключения договоров, определяются функции каждого из структурных подразделений организации, в том числе и юридической  службы.

Наличие такого документа (например, Положение о договорной работе) позволит упорядочить процедуру заключения договоров и согласования их условий. В Положении о договорной работе целесообразно закрепить следующие  моменты:

– компетенция каждого  структурного подразделения по заключению договоров;

– какие подразделения  и в каком порядке участвуют  в согласовании условий того или  иного договора;

– ответственность каждого  подразделения за согласование определенных условий договора;

– сроки согласования условий  договора;

– порядок учета и хранения договорной документации;

– порядок проведения проверок соблюдения Положения;

– перечень условий, которые  в обязательном порядке должны быть включены в договор;

– типовые формы договоров.

Как показывает практика, применение типовых форм договоров положительным  образом сказывается на качестве договорной работы. Типовые формы  разрабатываются юристами предприятия  и, следовательно, содержат условия, в  максимальной степени защищающие его  интересы. Кроме того, условия типовых  форм заранее согласовываются со всеми заинтересованными подразделениями, в связи с чем отпадает необходимость  в согласовании условий каждой конкретной сделки. Это значительно упрощает процедуру заключения договоров  на предприятии, повышает оперативность  договорной работы.

Обычно типовые формы  договоров не используются при заключении сделок, имеющих существенное значение для предприятия (договоры на крупные  суммы, договоры с наиболее перспективными контрагентами, сделки, связанные с  выходом на новые рынки). В таких  случаях текст договора разрабатывается  под конкретную сделку, с учетом ее индивидуальных особенностей. Для  разработки и заключения такого договора целесообразно создавать рабочую  группу, в которую помимо юристов  входят представители других служб (финансовой, бухгалтерской, производственной и других).

В рамках участия юридической  службы в договорной работе на предприятии  особое место занимает обучение работников других подразделений основам договорного  права.

В процессе заключения договоров  у менеджеров зачастую возникают  однородные вопросы правового характера. Индивидуальная работа юристов с  каждым из них нецелесообразна, поскольку  приводит к необоснованным потерям  рабочего времени. Более правильным с точки зрения организации правовой работы представляется обобщение данных вопросов и проведение централизованного  обучения с последующим тестированием.

Кроме того, обучение может  проводиться и по результатам  проверок соблюдения Положения о  договорной работе на примере выявленных нарушений с разъяснением последствий, к которым такие нарушения  могут привести.

Необходимо отметить, что  деятельность юристов не должна ограничиваться только договорами. Не менее (а зачастую и более) важное значение, чем сам  договор, имеют документы, составляемые в ходе его исполнения (акты приемки  продукции и выполненных работ, накладные, счета, документы об оплате, доверенности). Требования к оформлению данных документов должны в обязательном порядке разъясняться работникам предприятия.

Практика показывает, что  большое количество вопросов вызывает у работников определение полномочий представителя контрагента на подписание того или иного документа. Это  приводит к тому, что документы  об исполнении договора часто не принимаются  судом при возникновении спора.

Во избежание подобных случаев следует урегулировать  в Положении о договорной работе порядок проверки полномочий представителя  сторонней организации с указанием  документов, которые он должен представить (доверенность, протокол о назначении, устав). Копии этих документов, заверенные подписью представителя и печатью контрагента, должны в обязательном порядке истребоваться и храниться вместе с договором.

Надлежащим образом организованная договорная работа приводит к сокращению случаев нарушения контрагентами  своих обязательств и к уменьшению объема претензионно-исковой работы, а также создает предпосылки  для успешного разрешения возникающих  с контрагентами споров.

Претензионно-исковая работа – совокупность действий организации, ее структурных подразделений и работников по предъявлению и рассмотрению претензий и исков. В ходе осуществлении претензионно-исковой работы происходит урегулирование гражданско-правовых споров, в которых участвует предприятие.

Помимо юридической службы в осуществлении претензионно-исковой  работы участвуют и другие структурные  подразделения. Так, инициатором предъявления претензии или иска, как правило, выступает специалист, ответственный  за исполнение договора. Документы  и информация, необходимые для  предъявления и рассмотрения претензий  и исков, находятся в различных  подразделениях (бухгалтерия, финансовая служба и другие). Надлежащее взаимодействие различных подразделений между  собой при осуществлении претензионно-исковой  работы является важным фактором, определяющим ее результаты. Часто оперативно подготовленный ответ на претензию, основанный на изучении всех имеющихся документов, позволяет  избежать судебного разбирательства, а своевременно предъявленной претензии  бывает достаточно для понуждения контрагента  к исполнению обязательств.

Исходя из этого, организация  претензионо-исковой работы должна осуществляться на основании локального нормативного акта (Положения о претензионно-исковой  работе). Данный акт должен определять:

– случаи, в которых передача материалов в юридическую службу для предъявления претензии является обязательным;

– условия и порядок  передачи материалов в юридическую  службу для предъявления претензий (исков) и подготовки ответов на претензии (отзывов);

– сроки исполнения запросов юридической службы о предоставлении дополнительных документов;

– лиц, ответственных за принятие решений о предъявлении, признании, отклонении претензии (иска), заключении мирового соглашения;

– порядок согласования условий  соглашения об урегулировании спора;

– порядок и сроки для  предъявления претензий (исков);

– требования к форме и  содержанию претензий (исков);

– порядок делопроизводства (учет, оформление, хранение поступающих  материалов);

– порядок контроля за своевременной  передачей материалов в юридическую  службу иными подразделениями.

Необходимо установить, что  передача материалов для предъявления претензий является обязательной при  допущении контрагентом просрочки  в исполнении обязательств свыше  определенного срока (например, 30 дней), а также в иных случаях (например, поставка продукции ненадлежащего  качества).

Особое внимание необходимо обращать на подготовку документов, необходимых  для предъявления претензий, связанных  с качеством и количеством  поступившей продукции. На сегодняшний  день стороны часто устанавливают  в договоре, что приемка продукции  по качеству (количеству) производится в соответствии с Инструкциями Госарбитража СССР №№ П-6, П-7. В соответствии с постановлением Пленума Верховного Суда РФ и Пленума Высшегго Арбитражного Суда РФ от 22 октября 1997 г. № 18 (п. 14) указанные инструкции применяются в случаях, когда это предусмотрено договором поставки.

Работники предприятия, участвующие  в приемке продукции, зачастую действуют  с нарушением данных инструкций (весьма сложных для применения), что впоследствии приводит к невозможности доказать факт нарушения контрагентом своих  обязательств в суде. Следовательно, необходимо периодически разъяснять работникам положения данных инструкций, требовать  их неукоснительного исполнения. В  Положении о претензионно-исковой  работе целесообразно установить, работники  какого структурного подразделения  отвечают за выполнение тех или иных пунктов инструкции.

Актуальным является вопрос контроля за своевременностью передачи в юридическую службу материалов для предъявления претензий. Практика показывает, что подразделения-контрактодержатели не всегда должным образом относятся  к исполнению данной обязанности. Достаточно эффективным средством контроля является периодическое изучение данных о дебиторской задолженности  с указанием момента ее возникновения. Это позволяет определить контрагентов, нарушивших свои обязательства, момент возникновения задолженности и  специалистов, не обратившихся в юридическую  службу.