Инжиниринг и реинжиниринг как формы организационных инновации

1.3 Реинжиниринг организации.

В настоящее время  также широкое распространение  получило понятие «реинжиниринг бизнес-процессов» (РБП). «Реинжиниринг бизнес-процессов – это фундаментальное переосмысление и радикальная перестройка процессов для того, чтобы добиться  одновременного и значительного улучшения главных показателей работы, таких как стоимость, качество и скорость исполнения»⁷. В отличие от остальных технологий улучшения функционирования фирмы главная черта реинжиниринга бизнес-процессов – формирование совершенно новых и более эффективных бизнес-процессов без учёта того, что было раньше. Основной акцент  в рамках данного направления изначально делается на то, что организация «должна сделать», и уже потом – как это лучше сделать, используя всесторонние обследования и рационализацию внутренних процессов, структур и технологий. Невозможно отрицать тот факт, что постоянное улучшение (в любом виде) — это первоочередная цель каждой фирмы сегодня, если она хочет выжить и успешно функционировать в среднем или долгосрочном периоде.  РБП — это инструмент, специально разработанный, чтобы помочь в обстоятельствах, требующих масштабных изменений, обеспечить которые используемые схемы улучшения процессов не в состоянии.  Если подходить к вопросу о рабочих процессах с позиций РБП, но нельзя не отметить существенное снижение объемов этих процессов. В результате чего обнаруживаются операции, которые когда-то казались, и, возможно, были логичными и полезными, но по каким-то причинам сегодня не нужны. Основное, что дает нам РБП, если его применять правильно, — это способ достижения тех целей, которые долгое время считались теоретически достижимыми, но на деле у большинства организаций не хватало ни технологий, ни мужества использовать их.

Существует множество  факторов, определяющих стремление к  внедрению РБП в организации. Но самый главный и значимый фактор — это успехи, уже достигнутые конкурентами с помощью РБП, и стимул или страх, порожденный этими успехами. Также среди инициирующих факторов можно выделить  генерального директора или главного менеджера, который видит перспективу, порождаемую радикальными изменениями и развитием. Однако часто второй фактор — наилучший для стартовой позиции, ему присущи неизбежные трудности, поскольку большинство людей не видят перспективы, и поэтому их трудно бывает убедить в правильности выбора РБП и необходимости идти на какой-либо риск. Кроме того, реальность получения большой выгоды всегда вызывает сомнения, и не только у скептиков.

«Реинжиниринг бизнес-процессов — это создание совершенно новых и более эффективных бизнес-процессов без учета того, что было раньше».⁸ РБП использует большое количество инструментов и методов в рамках обычной структуры, но его фокус прежде всего направлен на объединение функций на макроорганизационном уровне. Это означает, что субпроцессы могут содержаться в рамках одной функции или подразделения, и к ним тоже можно применить РБП.

РБП нельзя рассматривать  только как стратегию, порожденную  информационными технологиями, поскольку это может привести к неадекватным и дорогостоящим решениям. Информационная технология доступна. Нужно, чтобы все, кого это касается, хотя бы в общих чертах понимали ее потенциал, и тогда данная технология будет служить реинжинирингу, но никогда не будет управлять им.

Стоит отметить, что  РБП имеет отношение и к  замене существующего процесса более эффективным как для заказчика, так и для самой организации. С точки зрения заказчика, сокращение срока выполнения заказа и отсутствие бюрократии позволит, например, быстрее удовлетворять его требования и не вызывать раздражения. С точки зрения организации, уменьшаются затраты, повышается конкурентоспособность, улучшается обслуживание и, таким образом, появляется возможность захватить большую долю рынка. Также  РБП — это средство, одно из многих, которое уже есть в распоряжении менеджеров, которые заинтересованы в улучшении работы своих организаций. Он может помочь достичь значительных изменений и улучшений, так же как и большинство других средств, но остается всего лишь инструментом. BPR строится на проектной основе; это не теория, хотя и далеко не самый совершенный и последовательный способ управления организацией. Но организация, в которой не существует формального процесса и которая хочет приступить к РБП, принимать во внимание, что пока не будет развита качественная инфраструктура, единственным ожидаемым результатом будет всплеск энтузиазма и кажущийся прогресс, за которыми последует быстрый спад и вынесение приговора проекту как очередной менеджерской выдумке, годной только на свалку.

 Обычно выделяются  несколько тем, которое должны  быть рассмотрены для последующего  функционирования РБП:

• Проблемы, с которыми сейчас сталкивается организация, и вытекающая из них потребность в изменении, а также инструменты и методы, чтобы помочь успешно управлять изменениями.

