Учёт расчётов с подотчётными лицами и операции с персоналом по прочим операциям

 Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

 Учитывая это можно  порекомендовать относить затраты  на командированного сотрудника  на телефонные переговоры за  счет суточных во избежание  штрафных санкций налоговых органов.

 Командировочное удостоверение  можно не выписывать, если работник  должен возвратиться из командировки  на место постоянной работы  в тот же день, в который  он был командирован. Однако рекомендуется  все же оформить командировочное  удостоверение, т.к. фактическое время  пребывания в месте командировки  определяется по отметкам в  командировочном удостоверении. При  отсутствии командировочного удостоверения  могут возникнуть ненужные сложности  с проверяющим предприятие налоговым  инспектором по поводу обоснованности  компенсационных выплат работнику.

 Непростая ситуация  складывается при приобретении  материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных  нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной  торговле).

 Дело в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

 Организация-покупатель  должна представить все необходимые  сведения, которые включают в  себя адрес постоянного местожительства  гражданина-предпринимателя, его паспортные  данные и иные данные, которые  при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется  возможным получить. В лучшем  случае на печати гражданина-предпринимателя  указаны населенный пункт, в котором  он зарегистрирован в этом  качестве, и номер его регистрационного  свидетельства.

 Поэтому сотрудник  организации, производящий закупки  за наличный расчет, должен быть  проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить  достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в  том числе в розничной торговле  с применением контрольно-кассовых  аппаратов, - отказаться от покупок  для нужд организации именно  у этого продавца.

 Нередко встречается  следующая ситуация: сотрудник предприятия  приобрел, например, авиабилет для  поездки в командировку, которая  впоследствии была отменена, и  сотрудник получил от авиакомпании  за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена  при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?

 Руководитель предприятия  может принять решение о компенсации  работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с  исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не  относится к командировочным  расходам (так как командировка  фактически не состоялась) и к  другим видам компенсаций, предусмотренных  действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за  счет прибыли, остающейся в распоряжении  предприятия после уплаты налогов.

 Более широкое внедрение  компьютерного учета в процесс  оформления первичных документов  может являться одним из наиболее  эффективных путей совершенствования  первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии. В данный момент времени в СПК «Доропеевичи» осуществляется внедрение автоматизированного учета.

 Этому также способствует  упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных  форм, повышение уровня механизации  и автоматизации учетно-вычислительных  работ.

 Для контроля за своевременной сдачей авансовых отчетов, излишне выплаченных сумм на предприятии может составляться Журнал прибытия из командировки следующей формы:

 Журнал прибытия из  командировки.

 ФИО № командировочного  удостоверения Дата прибытия  из командировки Дата прихода  на работу Дата сдачи авансового  отчета Дата возврата неизрасходованных  сумм Примечание. 

 В целях совершенствования  учета расчетов с подотчетными  лицами на предприятии рекомендуется  разработать Памятку подотчетному  лицу, которая будет выдаваться  вместе с командировочным удостоверением.

 Таким образом, на основании  проведенного исследования в  области учета расчетов с подотчетными  лицами можно сделать следующие  выводы:

1) служебная командировка  работника требует надлежащего  документального и правового  оформления;

2) основными первичными  документами на основании которых работник отправляется в командировку являются: приказ, задание, командировочное удостоверение;

3) Учет расчетов по  подотчетным суммам осуществляется  на счете 71 «Расчеты с подотчетными  лицами». По дебету счета отражается  дебиторская задолженность работников  по выданным им авансам. По  кредиту 71 счета отражается израсходованная  сумма денежных средств, выданная  в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  обычно бывает дебетовое и  отражает остаток подотчетных  сумм, числящихся за подотчетными  лицами;

4) для учета расчетов  с подотчетными лицами, отражаемых  на счете 71 «Расчеты с подотчетными  лицами» предназначен журнал-ордер  формы N 7-АПК.