• Ограничения традиционного функционального подхода к управлению и возможности новой концепции управления процессами. Примеры из практики управления новым способом.

• Разъяснение РБП и обсуждение его как средства, которое отличается от других методов и концепций непрерывного улучшения, например Всеобщего качества.

• Описание и обсуждение основных движущих сил РБП; другими словами, важных рычагов, которые могут заставить работать по-настоящему радикальные идеи.

• Объяснение того, что на РБП следует смотреть как на часть того большого целого, чем является всеохватывающий процесс, который очерчивает и описывает буквально все, что представляет собой организация и что она делает.

• Представление правильного пути проведения РБП, включая все необходимые шаги и примеры организаций, которые успешно проводят РБП и которые попали во множество ловушек, поджидающих неопытных.

• Вероятные выгоды, которые можно получить в различных сферах, и честная и реалистичная оценка потенциальных барьеров, которые нужно будет преодолеть, чтобы достичь этих выгод.

• Ключевые роли, требуемые для осуществления проекта РБП вместе с описанием характеристик участников, которые помогут в решении различных задач.

• Необходимость создания управляющей группы из менеджеров высшего звена и обсуждение важных моментов, которые должна понимать эта группа и за которые она должна отвечать.

• Объяснение и обсуждение стандартного плана осуществления проекта по внедрению РБП в организации.

• Представление и обсуждение некоторых ключевых организационных моментов, с которыми придется столкнуться, например, как решать проблему возможного сокращения персонала, как сообщить о масштабности предстоящих перемен, сколько информации предоставлять рядовым сотрудникам, особенно в процессе реинжиниринга.

• Управление изменениями, которые потребуются при внедрении нового процесса, включая необходимость выявлять и управлять множеством возможных случаев сопротивления.

Разработка бизнеса –  это не обычный бизнес – процесс. Его особенность в том, что  у него нет внешнего потребителя. Его можно рассматривать как  внутренний процесс, но многие специалисты  по РБП стараются избегать использования  понятия "процесс" при описании внутренних организационных шагов. Проект по реинжинирингу бизнеса обычно включает следующие четыре этапа⁹:

1) Разработка образа будущей компании - спецификация основных целей компании исходя из ее стратегии, потребностей клиентов, общего уровня бизнеса в отрасли (определяется на основе анализа какой-либо из ведущих фирм смежной отрасли, не являющихся конкурентами и готовых предоставить необходимую информацию о себе) и текущего состояния компании.

2) Создание модели существующей компании (называемое также обратным, или ретроспективным инжинирингом). На этом этапе менеджеры с участием разработчиков информационных систем должны разработать детальное описание существующей компании, идентифицировать и документировать ее основные бизнес-процессы, оценить их эффективность.

3) Разработка нового бизнеса (прямой инжиниринг).

3.1.Перепроектирование бизнес-процессов.  Создание более эффективных рабочих  процедур (элементарных заданий,  из которых строятся бизнес-процессы), определение способов использования информационных технологий, идентификация необходимых изменений в работе персонала.

3.2.Разработка бизнес-процессов  компании на уровне трудовых ресурсов. Здесь проектируются различные виды работ, подготавливается система мотивации, организуются команды по выполнению работ и группы поддержки качества, создаются программы подготовки специалистов и так далее

3.3.Разработка поддерживающих  информационных систем. На этом  этапе определяются имеющиеся  ресурсы (оборудование, программное обеспечение) и реализуется специализированная информационная система (или системы) компании

4)Внедрение перепроектированных  процессов. Интеграция и тестирование разработанных процессов и поддерживающей информационной системы, обучение сотрудников, установка информационной системы, переход к новой работе компании.

Выделение ресурсов под РБП-проекты — это ещё один вопрос, на который необходимо ответить, т.к. на этой стадии приходится принимать большое количество решений. Первое, следует назначить команду ре-инжиниринга, имеющую достаточную власть. В команде всегда лучше иметь одного-двух человек, не вовлеченных непосредственно в процесс, может быть, профессионалов из отдела информационных систем или управления персоналом, внешних консультантов или просто сотрудников с хорошим воображением и творческим началом. Ключевые роли, которые необходимо осуществить при разработке РБП-проекта, включают управляющую группу, которая должна состоять из высших менеджеров, координатора, который решает все административные дела, владельца процесса, выбранного командой руководителей, коммуникатора, который понимает методику, а также знает, как помогать в РБП-проекте, лидера команды и, как уже отмечалось, собственно команду по реинжинирингу. Важной частью требований в отношении ресурсов является активная поддержка процесса со стороны команды высших менеджеров и их готовность выделить команде реинжиниринга требуемое время с самого начала проекта.

Можно выделить шесть  основных принципов реинжиниринга бизнес-процессов¹⁰:

В процесс должно быть вовлечено как можно меньше людей. Команда реинжиниринга должна стараться сократить как можно больше людей в каждой задаче, составляющей процесс. Это достигается комбинированием задач так, чтобы один человек выполнял большее количество задач в процессе.

Клиент процесса должен выполнять этот процесс.  В большинстве процессов участвуют люди или отделы, связанные внутренними отношениями "поставщик—клиент". С помощью данного принципа РБП пытается радикально изменить процесс: убрать поставщика и заставить клиента выполнять работу. Принцип не предполагает, что все части процесса выполняются клиентом или, что клиент делает все сам каждый раз. Но этот принцип означает, что там, где возможно, клиент вовлечен в выполнение процесса намного больше, чем это традиционно предполагалось.

Поставщики также  являются в некотором роде частью организации. В большинстве процессов участвуют люди или отделы, связанные внутренними отношениями "поставщик—клиент". С помощью данного принципа РБП пытается радикально изменить процесс: убрать поставщика и заставить клиента выполнять работу. Принцип не предполагает, что все части процесса выполняются клиентом или, что клиент делает все сам каждый раз. Но этот принцип означает, что там, где возможно, клиент вовлечен в выполнение процесса намного больше, чем это традиционно предполагалось.

Следует создавать  множество версий сложных процессов. Это дополнительный принцип, позволяющий проводить фундаментальные изменения, сохраняя при этом те механизмы контроля в организации, которые являлись основой для первоначального процесса. Создаётся множество версий процессов, некоторые из которых устраняют потребность в контроле, а другие сохраняют его.

Необходимо уменьшить  количество входов в процессы. Уменьшение количества входов в процесс — один из способов уменьшения количества проводимых сверок, ускорения процесса и уменьшения численности задействованного персонала. Чтобы усовершенствовать процесс, просто убирают те входы, которые нужно будет сопоставлять с другими входами

Необходимо сохранять  децентрализованные подразделения, централизуя  при этом обмен информацией. Это способ сохранения существующей организационной структуры или средство создания новых децентрализованных структур, которые раньше были немыслимы из-за возможной нехватки централизованного контроля, при использовании единых информационных систем и единых баз данных.

Суть реинжиниринга – начать с чистого листа, отказаться от распространенных представлений, общепринятых предположений и изобрести новые подходы к структуре процесса, в которых мало или вообще нет сходства с подходами предыдущих эпох. Реинжиниринг – это поиск новых моделей организации работы.

Глава 2. Применение инжиниринга и реинжиниринга организации.

2.1 Отечественный  и Зарубежный опыт применения  инжиниринга.

Первоначально инжиниринг возник в Англии в первой половине XX-го века в гражданском строительстве и, как правило, применялся при строительстве дорог, мостов, портов, аэродромов, систем водоснабжения и энергоснабжения и в других сферах. Позднее инженерно-консультационные услуги стали предоставляться также и в области промышленности. Инжиниринг в США развивался также с предоставления консультационных услуг и обслуживал исключительно внутренний рынок. Толчком для распространения американского инжиниринга за пределами США стала Вторая Мировая Война, во время которой осуществлялись в широких масштабах работы по строительству аэродромов, дорог, портов, военных объектов в других странах. Эти работы выполнялись как частными американскими инженерными фирмами по правительственным заказам, так и специальными отделами американской армии, укомплектованными специалистами по инжинирингу. Также в послевоенные годы инжиниринг получил развитие и в других промышленно развитых странах в большей степени за счёт деятельности различных международных организаций, в том числе Международного банка реконструкции и развития (МБРР), направленной на оказание технического содействия развивающимся странам. Со второй половины 50-х годов начался новый этап в развитии инжиниринга и выделение его в самостоятельную область международной коммерческой деятельности, наблюдается развитие инженерно-строительных услуг, непосредственно связанных со строительством промышленных объектов (ранее предоставлялись только консультационные услуги). На современном этапе произошло значительное увеличение объема и суммарной стоимости технических услуг, являющихся предметом международной торговли, а также расширение в этой деятельности доли участия западноевропейских и японских фирм при сохранении господствующего положения за американскими фирмами. Выделению инжиниринга в самостоятельную область международной коммерческой деятельности способствовало также появление большого числа крупных инженерных фирм с огромными оборотами и широкой сферой деятельности, создание многочисленных национальных ассоциаций инженерных фирм и международных ассоциаций, содействующих развитию их деятельности.